Vážení podnikatelé, zbavte se konečně papírových faktur!

12/08/2017

Nebudete litovat.

Pokud je váš podnik jako většina ostatních, stále plýtváte časem, energií a ekologickými zdroji na papírové faktury. Přestože výhod světa e-faktur je spoustu, možnosti, jak s nimi pracují, se stále rozrůstají – ale to vy víte! Je na čase zbavit se papírových faktur. Čtěte dál a dozvíte se, jak šetřit papírové peníze s elektronickou fakturací. Jen pokud na to ale půjdete chytře.

Pravá cena papírových faktur

Víte, kolik vás stará dobrá papírová faktura stojí? Zřejmě ne, ale z toho vás nemůže nikdo vinit. Ani experti se nedokážou shodnout na průměrné ceně papírové faktury, jejich odhady se pohybují mezi 12 až 30 americkými dolary (podle Sterling Commerce). Není snadné spočítat částku, kterou utrácíte za faktury, protože musíte počítat s několika různými výdaji: přímé náklady, nepřímé náklady a skryté náklady, které jsou, no… skryté. Ale věřte mi, existují. A vy je platíte.

 

  1. Přímé náklady

Přímé náklady na papírové faktury jsou celkem zřejmé: papír, inkoust a poštovné. Odesílání faktur v elektronické formě vám ušetří tohle všechno. Nepotřebujete papír ani peníze na tisk a poštovní známky. Elektronické faktury navíc nevyžadují žádnou manuální práci, jako například skládání faktur do obálek – drobný úkon, pokud ho děláte jednou, ale obrovská ztráta času, pokud máte faktur stovku, nebo dokonce víc. A čas je to hlavní, za co platíte, ať už přímo, nebo nepřímo.

 

  1. Nepřímé náklady

Nepřímé náklady jsou výdaje potřebné k dokončení úkolu, jako například placení zaměstnanci, aby složil faktury do obálek. Nebo zadal všechna potřebná data k vytvoření faktury. A tyto nepřímé náklady jsou zcela klíčové. Faktura je vždy součástí většího procesu – a ten proces zahrnuje mnoho kroků. Od zjišťování adresy klienta až po zadávání data splatnosti, takový proces může být velmi pracný. Jestliže prodáváte zboží, může být práce s fakturací jednoduchá, pokud ale nabízíte například kreativní služby, může to být komplikovanější. Ale k tomu se dostanete.

 

  1. Skryté náklady

Skryté náklady jsou nejzajímavější součástí výdajů za papírovou fakturaci. Vezměte si například čas, který faktura stráví na cestě (většinou 2-3 dny) v porovnání s časem potřebným k elektronickému odeslání (většinou 2-3 vteřiny). A teď si představte, že je s fakturou něco špatně, zákazník má námitky, a vy musíte poslat novou. Elektronicky je možné vše vyřešit během několika minut. Papírově může vyřizování zabrat týdny. A stejné je to s pozdní platbou – posílat klientovi upomínku platby poštou je jednak dražší než odeslat ji elektronicky a jednak to může blokovat váš rozpočet mnohem delší dobu, než je nutné. Což ve výsledku může vést k dalším výdajům.

 

Výhody e-fakturace

Není to žádný oříšek, odesílání elektronických faktur pomocí chytrého účetního nástroje vám ušetří výrazné množství času, peněz i problémů. Papírová fakturace je spojená s reálnými výdaji, elektronická fakturace s reálnými úsporami.

 

E-fakturace vám samozřejmě ušetří papír, známky a inkoust. Ale to není všechno. Šetření papírů vede k záchraně lesů, úspoře vody a energie, a tím pádem i menší uhlíkovou stopu, kterou vaše podnikání zanechá. A to už je něco, na co můžete být pyšní.

Jak jsme už viděli, používání elektronického fakturačního systému šetří váš čas (a čas vašich zaměstnanců) – a to vám určitě udělá radost. Nicméně nejdůležitější výhoda e-faktury často není tak jasně patrná.

Elektronická fakturace není založená jen na připojení pdf k e-mailu. Jde o mnohem víc. Sestavení faktury je jen špičkou ledovce – a co se děje pod hladinou, už není vidět. Veškerá práce, kterou vynaložíte na vytvoření produktu nebo poskytnutí služby, zaznamenávání výdajů a účtovatelných hodin, zpracování informací o klientovi. A nesmíme zapomínat na vedení účetních záznamů, které je součástí práce s financemi: business intelligence, daně, ukládání dat.

Chytrá elektronická fakturace vám dává jedinečnou možnost automatizovat celý proces, který za vznikem faktury leží – a pak najednou uvidíte celý ledovec, od špičky až po spodek.

 

Je čas na chytrou elektronickou fakturaci

Chytrá elektronická fakturace ví, že faktura není ani začátek, ani konec podnikatelského procesu.

Podívejte se například na pracovní postup v MoneyPenny: Nejdříve vytvoříte elektronickou cenovou nabídku. Poté, co ji klient schválí, ji můžete změnit na projekt a začít pracovat. Ukládá se vám všechen odpracovaný čas týmu i výdaje v průběhu práce, data zároveň automaticky můžete přidat k faktuře projektu. A poté jednoduše stisknete tlačítko a systém odešle fakturu klientovi. Elektronicky. Jakékoliv platby, i částečné, jsou automaticky zaznamenány. Pokud budete potřebovat, odešlou se upomínky platby a budete upozorněni v případě, že dlužná částka dorazí.

A to nejlepší? Nepotřebujete žádné kopie a žádné složky, nemusíte se starat o bezpečné místo pro ukládání účetních dokumentů. Všechno je tam, kde potřebujete, v bezpečí v cloudu. Veškerá data jsou připravena, kdykoliv je budete potřebovat a všechna jsou aktuální – a to je ta pravá výhoda elektronické fakturace.

Takže prosím, vážení podnikatelé, zbavte se papírových faktur. Hned teď.

 

S pozdravem,

MoneyPenny


Také zajímavé:


PCI DSS Merchant Compliance Certificate