Adieu E-Mail: Effizienz statt E-Mails

Adieu E-Mail, hallo Effizienz: 5 Gründe, die Inbox zu verlassen

10/08/2016

Immer mehr Start-ups und Unternehmen verabschieden sich von der Kommunikation per E-Mail. Mit gutem Grund: Einer Umfrage von Adobe zufolge verbringen wir durchschnittlich 3.1 Stunden mit beruflichen E-Mails – und noch einmal soviel mit privatem E-Mail-Verkehr. Es ist Zeit, das zu ändern!

Volle Mailbox? Nie wieder!

Die grosse Ferienzeit ist vorbei, die Seele erholt und das Energie-Level wieder auf Vordermann – und dann werden Sie von einer überquellenden Inbox begrüsst. Keine guten Aussichten, oder? Um dieses Problem zu vermeiden, haben sich die viele von uns damit angefreundet, die Inbox auch an freien Tagen und nach Feierabend zu pflegen. Ebenfalls keine guten Aussichten. Denn der Mensch braucht Erholung, um auch langfristig Höchstleistungen zu erbringen und mit Freude und Kreativität an der Arbeit zu bleiben. Was also tun?

Die Zero E-Mail Policy

Genau diese Frage hat sich die Firma Atos gestellt, und 2011 mit dem Zero Email Projekt begonnen. Die Idee: Den E-Mail-Verkehr durch effiziente und zielgerichtete Kommunikation abzulösen. Das Ziel, E-Mails ganz auszumerzen, wurde bis heute nicht erreicht, vor allem in der externen Kommunikation mit Kunden. Der E-Mail-Verkehr wurde insgesamt aber erheblich gesenkt – und die Effizienz in der Kommunikation erheblich gesteigert. Viele Startups und Unternehmen haben ähnliche Experimente gewagt, und zeigen sich grundsätzlich damit sehr zufrieden. Ganz ohne Tools geht das natürlich nicht: An die Stelle der Mailbox treten Apps und Programme wie Skype, Trello, Dropbox oder Slack – und nicht zuletzt die gute alte mündliche Kommunikation. Doch was sind die Vorteile des E-Mail Verzichts? Lesen Sie weiter.

1. Fokussiertes Arbeiten

Durchschnittlich verbringen wir beinahe die Hälfte eines Arbeitstages damit, E-Mail zu lesen und zu beantworten – und meistens verliert man beim Blick in die Inbox, sei er auch noch so kurz, den Fokus. Stellen Sie sich vor, anstelle einer E-Mail würde jedes Mal das Telefon klingeln – konzentriertes Arbeiten wäre unmöglich. Klingt abwegig? Ist es aber nicht. Denn jeder Klick in die Inbox ist eine Ablenkung, die doppelt Zeit und Energie frisst: zur Zeit fürs Lesen und/oder Beantworten einer E-Mail kommt die Zeit, die wir brauchen, um uns wieder zu fokussieren. Wer sich bewusst gegen E-Mail entscheidet, ist gezwungen, sein Kommunikationsverhalten insgesamt zu überdenken. Stellen Sie sich nun umgekehrt vor, Sie würden nur noch dreimal am Tag Ihre Nachrichten lesen – im Vertrauen darauf, dass die wirklich wichtigen Dinge Sie über einen anderen Kanal erreichen. Keine Frage: so konzentriert haben Sie noch nie gearbeitet. Ohne E-Mail können Sie Informationen kanalisieren – und damit können Sie wieder richtig fokussieren.

2. Direkte und kanalisierte Kommunikation

Zugegeben, wer auf E-Mail verzichten will, der muss die gesamte Firmenkommunikation neu denken. Apps wie Slack arbeiten mit Chat-Funktionen und thematisch gegliederten Gruppenchats. Das bedeutet zwei Dinge: die Kommunikation wird erstens direkt und zweitens kanalisiert. Ohne E-mail gehören CC, BCC und Re:RE:Re:Re:RE der Vergangenheit an, und selbst die Sprache verändert sich, indem redundante Höflichkeitsfloskeln entfallen. Wer je unwillentlich in einem der sieben Kreise der CC-Hölle landete, der weiss, dass die Erlösung von diesen Qualen grossartig ist. Keine Nachrichten, die im Sekundentakt aufploppen. Kein Rätseln darum, wer jetzt genau wie angesprochen wurde. Und keine ellenlangen E-Mail Wülste mehr. Stattdessen: klare, funktionale und direkte Kommunikation. Fast wie mündlich – nur besser. Denn wenn an die Stelle von E-Mail ein direkter Chat mit thematisch gegliederten Gruppen oder Räumen tritt, kann ein Team klar und fokussiert kommunizieren. Ohne Missverständnisse – und über die Zeit- und Ortsgrenzen hinaus.

3. Zugehörigkeit – auch aus dem Home Office

Wenn die Betreffzeile durch eine thematische Community ersetzt wird, hat das grossen Einfluss auf das Team. Chatten verbindet – das weiss jeder Teenie. Und das wurde kürzlich von einem Kolumnisten der New York Times bestätigt. Seit er statt E-Mail Slack benutze, schreibt dieser nämlich, sei er auch aus der Ferne Teil des Teams. Weil er die gesamte Diskussion um seine Artikel mitverfolgen könne, fühle er sich involvierter. Kurz: Zero E-mail bedeutet nicht nur mehr Zeit, sondern auch mehr Zugehörigkeit. Und das wiederum steigert die Effizienz und Motivation eines jeden Mitarbeiters.

4. Immer auf dem Laufenden

Wenn anstelle der individuellen Inbox ein thematischer Gruppenchat eingerichtet wird, sind alle Beteiligten immer auf dem Laufenden. Und zwar dann, wenn sie es wollen. Kanalisierte Information bedeutet, dass jeder, der Zugang zu einem Kanal hat, immer weiss, was da läuft. Eine Woche Ferien? Kein Problem: Einloggen, durchlesen, und schon ist man auf dem Laufenden. Niemand geht im CC vergessen (oder wird gar absichtlich nicht angesprochen). Und es kommt noch besser: Nachrichten werden nicht doppelt und dreifach versendet – und müssen auch nicht zigfach gespeichert werden. Womit wir beim nächsten Punkt wären: dem Speicherplatz.

5. Zentrale Archivierung

Platzmangel ist auch in der digitalen Welt ein wachsendes Problem. Speicherplatz ist zwar günstiger denn je, aber er kostet nach wie vor – vor allem, wenn er noch mit Backups gesichert sein soll. Wenn jeder Mitarbeiter dieselben E-Mails, die er versendet oder erhält, in seinem eigenen Account speichern muss, sind das nicht nur redundante Informationen, sondern auch zigfache Kosten. Kosten, die bei einem Messaging-System, das über die Cloud funktioniert, entfallen: Alle Daten und Nachrichten einer Gruppe werden zentral gespeichert und können jederzeit, überall abgerufen werden. Und nun rechnen Sie mal aus, wie viel Speicherplatz Sie dabei sparen. Eben. Mit diesem Geld können Sie definitiv Besseres anfangen, oder? Eben.

Keine E-Mails = 100% Effizienz

Die Zukunft der Arbeit liegt wahrscheinlich nicht in der Inbox. Darum arbeiten wir von MoneyPenny mit direkten Schnittstellen zu Slack & Co. – damit Sie sich so richtig auf die Arbeit konzentrieren können. Und nicht auf Ihre E-Mails.

 


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