Pro-Forma-Rechnung online schreiben

Pro-Forma-Rechnung: Definition, Vorlagen und Beispiele

29/06/2016

Pro-Forma-Rechnung oder Proformarechnung: Was ist das überhaupt? Und wie sieht eine korrekte Pro-Forma-Rechnung aus? Wir haben die wichtigsten Fragen zur Pro-Forma-Rechnung zusammengetragen – damit Sie im Nu zum Pro-Forma-Profi werden. 

Was ist eine Pro-Forma-Rechnung?

Proforma oder pro forma bedeutet wörtlich „für die Form“. Das heisst, eine Pro-forma-Rechnung ist eine Rechnung, die aus rein formalen Gründen ausgestellt wird, um den Wert eines Handels zu beweisen. Sie ist im Grunde ein Beleg ohne Zahlungsaufforderung: Im Unterschied zu einer echten kommerziellen Rechnung muss der Rechnungsempfänger den festgelegten Betrag nicht bezahlen, und der Rechnungssteller erhält kein Geld. Eine Pro-Forma-Rechnung ist eine Handelsrechnung, über die Händler und Empfänger ihren Handel dokumentieren. Aber Achtung: Eine Pro-Forma-Rechnung ist trotzdem rechtlich bindend im Sinne einer Auftragsbestätigung.

Wer braucht eine Pro-Forma-Rechnung?

Pro-Forma-Rechnungen kommen oft im internationalen Handel zum Einsatz, um den zollrechtlichen und steuerrechtlichen Warenwert zu dokumentieren. Bei Leistungen oder Lieferungen auf Vorkasse kann eine Pro-Forma-Rechnung als Zahlungsgrundlage dienen. Und bei Mustersendungen oder kostenlosem Warenaustausch wie Ersatzteilen wird über eine Pro-Forma-Rechnung der Warenwert deklariert. Kurz: Überall da, wo eine Dokumentation eines Handels oder eines Austausches nötig ist, kommt die Pro-Forma-Rechnung zum Einsatz.

Pro-Forma-Rechnungen im internationalen Handel

Wenn Sie sich für Pro-Forma-Rechnung interessieren ist die Wahrscheinlichkeit gross, dass Sie im internationalen Handel tätig sind. Gratulation! Aber wahrscheinlich verschwenden Sie viel Zeit mit Formularen, Gebühren und komplizierter Kommunikation. Glauben Sie mir, ich weiss wovon ich spreche! Darum ist MoneyPenny international, spricht viele Sprachen und rechnet in allen Währungen. EURO, US-Dollar oder Russischer Rubel: Sie wählen Sprache und Währung, und MoneyPenny versendet professionelle internationale Pro-Forma-Rechnungen. Sie wollen mehr wissen? Dann lesen Sie hier meinen Artikel über die internationale Unternehmensführung mit MoneyPenny.

Vorabrechnung, Vorkasse und Pro-Forma-Rechnungen

Oft kommt eine Pro-Forma-Rechnung als Vorabrechnung oder zur Vorkasse zum Einsatz. Auch in diesem Fall gilt: Diese Rechnung ist keine Zahlungsaufforderung, aber dennoch eine rechtlich bindende Auftragsbestätigung. Das bedeutet, es gelten dieselben formalen Vorgaben wie für eine reguläre Rechnung – nur ist das Geschäft noch nicht abgeschlossen, sondern schwebend. In Bezug auf die Buchhaltung heisst das, der Betrag oder Warenwert einer Pro-Forma-Rechnung muss eingeplant werden, ist aber noch nicht eingetroffen oder kann nicht direkt abgebucht werden, wie im Falle eines Warenmusters.

Pro-Forma-Rechnung: Vorlagen und Tipps

Und wie sieht sie nun aus, die professionelle Pro-Forma-Rechnung? Damit eine Pro-Forma-Rechnung rechtlich binden wird, gelten dieselben Regeln wie für jede Rechnung: Es braucht die Angaben Namen und Adressen beider Parteien, Details zu den Waren oder dem angebotenen Service sowie deren Preis, und die Daten der formalen Rechnungsstellung sowie der Lieferung. Zusätzlich dazu sollte eine Pro-Forma-Rechnung eine eindeutige Identifikationsnummer haben und, das ist das Wichtigste, es muss PROFORMA drauf stehen. Oder Pro-Forma. Oder Proformarechnung. Oder, wie es Duden als korrekt bezeichnet, Pro-Forma-Rechnung. Die Rechtschreibung ist dabei weniger wichtig als die Tatsache, dass die Rechnung als rein formale Rechnung gekennzeichnet ist.

Pro-Forma-Rechnung online erstellen

Damit Sie keine Zeit mit Formalitäten verschwenden, haben wir es wirklich einfach gemacht, professionelle online Pro-Forma-Rechnungen zu erstellen. Wenn Sie eine Rechnung in Ihrem MoneyPenny Account erstellen, erhält diese automatisch den Status ‚Entwurf’ – und wenn Sie diesen Entwurf an Ihre Kundschaft versenden, wird er automatisch zur Pro-Forma-Rechnung. Falls (oder wenn) es dann so weit ist, genügt ein Klick, und aus der Pro-Forma-Rechnung wird eine echte Rechnung. Und schon werden Sie bezahlt.

Pro-Forma-Buchhaltung: Finanzplanung in drei Schritten

Kennen Sie die Pro-Forma-Buchhaltung? Nein? Dann wird es Zeit! Denn besser bekannt als „pro forma accounting“ ist die Pro-Forma-Buchhaltung ein simples aber effektives Tool zur Finanzplanung für Selbständige und Kleinunternehmer. Das Prinzip ist einfach: Sie simulieren die Buchhaltung innerhalb eines bestimmten Zeitraums in der Zukunft. Nehmen wir die nächsten 30 Tage: Sie erfassen die Rechnungen, die Sie wahrscheinlich in Zukunft ausstellen werden als Entwurf, ohne Sie zu versenden. In einem zweiten Schritt schätzen und erfassen Sie pro forma die Ausgaben, die sie wahrscheinlich tätigen müssen. Und voilà, Sie haben sofort die Übersicht über Ihr Budget der nächsten 30 Tage. Es war noch die so einfach, in die Zukunft zu sehen!

Viel Glück, viel Spass und viel Erfolg!

Herzlich
Moneypenny


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