priority

Určete si priority v 5 jednoduchých krocích

04/11/2016

Jako podnikatel občas musíte dělat velmi rychlá rozhodnutí – a často se vám může zdát, že takové naléhavé případy se hromadí jeden za druhým. No a od koho se nejlépe naučit, jak se v takových případech chovat? Co třeba od doktorů z ambulance? Čtěte dál a zjistěte, jak si zjednodušit život s pomocí podnikatelské verze systému Emergency Severity Index.

Stanovte si správně priority

Život podnikatele je zajímavý a naplňující, ale může vás také značně vyčerpávat. Čas od času to na vás všechno dolehne – zakázky, úkoly, neustálé dotazy – všechno se na vás pořád valí. Znám to, také jsem to zažila. Ale pak vzpomenu, jak mi ambulance zachránila život – ale ne tak, jak si myslíte!

Minulý rok, zrovna před spuštěním Moneypenny.me, byl můj život tak trochu bláznivý a právě v tu dobu mi známý řekl o systému Emergency Severity Index (ESI, Index závažnosti stavu nouze), kterým se řídí lékaři a sestry, aby zůstali v klidu. Protože na ambulanci se lidé, samozřejmě, musí potýkat s krizovými situacemi několikrát denně. A navíc se všechny zdají velmi naléhavé. Jak to zvládají? Stačí jim 5 jednoduchých kroků.

Priority ambulance

Jakmile dorazí naléhavý případ, zhodnotí lékaři naléhavost podle pacientových symptomů a podle toho si pak urovnají priority. Podle ESI existuje pět stupňů naléhavosti:

  • Stupeň 1: Akutní. Je nutné okamžitě jednat, jde o život.
  • Stupeň 2: Velmi naléhavé. Vysoká pravděpodobnost rychlého zhoršení nebo známky problému, který je třeba rychle vyřešit
  • Stupeň 3: Naléhavé. Stabilní, ale množství problémů a poranění, které je třeba ošetřit.
  • Stupeň 4: Méně naléhavé. Stabilní, pouze jeden konkrétní úraz neohrožující na životě.
  • Stupeň 5: Není naléhavé. Stabilní, žádné pravděpodobné potíže.

Na základě doktorského systému jsem si vytvořila vlastní metodu podnikatelského třídění priorit, kterou nazvu Index podnikatelské efektivity (IPE, Enterpreneurial Efficiency Saver Index).

Index podnikatelské efektivity

Kdykoli přede mnou stojí nový úkol, zakázka, nebo dotazy, obrátím se na svou verzi Emergency Severity Indexu a zeptám se sebe sama na následujících 5 věcí:

  1. Jde o život?

Utrpí znatelně mé podnikání, když neodpovím na zprávu hned teď, tuhle vteřinu? Většinou ne. Takže je lepší se dál soustředit na úkol, na kterém zrovna pracujete a zprávu nechat čekat ve schránce, než na ni budete mít čas.

  1. Ublíží mému podnikání, pokud to rychle nevyřeším?

Nebo jinak: Jaká jsou rizika toho, pokud to rychle řešit NEBUDETE? Ublíží nějak mému klientovi či členům týmu, pokud s tím do půl hodiny něco neudělám? Ať už je odpověď jakákoli, pokračujte k číslu 3.

  1. Kdo bude k řešení potřeba?

Koho a co potřebuji, abych mohla úkol řešit a dokončit? Tohle je velmi důležitá otázka a také nejčastější chyba podnikatelůnerozdělujeme dostatečně práci. Buď proto, že ostatním tolik nevěříme, že to udělají správně, nebo proto, že ostatní už jsou tak jako tak zaneprázdnění. Nehledě na motivu rozhodnutí – s velkou pravděpodobností se mýlíte.
Vraťme se na chvilku k ambulanci: Kardiochirurg by nikdy nedělal práci anesteziologa, nebo třeba dokonce sester. A teď zpět k vašemu podnikání: kdo je opravdu vhodným člověkem pro řešení tohohle problému?
Pokud to není jeden člověk, ale více lidí, měli byste začít co nejdříve organizovat, protože čím víc se na něčem podílí lidí, tím dříve byste jim o problému měli říci. A pokud se rozhodnete situaci řešit sami, pokračujte ke čtvrté otázce.

  1. Kolik času budu na úkol potřebovat?

Čas je to nejdůležitější, co máte a měli byste s ním podle toho zacházet. Pokuste se přiřadit každému úkolu časový rámec. A vždycky si pamatujte: věci obvykle trvají déle, než jste předpokládali. Takže s tím počítejte – nebudete litovat.

  1. Jaký je nejzazší možný termín pro dokončení úkolu?

Kdy už jde o otázku života a smrti? Prosím, nenechte to zajít tak daleko. Nevytvářejte si zbytečně krize prvního stupně. Ale přesto je třeba vědět, kdy nejpozději se musíte s problémem vypořádat. Pak můžete posunout deadline o něco blíž, a vytvořit si rezervu. Protože pamatujete přece – všechno trvá déle, než jak to plánujete. Vážně. Trvá.

A co pak? Sdělte své priority dál!

Na pohotovosti nechcete být případ třetího stupně naléhavosti, protože pak můžete také čekat, než přijdete na řadu, celou věčnost. Nikdo samozřejmě nechce být radši na prvním stupni… ale obvyklé čekací doby na pohotovosti nejsou nic, co by chtěli zažít i vaši klienti či členové týmu. Jako podnikatel si tedy musíte vést lépe – protože, na rozdíl od ambulance, klient může odejít hledat pomoc jinam. Potom, co si odpovíte na 5 základních otázek, je nejdůležitější říci klientům a zaměstnancům, co mají očekávat. Kdo se bude na úkolu podílet, jak dlouho bude přibližně trvat, jakou deadline jste úkolu přiřadili.
S IPE mi už můj život nepřipomíná ambulanci. Místo abych se musela potýkat s krizovými případy na denní bázi, jsem schopná si oddělit opravdu naléhavé problémy od těch, které tak jen vypadají.
Stíhám uzávěrky, nepanikařím a jsem v klidu. Protože tak to vypadá, když pracujete chytře.

S pozdravem,

MoneyPenny


Také zajímavé:


PCI DSS Merchant Compliance Certificate