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Prioritäten richtig setzen dank 5 simplen Fragen

14/07/2016

Unternehmer müssen oft schnelle Entscheidungen treffen und Prioritäten richtig setzen – und meistens scheint es, als folge ein Notfall auf den anderen. Wie lassen sich Prioritäten setzen, wenn alles dringend ist? Ein Blick hinter die Kulissen der Notaufnahme zeigt, wie man schnell und effizient Prioritäten richtig setzt. Schritt 1: Weiterlesen und die Nerven bewahren mit dem Entrepreneurial Efficiency Saver Index (EESI).

Richtige Prioritäten setzen

Das Leben als Unternehmer ist vielseitig und erfüllend. Aber es kann auch sehr anstrengend sein. Und manchmal holt einen alles ein: Die Aufgaben und Anforderungen, das Organisieren, Planen und Umplanen, und die Verantwortung für so viele Fragen. Ich weiss, wovon ich schreibe. Aber immer, wenn es bei mir so weit ist, rufe ich mir die Notaufnahme in Erinnerung. Und wie sie mir das Leben gerettet hat – aber nicht so, wie Sie denken!

Letztes Jahr, just bevor MoneyPenny.me live ging und unser Leben auf den Kopf stellte, hat mir ein Freund vom Emergency Severity Index (ESI) erzählt, einer Form der Triage, mit der Ärzte und Pflegepersonal in der Notaufnahme  ihre eigenen Nerven retten. In der Notaufnahme sind die Notfälle der Alltag – und wie es sich so mit Notfällen auf sich hat, sind sie unerwartet und unvorhersehbar. Und alle erscheinen sie sehr, sehr dringend. Wie also soll man sie bewältigen? Die Mitarbeiter der Notaufnahme haben ein einfaches Rezept entwickelt: die medizinische Triage mit 5 Stufen.

Die medizinische Triage

Sobald ein Notfall eintrifft, wird seine Dringlichkeit anhand der offensichtlichen Symptome eines Patienten eingeschätzt. Folgt man der medizinischen Triage nach dem Emergency Severity Index (ESI), gibt es fünf Stufen der Dringlichkeit:

  • Stufe 1: Sofort. Umgehend lebensrettende Intervention erforderlich.
  • Stufe 2: Hochrisiko. Potentiell lebensbedrohlich, wenn nicht innert 10 Minuten reagiert wird.
  • Stufe 3: Dringend. Stabil, aber es werden verschiedene Behandlungs-Ressourcen benötigt.
  • Stufe 4: Weniger dringend. Stabil und nur eine Behandlungs-Ressource nötig.
  • Stufe 5: Nicht dringend. Stabil, braucht voraussichtlich keine Behandlungs-Ressourcen.

Entsprechend dieser Triage-Methode habe ich ein Modell zu Business-Triage für effiziente Unternehmer entwickelt, den Entrepreneurial Efficiency Saver Index (EESI).

Die Business-Triage mit dem Entrepreneurial Efficiency Saver Index, EESI.

Wann immer eine neues Problem auftaucht, stelle ich mir folgende Fragen:

1. Geht es um Leben und Tod meines Unternehmens?

Wird mein Unternehmen untergehen, wenn ich nicht sofort, in dieser Sekunde reagiere? Das ist glücklicherweise sehr selten der Fall. Also: Lieber die aktuelle Aufgabe fokussiert zu Ende führen, und die Nachricht in der Inbox lassen, bis Sie wirklich Zeit haben.

2. Wird mein Unternehmen ernsthaften Schaden nehmen, wenn ich nicht sehr bald handle?

Oder anders gefragt: Was gehe ich für ein Risiko ein, wenn ich dieses Problem nicht innert der nächsten 30 Minuten löse? Werden mein Team oder meine Kunden darunter leiden? Wie auch immer die Antwort lautet: Weiter zu Frage Nummer 3.

3. Wen brauche ich, um das Problem zu lösen?

Wen und was brauche ich zur Lösung dieses Problems? Das ist eine wichtige Frage und gehört zum grössten Fehler, den wir Unternehmer machen: Wir delegieren nicht. Entweder weil wir niemandem trauen, oder weil wir niemandem Extraarbeit aufhalsen wollen. Was auch immer der Grund: er ist ziemlich sicher falsch. Schauen wir uns noch einmal in der Notaufnahme um. Ein Herzchirurg würde nicht im Traum daran denken, ein Röntgenbild zu machen oder eine Anästhesie durchzuführen. Und nun zurück zu Ihrem Unternehmen: Wer ist wirklich die richtige Person für das vorliegende Problem? Falls es mehrere Personen sind, beginnen sie möglichst schnell mit der Organisation. Denn je mehr Leute involviert sind, desto früher sollten sie avisiert werden. Falls die richtige Person tatsächlich Sie selber sind: Weiter zu Frage 4.

4. Wie lange brauche ich, um das Problem zu lösen?

Zeit ist unsere wertvollste Ressource, und wir sollten sie mit Respekt behandeln. Nehmen Sie sich ein paar Sekunden davon und schätzen Sie den Zeitaufwand ab. Und denken Sie daran: Alles dauert länger als man denkt. Seien Sie grosszügig – Sie werden es nicht bereuen!

5. Was ist die allerletzte Deadline für die Lösung?

Mit dieser Frage tricksen Sie sich selber ein bisschen aus. Fragen Sie sich: Wann wird das Problem zu einer Sache von Leben und Tod? Natürlich sollten Sie es nicht so weit kommen lassen – schaffen Sie keine unnötigen Notfälle der Stufe 1! Überlegen Sie sich trotzdem, wann die Lösung allerspätestens auf dem Tisch sein muss. Und dann ziehen Sie diese Deadline ein bisschen näher ans Jetzt. Und dann noch ein bisschen. Denn, wie gesagt: Alles dauert länger als man denkt. Wirklich. Alles.

Und nun: Kommunizieren Sie die Prioritäten!

Wer je auf einer Notaufnahme war, der weiss: niemand will auf Stufe 3 landen. Natürlich sind Stufen 1 und 2 auch alles andere als erstrebenswert. Aber die Wartezeiten einer Notaufnahme auf Stufe 3 sind horrend. Und das Schlimmste daran: Man hat keine Ahnung, was noch auf einen zu kommen wird. Als Unternehmer können Sie sich das nicht leisten. Denn anders als Notfall-Patienten sind Ihre Kunden sehr wohl in der Lage, davonzulaufen und sich woanders Hilfe zu besorgen. Meine erste Handlung nach der erfolgten Triage ist folgende: Ich kommuniziere meinen Kunden und Mitarbeitern was Sie erwarten können. Wer, was, wie lange und warum – und vor allem: mit welcher Deadline.

Dank dem EESI fühlt sich mein Leben als Unternehmerin nicht mehr an, wie auf der Notaufnahme. Anstatt jeden Tag neue Notfälle abzuwickeln, kann ich die wirklichen Notfälle von den scheinbaren trennen, behalte die Nerven und bleibe entspannt. Dasselbe wünsche ich Ihnen!

Herzlich

Moneypenny

 


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