Angebot schreiben, Offerte Vorlagen und Kostenvoranschlag Muster: Das ABC für Angebote schreiben

Angebot schreiben von A bis Z: Alles über Kostenvoranschlag, Offerte & Co.

15/06/2017

Wie verbindlich ist Ihr Angebot? Kennen Sie den Unterschied zwischen Angebot und Kostenvoranschlag? Und was ist eine Freizeichnungsklausel? Diese und andere Fragen beantworten wir im MoneyPenny Angebots-ABC. Damit Sie ab sofort unschlagbare Angebote schreiben.

A wie Angebot schreiben

Ein Angebot schreiben? Nichts leichter als das! Man nehme eine geeignete Vorlage, fülle die Details ein, fertig. Oder doch nicht? Ein seriöses Angebot ist realistisch in Bezug auf Preis und Aufwand, freundlich im Ton und rechtlich hieb- und stichfest. Und das ist gar nicht so einfach. Es kommt noch schlimmer: Meist entscheidet das Angebot darüber, ob Sie einen Auftrag erhalten. Auf Ihrem Angebot lastet also eine grosse Verantwortung. Aber keine Sorge: Wenn Sie sich Zeit nehmen und ein paar Grundregeln beachten, werden Sie im Nu überzeugende Angebote schreiben, die Ihnen niemand abschlägt.

Angebot schreiben leicht gemacht: Handwerker beim Offerte erstellen.

Schreiben Sie Angebote, die Ihnen niemand abschlagen wird. (Photo by juefraphoto /stock.adobe.com)

B wie Bestätigung des Auftrags

Nachdem Sie ein Angebot verschickt haben, heisst es warten. Vielleicht diskutieren Sie gemeinsam über Preis, Lieferbedingungen oder andere Details. Wenn es dann so weit ist und Ihr Kunde dem Angebot zustimmt, wird es zum Auftrag. Der Versand einer Auftragsbestätigung ist zwar nicht unbedingt zwingend, empfiehlt sich aber in jedem Fall. Denn damit haben alle Beteiligten Klarheit über die Auftragslage – und Sie haben die Chance, bei Ihren Kunden einen engagierten, professionellen Eindruck zu hinterlassen.

C wie Corporate Identity

Das Angebot ist der erste Schritt in der Beziehung zu Ihren Kunden. Darum gilt: Nutzen Sie die Chance zum professionellen Auftritt. Logo, Design und Sprachstil – die Corporate Identity beginnt im Detail. Nutzen Sie unbedingt ein Tool zur Angebotserstellung, mit dem Sie personalisierte Offerten versenden können. Mit Ihrem eigenen Branding, nach Ihrem eigenen Wünschen.

D wie Deutlichkeit

Schreiben Sie klar und deutlich, worum es geht: Beschreiben Sie die Produkte und Dienstleistungen, Zeitraum und Lieferbedingungen möglichst detailliert, realistisch und klar. Das Angebot ist ein Instrument zur Verständigung – darum muss es auch verständlich sein. Wenn Sie und Ihre Kunden von Anfang an wissen, worauf sie sich einlassen, ersparen Sie sich mögliche Streitigkeiten und unnötigen Ärger.

E wie Eigentumsvorbehalt

Mit einem Eigentumsvorbehalt wird vereinbart, dass die Dienstleistung oder Ware solange im Besitz des Verkäufers bleibt, bis der Käufer den vereinbarten Kaufpreis vollständig bezahlt hat. Das hat den Vorteil, dass Sie als Verkäufer auch nach erfolgter Lieferung noch Zugriff auf Ihre Waren haben, wenn Ihr Käufer insolvent ist. Auch wenn dieser Fall hoffentlich nie eintritt – idealerweise ist der Eigentumsvorbehalt schon Teil des Angebots. Eine mögliche Formulierung lautet folgendermassen:

„Der Kaufgegenstand bzw. die Ware bleibt bis zur vollständigen Bezahlung des Kaufpreises und aller damit verbundenen Kosten und Spesen in unserem Eigentum. Im Fall des auch nur teilweisen Zahlungsverzuges sind wir berechtigt, die Ware auch ohne Zustimmung des Käufers abzuholen.“ (Quelle)

F wie Freizeichnungsklausel

Ein Angebot ist rechtlich bindend. Zusätze wie ohne Gewähr“, „unverbindliches Angebot“ oder „Preis vorbehalten“ sind sogenannte Freizeichnungsklauseln und können dazu dienen, ein Angebot flexibler zu machen. Aber Achtung: In Deutschland wurden solche Formulierungen vor verschiedenen Landesgerichten als Wettbewerbsverstoss bewertet. Falls Unsicherheiten bestehen, empfiehlt es sich, diese klar zu beschreiben – und eventuell das Angebot in Form eines Kostenvoranschlags zu erstellen (siehe K wie Kostenvoranschlag vs Angebot).

G wie Gültigkeitszeitraum

Ihr Angebot sollte unbedingt einen klar definierten Gültigkeitszeitraum aufweisen. Wird kein solcher Zeitraum definiert, ist es während mindestens 12 Monaten gültig. Ihre Kunden können sich also noch in einem Jahr auf die damals genannten Bedingungen beziehen – und das kann unter Umständen fatal sein. Denn was Sie einmal anbieten, müssen Sie auch liefern, unabhängig davon, ob sich Preispolitik, Lieferbedingungen und Produkte geändert haben.

H wie Höflichkeit

Angebot schreiben, Offerte einholen

Für viele Käufer entscheidet nicht der Preis allein, sondern das Gesamtpaket. (Photo by Karin & Uwe Annas / adobe.stocks.com)

Für viele Käufer entscheidet nicht der Preis allein, sondern das Gesamtpaket. Und dazu gehört, dass sie ernst genommen werden. Ein gelungenes Angebot sollte daher höflich und professionell sein: Eine persönliche Anrede, ein paar nette Sätze und ein entsprechender Abschied wirken Wunder. Achten Sie unbedingt auf die Rechtschreibung: Nicht nur die Zahlen müssen stimmen, sondern auch die Sprache. Alles andere wirkt unprofessionell.

I wie intelligente Integration

Ist ein Angebot einmal angenommen, geht die echte Arbeit los. Projektmanagement, Arbeitszeiterfassung, Rechnungswesen und Reporting: Mit einem Tool, das Ihr Angebot intelligent in alle Prozesse integriert, sparen Sie viel Energie und Zeit. Machen Sie ein Angebot direkt zum Projekt, verteilen Sie Aufgaben und legen Sie Ziele fest, erfassen Sie geleistete Arbeitsstunden und stellen Sie diese gleich in Rechnung. So schön kann Arbeit sein!

J wie juristische Grundlagen

Auf Juristen-Deutsch ist das Angebot eine „empfangsbedürftige Willenserklärung“, also ein Antrag, der durch das Einverständnis des Empfängers zum Vertrag wird. Das bedeutet, eine Offerte ist rechtlich bindend. Allerdings gibt es wesentliche Unterschiede zwischen dem Kostenvoranschlag und Offerten oder Angeboten in Bezug auf Kosten, Verbindlichkeit und Abweichungen (siehe K wie Kostenvoranschlag vs Angebot).

K wie Kostenvoranschlag vs Angebot

Ein Kostenvoranschlag, auch Kostenanschlag genannt, ist nicht das gleiche wie ein Angebot. Zwar erfüllen beide denselben Zweck, doch unterscheiden sie sich in der juristischen Gültigkeit.

  • Kosten: Ein Angebot ist immer kostenlos, der Kostenvoranschlag kann nach Vereinbarung verrechnet werden.
  • Verbindlichkeit: Das Angebot ist immer bindend, es sei denn, Freizeichnungsklauseln werden geltend gemacht (siehe F wieFreizeichnungsklausel). Ein Kostenvoranschlag ist hingegen unverbindlich – es sei denn, er wird als garantierter Kostenanschlag (z.B. Pauschalpreis) ausgestellt.
  • Abweichungen: Bei einem Angebot sind spätere Abweichungen grundsätzlich nicht erlaubt, während bei einem Kostenanschlag Abweichungen von bis zu 20% legitim sind – allerdings nur nach vorheriger Absprache mit dem Kunden.

L wie Lieferzeit

Die Lieferzeit ist ein wichtiger Bestandteil von Angebot und Kostenvoranschlag. Sie bezeichnet den Zeitraum zwischen Auftragserteilung und Auslieferung. Es empfiehlt sich auch hier realistische Angaben zu machen. Im Zweifelsfall gilt: Lieber eine vorsichtige Schätzung als ein zu knapp bemessener Zeitraum. Eine frühzeitige Lieferung kommt immer besser an als eine zu späte – abgesehen von den allfälligen rechtlichen Konsequenzen bei Verzögerungen.

M wie Muster und Vorlagen für Angebote

Angebot schreiben, Offerte Vorlagen und Kostenvoranschlag Muster: Das ABC für Angebote schreiben

Nutzen Sie unbedingt Vorlagen, die Sie mit Ihrem Branding versehen können. (Photo by ehrenberg-bilder/stock.adobe.com)

Online Muster und Vorlagen für Angebote lassen sich eine Menge finden. Aber denken Sie daran: Ihr Angebot ist wie die Visitenkarte Ihres Unternehmens – nur viel wichtiger (siehe C wie Corporate Identity). Nutzen Sie unbedingt personalisierbare Angebotsvorlagen, die Sie nach Ihren Wünschen und Vorgaben gestalten können. Und am besten ein Tool, das den Kostenvoranschlag gleich in gesamten Arbeitsprozess integriert (siehe I wie intelligente Integration).

N wie nicht vorhersehbarer Mehraufwand

Niemand ist perfekt. Und manchmal kann man den tatsächlichen Aufwand nicht richtig abschätzen. Melden Sie sich bei Abweichungen vom offerierten Preis unbedingt bei Ihrem Kunden. Besprechen Sie offen und ehrlich, was ihn erwartet – und warum das so ist. Auch wenn bei Kostenvoranschlägen je nach Branche, Abweichungen zwischen 10-20% rechtlich zulässig sind, sorgen Sie mit Ehrlichkeit für eine gute Kundenbeziehung (siehe K wie Kostenvoranschlag vs Angebot).

O wie obligatorische Bestandteile einer Offerte

Damit eine Offerte rechtlich wirksam wird, ist die Identifikation (wie Namen und Adressen) von Sender und Empfänger obligatorisch. Ausserdem sind folgende Punkte aufzuführen, falls diese nicht schon in den AGB geregelt werden.

  • Detaillierte Bezeichnung von Waren und Dienstleistungen
  • Menge und Preis, sowie allfällige Rabatte und Vergünstigungen
  • Liefergebühren, Kosten der Verpackung und Steuern
  • Lieferzeit (siehe L wie Lieferzeit)
  • Genaue Beschreibung der Zahlungsbedingungen
  • Regelungen für Verzögerungen in der Lieferung oder Annahme, mangelhafte Lieferung oder Zahlungsstörungen
  • Gültigkeitsdatum und –zeitraum (siehe G wie Gültigkeitszeitraum)
  • Erfüllungsort, Gerichtsstand und, falls gewünscht, Eigentumsvorbehalt (siehe E wie Eigentumsvorbehalt)

P wie Preisgestaltung

Die Preisgestaltung ist die Kür beim Schreiben einer Offerte. Nicht zu hoch soll der Preis sein, damit er den Empfänger nicht abschreckt. Aber Sie müssen ja auch etwas verdienen – mindestens kostendeckend muss er schon sein (siehe T wie Tiefpreisangebot). Wenn Sie nicht auf langjährige Erfahrung zurückgreifen können, recherchieren Sie. Finden Sie heraus, was Markt und Konkurrenz verlangen – und dann ordnen Sie sich Ihren Fähigkeiten und Qualität entsprechend ein. Damit Sie mit dem perfekten Angebot punkten können.

Q wie Qualität einer Offerte

Preisgestaltung im Angebot, Offerte und Kostenvoranschlag

Nehmen Sie sich Zeit und gehen Sie Schritt für Schritt durch den Auftrag. (Photo by Aycatcher / adobe.stocks.com)

Die Qualität Ihrer Offerte spiegelt die Qualität Ihrer Produkte. Neben der formalen Korrektheit muss sie auch inhaltlich korrekt sein. Auch wenn es nicht immer leicht ist, Aufwand und Preis zu schätzen: Nehmen Sie sich die Zeit. Denken Sie sich Schritt für Schritt durch den Auftrag, achten Sie auf Details – und vergessen Sie unter gar keinen Umständen den Faktor X: Das Unvorhersehbare (siehe X wie Faktor X).

R wie Rechnung

Am Anfang steht das Angebot – und am Ende die Rechnung. Mit einem intelligenten Tool können Sie das Angebot direkt in eine Rechnung umwandeln (siehe I für intelligente Integration). So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern Sie haben die vollkommene Übersicht über die Qualität Ihrer Offerte (siehe Q für Qualität). Wie akkurat war Ihre Schätzung? Was können Sie beim nächsten Mal verbessern? Intelligentes Reporting hilft Ihnen, Angebote besser und schneller zu erstellen.

S wie Steuern im Angebot

Steuern sind Bestandteil jedes Angebots. Weisen Sie Mehrwertsteuer unbedingt korrekt aus, damit die Kunden wissen, was Sie erwartet. Und wenn Sie dann selber an der Reihe sind mit der Steuererklärung, haben Sie mit einer integrierten Offerte die Nase vorn.

T wie Tiefpreisangebot

Natürlich ist der Preis entscheidend für den Erfolg Ihres Angebots. Aber er ist nicht alles. Eine Tiefpreisstrategie ist verlockend, aber fast nie zu empfehlen: Menschen bezahlen generell lieber mehr für Qualität. Diese müssen Sie dann aber auch liefern – rechtzeitig und einwandfrei (siehe Q wie Qualität einer Offerte).

U wie unverbindliches Angebot

Das unverbindliche Angebot ist eine verbreitete Freistellungsklausel (siehe F wie Freistellungsklausel). Aber Achtung: Sie mag wirksam sein, wurde aber schon vor Gericht für unzulässig erklärt. Als Alternative empfiehlt sich die Erstellung eines Kostenvoranschlags (siehe K wie Kostenvoranschlag vs Angebot).

V wie vertragliche Verbindlichkeit

Angebote und Offerten sind in der Regel vertraglich bindend, Kostenvoranschläge unverbindlich (siehe K wie Kostenvoranschlag vs Angebot). Wird kein Gültigkeitszeitraum definiert, gilt ein Angebot mindestens 12 Monate (siehe G wie Gültigkeitszeitraum). Nimmt er Ihr Angebot an, geht der Empfänger einen Vertrag mit Ihnen ein – er verpflichtet sich damit also auch zur Zahlung des vereinbarten Betrags zu den vereinbarten Zahlungsbedingungen. Unter gewissen Umständen erlischt die Bindung an das Angebot (siehe W wie Widerruf eines Angebots).

W wie Widerruf eines Angebots

Ein Angebot ist juristisch gesehen eine Willenserklärung (siehe J wie juristische Grundlagen). Diese kann unter gewissen Bedingungen widerrufen werden, und zwar wenn der Widerruf spätestens gleichzeitig mit dem Angebot eintrifft. Unter folgenden Bedingungen erlischt die Bindung an ein Angebot:

  • Nach Ablehnung des Angebotes
  • Bei verspäteter Annahme
  • Mit einer Veränderung, Erweiterung oder Einschränkung des Angebotes bei Annahme
  • Nach Ablauf der Gültigkeitsdauer 

X wie Faktor X

Das Leben ist unvorhersehbar – und Projekte meistens auch. Schützen Sie sich und Ihre Kunden bei komplizierten Aufträgen vor bösen Überraschungen, und kalkulieren Sie von Anfang an mit dem unkalkulierbaren Faktor X. Fügen Sie zum Beispiel 5-10% des Gesamtbetrages für „zusätzliche Aufwände“ in Ihr Angebot. Im Idealfall überraschen Sie Ihre Kunden mit einer tieferen Rechnung als veranschlagt – im Realfall werden Sie diese Aufwände wahrscheinlich aufbrauchen.

Y wie Yen und Yuan: Angebot in Fremdwährungen

Es ist schon schwierig genug, ein Angebot in der Heimwährung zu erstellen. Aber wenn Fremdwährungen ins Spiel kommen, kapitulieren viele. Umsonst: Mit modernen Tools können Sie spielend zwischen Währungen springen, zum Tageskurs umrechnen – und anschliessend sogar in einer anderen Währung abrechnen. So werden Yen und Yuan zu Yin und Yang.

Z wie Zeit für echte Arbeit

Sie sehen: Ein Angebot zu schreiben ist gar nicht so schwierig – vor allem mit dem richtigen Werkzeug. Sparen Sie Geld und Energie, indem Sie Ihre Offerten von Anfang an in den gesamten Arbeitsprozess integrieren (siehe I für intelligente Integration).

Gewinnen Sie Zeit für echte Arbeit. Jene Arbeit, die Sie Ihren Kunden offerieren.


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