Auslagen, Spesen, Belege: Online Erfassen leicht gemacht

Kosten, Auslagen, Spesen: Alles im Griff

10/11/2015

Spesen, Auslagen, Ausgaben, Unkosten oder Aufwendungen: Egal wie Sie sie nennen, die Verwaltung und Erfassung ist meist kompliziert.

Aber dank der virtuellen Moneypenny können Sie sich von der Schuhschachtel und dem Zettelchaos getrost verabschieden. Einfach abfotografieren, hochladen und fertig ist die Ausgabenverwaltung.

Spesenabrechnung leicht gemacht

Ein Lunch mit Kunden oder die Rechnung für den neuen Druckertoner: Wie halten Sie es mit Kassenzetteln? Das ist die Gretchenfrage für viele Selbständige und Kleinunternehmerund die ehrliche Antwort fällt vielen schwer. Denn meist landen die kleinen Zettel irgendwo auf dem Schreibtisch, in der Schublade oder in einer Schuhschachtel, mit dem guten Vorsatz, irgendwann Ordnung zu schaffen. Falls sie die Geldbörse (oder das Portemonnaie, wie man in der Schweiz so schön sagt) überhaupt verlassen.

Papierlos Auslagen erfassen

Und wie es so ist mit Vorsätzen: Sie bleiben gut, aber nicht umgesetzt. Unter dem ständigen Zeitdruck des Alltags versinken die Belege im Chaos, bis der Verwaltungsaufwand so gross wird, dass man es lieber sein lässt mit den Auslagen. Dabei wäre es so wichtig, die Spesen zu erfassen und vor allem zu verrechnen. Darum habe ich mein schlaues Team damit beauftragt, die Spesenerfassung zu vereinfachen. Und einfacher geht es wirklich nicht: Belege fotografieren, hochladen und einem entsprechenden Kunden oder Projekt zuordnen. Bei der nächsten Abrechnung haben Sie alle wichtigen Ausgaben zur Hand.

Zeit und Geld sparen

Zeit ist Geld. Und in diesem Fall sogar doppelt: Mit dem Moneypenny Spesenrechner sparen sie sich nicht nur die Zeit der Verwaltung, sondern Sie können die Spesen und Auslagen dem entsprechenden Kunden in Rechnung stellen – oder als Geschäftsauslagen bei der Steuererklärung ausweisen. Und dass die richtigen Abzüge bei den Steuern richtig viel Geld einsparen können, das wissen wir alle. Dazu brauchen wir nicht einmal eine Steuerberatung.

Papierlos Kosten erfassen

Mit Ihren vorbildlich organisierten Auslagen erleichtern Sie übrigens auch dem Steuerberater die Arbeit enorm. Keine Schachtel-Übergaben, Scan-Orgien oder komplizierte Erklärungen: Unsere Spesenverwaltung arbeitet papierlos. Darum können Sie Ihrem Steuerberater ganz leicht zu uns einladen – und gemeinsam mit Moneypenny wird er dafür sorgen, dass Sie der nächsten Steuererklärung vollkommen entspannt entgegenblicken können. Schöne Aussichten, oder?

Spesen schnell vergüten

Und auch Ihre Mitarbeiter werden sich freuen, wenn die Spesen pünktlich vergütet werden. Das IT-Team ist auf Kongress in Übersee und Ihr Marketing arbeitet an einem Kundenevent? Und das alles ausgerechnet dann, wenn Sie selber Termine im Ausland haben? Kein Grund zur Sorge: Mit Moneypenny haben Sie eine persönliche Assistentin im Vorzimmer, die immer und überall die Übersicht behält. Alle Ihre Mitarbeiter können problemlos Kassenzettel und Belege erfassen – von wo auch immer, wann auch immer. So kommen alle schneller an ihr Geld.

Volle Kostenkontrolle

Und das Beste daran: Sie haben die volle Kostenkontrolle. Nicht erst am Ende des Monats, sondern jeden Tag. Jede Stunde, jede Sekunde. Auch nach Feierabend. Denn die virtuelle Moneypenny arbeitet immer. Sie wissen jederzeit, wie hoch die Auslagen für ein Projekt waren, haben die Übersicht über alle Ausgaben und haben endlich wirklich Gewissheit, wie erfolgreich Ihre Arbeit in finanzieller Hinsicht ist. So können Sie bei Bedarf sofort reagieren und wo nötig auf die Kostenbremse treten. Damit Schlimmeres vermieden wird – und es gibt nicht viel Schlimmeres als wenn das Budget nicht eingehalten wird.

Auslagen und Belege zur Hand

Aber was tun, wenn Sie sehen, dass ein Projekt auf dem Weg ist, mehr auszugeben als einzunehmen – und dass dieser Weg unausweichlich ist, wenn das Projekt gelingen sollte? Entweder Sie schweigen und rechnen mit Verlusten – vielleicht sehen Sie ja einen anderen Gewinn als den finanziellen. Schön, wenn Sie sich das leisten können. Meistens aber läuft es anders: Sie machen mehr schlecht als recht weiter und stellen dem Kunden eine höhere Rechnung als die veranschlagten Kosten. Eine unangenehme Situation für alle Beteiligten.

Dank Moneypenny öffnet sich ein goldener Mittelweg: Sie sprechen mit dem Kunden und suchen eine gemeinsame Lösung. Und dank Moneypenny brauchen Sie dieses Gespräch auch nicht zu fürchten – denn Sie haben alle nötigen Zahlen und Belege zur Hand. Sofort und ohne Aufwand. Und sie werden sehen: Das Gespräch wird sich lohnen. Für alle Beteiligten.

Denn ich bin überzeugt: Der persönliche Kontakt ist immer mehr wert als die tägliche Zahlenschleuderei – und nun haben Sie endlich die nötige Zeit und Energie dafür, sich mit Eifer und Begeisterung auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren. Wie zum Beispiel einen Lunch mit ihrem Lieblingskunden. Vollkommen entspannt. Denn Sie haben die Ausgaben im Griff. Geniessen Sie das Dessert!

Herzlich

Moneypenny


Auch interessant: