ABC dobrego kosztorysu

ABC dobrego kosztorysu

25/06/2017

Do jakiego stopnia Twoja wycena jest wiążąca prawnie? Jaka jest różnica pomiędzy wyceną a kosztorysem? Czym jest zastrzeżenie własności? Zapoznaj się z naszym „ABC dobrego kosztorysu”.

A. Pytanie o cenę

Klient poprosił Cię o wycenę. Super! Teraz trzeba tylko sporządzić odpowiedni dokument! Nic prostszego. Wystarczy mieć odpowiedni szablon, wypełnić go szczegółami i gotowe, prawda? Nie do końca. Twoja wycena będzie decydowała o tym, czy to Ty otrzymasz zlecenie na wykonanie projektu, czy może klient uda się do konkurencji – możesz zyskać lub stracić klienta. Odpowiedź na zapytanie o cenę to więcej, niż się z pozoru wydaje: profesjonalna wycena musi być realistyczna, a jednocześnie opłacalna dla Ciebie, powinna być przekazana przyjaznym tonem, a jednocześnie być poprawna pod względem formalnym. A to nie zawsze jest proste. Stworzenie profesjonalnego kosztorysu jest czasochłonne, wymaga przemyśleń i wiedzy. Lecz nie martw się, dzięki naszemu „ABC dobrego kosztorysu” wiedzę tę szybko zdobędziesz.

Wycena projektu

Profesjonalna wycena jest realistyczna, a jednocześnie opłacalna dla Ciebie… (Zdjęcie:juefraphoto /stock.adobe.com)

B.Zaprezentuj swoją markę

Oferta cenowa to często Twój pierwszy kontakt z nowym klientem. Wykorzystaj tę okazję i zaprezentuj się jako profesjonalista. Logo, elegancki szablon, odpowiedni ton: tworzenie firmowej marki zaczyna się od szczegółów. Spersonalizuj swoją wycenę korzystając z przeznaczonych do tego celu narzędzi. Pokaż swoim klientom, jak bardzo Ci na nich zależy – od samego początku.

C. Elementy kosztorysu

Aby Twój kosztorys był prawnie wiążącym dokumentem, konieczne jest podanie na nim danych identyfikacyjnych (nazwisko, adres, itp.) zarówno odbiorcy jak i osoby wystawiającej go. Oprócz tego, dobrze jest zamieścić następujące elementy (o ile nie są już one jasno określone w Twoim regulaminie):

  • Dokładny opis towarów lub usług
  • Ilość, cena, wszelkie rabaty i gratisy
  • Opłaty za dostawę, pakowanie oraz podatki
  • Czas dostawy
  • Warunki płatności
  • Klauzule na wypadek opóźnień, pomyłek w dostawie lub problemów z płatnością
  • Data ważności
  • Miejsce realizacji, sąd i jurysdykcja oraz – jeśli to konieczne – zastrzeżenie własności (więcej na ten temat w punkcie R).

D. Uwagi na wypadek nieporozumień

W przeciwieństwie do oficjalnego kosztorysu, wstępna wycena nie jest prawnie wiążącym dokumentem. Aby uniknąć komplikacji, dodaj do niej odpowiednie uwagi bądź objaśnienia, na przykład: „podana cena może ulec zmianie”. Jeśli taka zmiana rzeczywiście nastąpi, postąpisz mądrze kontaktując się zawczasu z klientem i informując go o zmianie.

E. Data ważności kosztorysu

Twój kosztorys lub wycena powinny mieć dokładnie określoną datę ważności. Jeśli jej nie podasz, będą one ważne co najmniej przez 12 miesięcy. Oznacza to, że klient może żądać wykonania projektu lub świadczenia usług za podaną cenę nawet rok później, bez względu na zmiany w Twojej polityce cenowej, warunków dostawy lub samego produktu.

F. Przyjazny ton

Dla większości nabywców, ogólne wrażenie jest często dużo ważniejsze niż sama cena. Profesjonalna oferta powinna brzmieć jednocześnie przyjaźnie i profesjonalnie. Dodanie do niej kilku dobrze brzmiących, osobistych słów może czasem zdziałać cuda. Nie zapominaj także o sprawdzeniu poprawnej pisowni: język pisany, którym się posługujesz powinien być tak dokładny, jak sama wycena.

G. Wycena generowana automatycznie

Oczywistą sprawą jest, że sporządzenie profesjonalnej wyceny lub kosztorysu zabiera sporo czasu. Wykorzystanie do tego odpowiednich narzędzi pomoże Ci go nieco zaoszczędzić. Jeśli na przykład Twoja oferta jest integralną częścią innych –  uprzednio udokumentowanych – procesów w Twojej firmie (więcej o tym w punkcie I), łatwo możesz sprawdzić, jak dokładne były Twoje kosztorysy dla poprzednio wykonanych projektów. Dzięki temu będziesz wiedział, gdzie należy wprowadzić odpowiednie poprawki. Widząc wszystkie dane z przeszłości, dzięki zaledwie kilku kliknięciom możesz nawet wygenerować kosztorys automatycznie. Lecz nigdy nie zapominaj o tym, by tak go jeszcze „doszlifować”, aby brzmiał dla klienta bardziej osobiście (zobacz punkt F).

H. Jak wiążąca jest Twoja wycena?

Ogólnie mówiąc, wycena to nic więcej, jak podanie szacunkowego kosztu. Nie jest ona zatem legalnie wiążąca – w przeciwieństwie do oficjalnego i bardziej szczegółowego kosztorysu. Jeśli jednak klient się z nią zgodzi, staje się ona dwustronną umową. Aby uniknąć późniejszych problemów, zawsze staraj się więc, aby wycena była od początku jak najdokładniejsza. A jeśli pewne zmiany okażą potem się niezbędne, skontaktuj się od razu z klientem.

I. Integracja kosztorysu

Kiedy już kosztorys zostanie zaakceptowany, będziesz musiał zabrać się do pracy. Zarządzanie projektem, rejestracja czasu pracowników, sprawozdania: dzięki inteligentnym narzędziom, które zintegrują Twój kosztorys z innymi procesami zachodzącymi w firmie, zaoszczędzisz mnóstwo czasu i energii. Zmiana kosztorysu w projekt, określanie zadań i definiowanie celów, ewidencja czasu pracy i dodawanie przepracowanych godzin do faktur: praca w tak inteligentny sposób to niemal zabawa!

J. Ocena pracy do wykonania

Jak napisać dobry kosztorys

(Zdjęcie: Karin & Uwe Annas / adobe.stocks.com)

Aby Twój kosztorys mógł być dokładny, musisz być w stanie ocenić, ile pracy będziesz musiał poświęcić na zadania, które on obejmuje. Co konkretnie jest do zrobienia? Jakie będą koszty, takie jak zakup materiałów, jakie jeszcze czynniki będzie trzeba wziąć pod uwagę? Przejdź w myśli przez wszystkie procesy po kolei, a następnie zapisz je sobie. I nie zapomnij o niewymierzalnym czynniku X (o którym przeczytasz w punkcie X).

K. Obniżanie ceny

Jaki jest najlepszy sposób na zdobycie nowego zlecenia? Zaproponowanie niższej ceny? Z pewnością nie. Strategia niskich cen prawie nigdy się nie opłaca – i może mieć długotrwałe niekorzystne konsekwencje dla Ciebie i Twojej firmy. Lepszym rozwiązaniem jest dodanie do kosztorysu różnych opcji usług i cen, aby klient mógł sam zdecydować, ile chce wydać.

L. Prawny aspekt kosztorysu

Tworząc kosztorys, należy pomyśleć o tym, aby uniknąć wszelkich późniejszych problemów i zatargów z odbiorcą. Upewnij się więc, że Twoja oferta zawiera wszystkie niezbędne punkty, takie jak czas dostawy oraz metody i warunki płatności (zobacz punkt C – elementy kosztorysu). Dobrym pomysłem jest też ograniczyć swoją odpowiedzialność, na przykład do kwoty proponowanej ceny.

M. Komunikacja i korespondencja

Kiedy już wyślesz klientowi wycenę, może on mieć oczywiście pytania lub propozycje zmian. Najlepiej jest mieć całą korespondencję udokumentowaną, aby później w razie potrzeby móc się do niej odnieść. Inteligentne narzędzia do kosztorysowania pozwalają na dodawanie bezpośrednich uwag klienta. Bardzo ułatwia to komunikację, sprawia że jest ona znacznie szybsza i skuteczniejsza, a co ważne, eliminuje potrzebę przechowywania wszystkich maili.

N. Nieobowiązująca wycena

Choć wstępna wycena nie jest z natury wiążąca (zobacz p. Q – wycena a kosztorys), to może jednak stać się taką, jeśli zawiera wyrażenia takie jak „cena gwarantowana” lub „cena końcowa będzie wynosiła x% ceny szacunkowej”. Z drugiej strony, kosztorys jest niemal zawsze prawnie wiążący, bez względu na użyte sformułowania.

O. Potwierdzenie zamówienia

Kiedy Twój klient zaakceptuje kosztorys, dochodzi do zamówienia. Wysyłanie potwierdzenia zamówienia nie jest obowiązkowe, choć jak najbardziej zalecane. Dzięki temu, obie strony mają zupełną jasność co do tego, co się dzieje – a Ty po raz kolejny masz szansę pokazać się klientowi jako prawdziwy profesjonalista.

P. Cena

Tworzenie kosztorysu

(Zdjęcie: ehrenberg-bilder/stock.adobe.com)

Cena jest oczywiście najważniejszą częścią każdej oferty. Nie możesz zaproponować zbyt wysokiej, aby nie odstraszyć potencjalnego klienta. Lecz z drugiej strony, Tobie też musi się to opłacać (zobacz p. K – obniżanie ceny). To nie takie proste. Jeśli nie masz odpowiedniego doświadczenia, zrób małe rozeznanie na rynku. Dowiedz się, jakie są ceny w Twojej branży i ile biorą Twoi konkurenci za podobne zlecenia – a potem ustal swoje ceny, odpowiednio do swoich umiejętności i jakości oferowanych produktów lub usług.

Q. Wycena a kosztorys

Kosztorys to ustalona oferta cenowa, która po zaakceptowaniu przez klienta nie może już być zmieniona – choćbyś musiał poświęcić na wykonanie zlecenia więcej pracy, niż się spodziewałeś. Natomiast wycena to szacunek, mniej lub bardziej dokładny, co do kosztów i czasu wykonania zlecenia. Zmiany są jeszcze możliwe, a wycena taka nie jest prawnie wiążąca. Jeśli jednak zmiany okażą się konieczne, zawsze warto przedyskutować je z klientami. Dzięki temu zdobędziesz ich zaufanie – i unikniesz kłopotów i zatargów.

R. Zastrzeżenie własności

Celem klauzuli zastrzeżenia własności jest zapewnienie, że dopóki nabywca nie wywiąże się ze swoich zobowiązań określonych w kosztorysie i fakturze (najczęściej jest to po prostu zapłata), to towary pozostają Twoją własnością w świetle prawa. Klauzula zastrzeżenia własności jest popularna w wielu krajach. Jeśli chcesz jej użyć, najlepiej dodaj ją do kosztorysu lub wyceny.

S. Szablony

W Internecie można znaleźć wiele gotowych szablonów kosztorysów i wycen. Lecz pamiętaj: Twoja oferta to wizytówka Twojej firmy, tyle że dużo od niej ważniejsza. Dlatego najlepiej zrobisz używając spersonalizowanych szablonów kosztorysów ze swoim własnym logo. A jeszcze lepiej, korzystając z narzędzia, które zintegruje wycenę kosztów z innymi procesami Twojej firmy (zobacz p. I – integracja kosztorysu).

T. Podatki

Wycena a kosztorys

(Zdjęcie: Aycatcher / adobe.stocks.com)

Podatek to nieodłączna część każdej oferty. Dopilnuj, aby VAT był poprawnie obliczony, aby klient wiedział, czego się spodziewać. Jeśli korzystasz już z mądrych rozwiązań biznesowych, to wszystkie potrzebne liczby będziesz miał pod ręką, kiedy nadejdzie czas na wszelkie sprawy podatkowe.

U. Nieprzewidziane wydatki

Nikt nie jest doskonały – czasami dokładne oszacowanie wszystkich kosztów i wysiłku, jakiego będzie wymagało wykonanie zlecenia nie jest po prostu możliwe. Koniecznie porozmawiaj z klientem, jeżeli wynikną jakiekolwiek nieprzewidziane koszty dodatkowe. Daj mu znać, jakie zmiany są niezbędne i z jakich powodów, a jeśli to konieczne, zaoferuj mu nową wycenę. I zawsze bierz pod uwagę czynnik X (przeczytasz o nim w punkcie X).

V. Opcje

Dodanie różnych opcji cenowych do kosztorysu sprawi, że będzie on bardziej elastyczny – i zapewni lepszą sprzedaż droższych produktów. Przemyśl różne scenariusze dla projektu, a potem dodaj odpowiednie opcje cenowe do swojej wyceny.

W. Wystawianie faktury

Najpierw kosztorys – potem faktura. Inteligentne narzędzie pomoże Ci przekształcić kosztorys bezpośrednio w fakturę (zobacz p. I – integracja kosztorysu). Dzięki temu nie tylko zaoszczędzisz na czasie, lecz także łatwo przypomnisz sobie podobne oferty z przeszłości: jak dokładne były wówczas Twoje szacunki? Co możesz zrobić lepiej tym razem? Przeszłe raporty pomogą Ci Tworzyć kosztorysy szybciej i lepiej.

X. Czynnik X

Życie jest nieprzewidywalne – projekty też. Chroń siebie i swoich klientów przed przykrymi niespodziankami i od samego początku bierz pod uwagę niewymierzalny czynnik  X. Dolicz do swojej ceny około 5-10% na „nieprzewidziane okoliczności i wydatki”. W najlepszym razie zaskoczysz klienta niższą fakturą, niż się spodziewał. Co jednak bardziej prawdopodobne, czynnik X będzie stanowił konkretną pozycję na fakturze, o której na razie nic nie wiesz.

Y. Jeny i juany

Tworzenie kosztorysu nie jest proste nawet we własnej rodzimej walucie. Gdy dodać to tego waluty obce, niektórzy po prostu kapitulują. Lecz Ty nie daj się przerazić: inteligentne narzędzia do tworzenia kosztorysów sprawnie przeskakują z jednej waluty na drugą, przeliczają je według kursu dnia, a nawet tworzą faktury dla klientów w walutach obcych. Czas, by szaleństwo jenów i juanów przekształciło się w spokój yin i yang.

Z. Zen

Zen to stan absolutnej błogości i spokoju. Stan, jaki osiągasz, gdy całkowicie pogrążasz się w pracy nad projektem, gdy praca jest Twoją pasją. Stworzenie udanego kosztorysu to punkt startowy. Zintegrowanie go z całym procesem wykonania projektu zapewni Ci czas i energię nie tylko na solidne wykonanie pracy, lecz na wykonanie jej z prawdziwym zapałem.

 


Również interesujące:


PCI DSS Merchant Compliance Certificate