Zahlungsbedingungen und Zahlungserinnerungen für Erfolg

Zahlungsbedingungen: Das müssen Sie wissen

02/06/2016

Fälligkeitsdatum, Zahlungserinnerungen und Zahlungsmodalitäten: die richtigen Zahlungsbedingungen sorgen für guten Geschäftsgang. Und die falschen können in den Bankrott führen. Sie glauben mir nicht? Dann will ich Ihnen eine Geschichte erzählen.

Die Geschichte vom Stefan Unbezahlt

Es war einmal ein junger, talentierter Mensch namens Stefan. Er war klug und flink und konnte Dinge bauen, und er verdiente sogar Geld damit. Familie, Freunde, Freunde von Freunden und deren Freunde und Familien begannt, Stefan Aufträge zu geben. Stefan war glücklich. Bis er es nicht mehr war.

Denn eines Tages merkte Stefan, dass er zwar Tag und Nacht arbeitete – am Ende des Monats war aber dennoch kein Geld auf seinem Konto. Warum wohl? Stefan hatte es nicht so mit Zahlen, zumindest jenen Zahlen auf seinem Bankkonto. Buchhaltung war nicht sein Ding, Rechnungen schreiben schon gar nicht. Warum sollte er damit seine Zeit verschwenden, wenn er in derselben Zeit einen Auftrag erfüllen konnte? Darum verschwendete er auch nicht viel Gedanken an Rechnungen. Meistens bekam er Bargeld, und für die paar Rechnungen, die er schrieb, verwendete er eine kostenlose Rechnungsvorlage aus dem Internet. Zahlungserinnerungen waren im ein Greuel – und überhaupt, seine Kunden waren ja alle Familie, Freunde und Freunde von Freunden. Da konnte man schon mal ein Auge zudrücken, nicht?

Professionelle Zahlungsbedingungen

‘Ha’, mögen Sie denken. ‘Aber das hat gar nichts mit mir zu tun. So naiv bin ich nicht. Ich bin ein Profi! Ich nutze sogar eine professionelle online Software für meine Rechnungen.’ Gratulation! Aber wussten Sie, dass die falschen Zahlungsbedingungen Ihre Finanzen ruinieren können?

  • Die richtige Zahlungsfrist

Regel Nummer 1: Setzen Sie eine kurze Zahlungsfrist! Der Glaube, eine Rechnung müsse von Gesetzes wegen innert 30 Tagen bezahlt sein, hält sich in unseren Breitegraden hartnäckig. Dabei ist das ganz falsch! Das Gesetz regelt keine Zahlungsfristen – das tun Sie. Mit den richtigen Zahlungsbedingungen. In den allermeisten Fällen wird eine Rechnung kurz vor Ablauf der gesetzten Frist bezahlt. Bei einer Zahlungsfrist von 30 Tagen bedeutet das, Ihr Konto hinkt Ihrem eigentlichen Einkommen jeweils ein Monat hinterher. Und das ist für Selbständige und Kleinunternehmer unter Umständen eine lange und unvorhersehbare Zeitspanne. Für Startups, Freelancer und Kleinunternehmer gilt: sorgen Sie dafür, dass der Cash fliesst. Und das geht am schnellsten mit einem raschen Zahlungseingang.

  • Klare und freundliche Zahlungsmodalitäten

Auch bei Zahlungsmodalitäten gilt: Je klarer, desto schneller wird bezahlt. „Zahlbar innert 7 Tagen“ lässt schon Interpretationsspielraum. Heisst das nun innert 7 Tagen nach Erhalt der Rechnung oder gilt das Erstellungsdatum der Rechnung? Von Rechtens wegen gilt das Datum des Erhalts – aber das wissen die Wenigsten. Um Missverständnisse zu vermeiden, lohnt es sich, jeweils ein genaues Datum anzugeben. Darum haben wir MoneyPenny so programmiert, dass sie aus der gewählten Zahlungsfrist das Datum berechnet, an dem die Rechnung zahlbar ist. Übrigens: Achten Sie genau auf die Formulierung ‚zahlbar bis…’. Das Fälligkeitsdatum, zum Beispiel, ist nicht nämlich der letzte Tag der Zahlungsfrist, sondern bezeichnet das Datum, ab dem die Rechnung rechtlich bindend ist.

  • Automatische Zahlungserinnerungen

Stefan Unbezahlt bleibt unbezahlt, weil er keine Strategie für Zahlungserinnerungen hat. Genau gesagt hat er das Prinzip der Bezahlung nicht begriffen, weil er ‚bezahlt werden’ mit ‚um Geld bitten’ verwechselt. Ein Fehler, den viele von uns machen. Dabei hat Stefan seinen Lohn mehr als redlich verdient! Zahlungserinnerungen sind nicht nur ok, sie sind absolut fair und notwendig. Eine erfolgreiche Zahlungserinnerung ist freundlich und bestimmt. Benutzer von MoneyPenny profitieren von automatischen Zahlungserinnerungen, die einmal eingerichtet wann immer nötig versendet werden. Mit eigenem Text oder den professionellen Vorlagen. Dabei haben Sie die volle Kontrolle darüber, wann und wie viele Erinnerungen versendet werden – mit oder ohne Kopie an Sie. Und weil wir international arbeiten, bieten wir auch professionelle Zahlungserinnerungen in vielen Sprachen. Ein paar Klicks, und Sie verschwenden keine Sekunde mehr an säumige Zahler.

  • PayPal, Kreditkarte & Co.: Die richtigen Zahlungsoptionen

 Wie wird man am schnellsten bezahlt? Ganz einfach: Indem man möglichst viele Zahlungsoptionen anbietet. PayPal, Stripe, Kreditkarte oder Banküberweisung? Der Kunde ist König. Wenn er bezahlt, zumindest. Wir arbeiten laufend an der Integration von schlauen Schnittstellen zu verschiedenen Bezahlsystemen. Aber Achtung: Manche Optionen belasten das Konto mit Gebühren – und zwar Ihr Konto, nicht das Ihres Kunden. Meistens ist diese Gebühr ein Prozentsatz des Betrages, und damit einen Prozentsatz Ihres Einkommens. Was wiederum bedeutet, dass Sie mit dieser Gebühr wortwörtlich rechnen müssen: Lassen Sie die Gebühr in Ihre Preisberechnung einfliessen, oder buchen Sie sie als Investition ab. Wie auch immer: Je einfacher eine Rechnung bezahlt werden kann, desto schneller wird sie es auch. Und das ist die Grundlage, damit Sie und Stefan Unbezahlt ihre Arbeit machen können.

Übrigens: Hier finden Sie eine gute Übersicht über internationale Zahlungsbedingungen und ihre Bedeutung. Aber keine Sorge: Sie müssen nicht fliessend Business sprechen, um erfolgreich zu sein. Dazu sind wir ja da!  

Herzlich

MoneyPenny

 


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