bezpieczeństwo danych

Jak bezpieczne są dane Twojej firmy? Zrób quiz!

06/07/2017

Bezpieczeństwo danych to sprawa każdego, szczególnie w dzisiejszym świecie wirusów komputerowych, naruszeń prywatności i ataków hakerów.

Jak bezpieczne są dane Twojej firmy?

Zrób quiz!

bezpieczeństwo danych

Zdjęcie: Amy Walters / stock.adobe.com

Pytanie: Gdzie przechowujesz dane swoich klientów?

  1. Dobre pytanie! Moja asystentka z pewnością zna odpowiedź, skontaktuje się z tobą tak szybko jak to możliwe. Jaki jest twój numer?
  2. Dane klientów? Jestem freelancerem, nie kolekcjonerem danych! Jeśli ktoś mnie potrzebuje, skontaktuje się ze mną za pomocą formularza na mojej stronie.
  3. Come on… Mamy rok 2017. Wszystkie kontakty mam w swoim smartfonie. Jeśli chcę, mogę je nawet zsynchronizować z laptopem.
  4. Dane moich klientów są bezpieczne: mam je wszystkie w pliku Excel na pulpicie komputera. Oprócz tego co miesiąc robimy ich kopie zapasowe.

Odpowiedź: zadbaj o prywatność danych swoich klientów!

Co jest najcenniejsze w Twojej firmie? To nie pieniądze i nie czas. To Twoi klienci! Nieważne czy jesteś  wielkim graczem czy rozpoczynającym karierę freelancerem, nieważne jak bardzo poświęcasz się  pracy i jak dobry jesteś w tym co robisz. Bez ludzi, którzy od Ciebie kupują szybko wypadniesz z gry.

Dobra obsługa klientów jest istotna, lecz do tego potrzebne Ci są ich dane. Od nazwisk i kontaktów po metody płatności i preferencje klientów: jakiekolwiek dane powierzają Ci klienci, musisz zachować ich prywatność. Upewnij się, że wiesz co się dzieje z danymi, które klienci podają w formularzu kontaktowym i w jaki sposób przetwarzane są ich płatności.

Najlepiej używać w tym celu godnego zaufania systemu zarządzania relacjami z klientem, działającego w prywatnej chmurze internetowej. Tak aby wszystkie ważne dane były bezpieczne, a jednocześnie po ręką zawsze kiedy ich potrzebujesz.

Pytanie: gdzie przechowujesz swoje faktury i rachunki?

  1. Dziękuję za pytanie. Proszę skontaktować się z działem księgowości. Zaraz, zaraz… jaki tam do nich jest numer?
  2. Serio… księgowość przyprawia mnie o ciarki! Liczby, podatki, opóźnienia w płatnościach… jak ludzie to ogarniają? Okay, więc jakie było pytanie…?
  3. A kto w dzisiejszych czasach zawraca sobie głowę fakturami? Korzystam z aplikacji, która robi to automatycznie za mnie. Choć prawdę mówiąc nie wiem, gdzie zapisuje moje faktury.
  4. Wszystkie swoje faktury mam poukładane na biurku, a ich kopie na przenośnym dysku. Jak już mówiłem, co miesiąc robimy też kopie zapasowe. Poza tym drukujemy je wszystkie i wkładamy do szafki z segregatorami. Lepiej dmuchać na zimne!

Odpowiedź: znajdź bezpieczne miejsce na swoje faktury i rachunki!

Dobrze zorganizuj przechowywanie faktur! Jeśli prowadzisz firmę –  jakąkolwiek firmę – zobowiązany jesteś prowadzić ewidencję wszystkich swoich rachunków. Drukowanie ich i przechowywanie w segregatorach jest wciąż bardzo popularne (a czasami nawet wymagane prawnie), lecz niestety nieefektywne.

Korzystanie z programów do księgowania to dobry sposób na ewidencjonowanie danych. Lecz pozostaje jeszcze pytanie: gdzie trzymać te dane, by były bezpieczne. Korzystanie z zaufanego profesjonalnego systemu księgowego w chmurze rozwiązuje ten problem. Kopie zapasowe, bezpieczeństwo, dostępność – wszystko to jest zapewnione, a co więcej, dane są zawsze aktualne.

Pytanie: co robisz ze swoimi danymi ewidencji czasu?

  1. Ewidencja czasu? A, tak, tak… moi pracownicy na pewno rejestrują czas pracy. Choć nie mam pojęcia, w jaki sposób to robią. Będziesz musiała zapytać Olę z działu kadr. Ona wie.
  2. Przyznaję się do winy… Wiem, że powinienem rejestrować czas pracy, ale… Sami wiecie, jak to jest. Czasem o tym pamiętam, a czasem nie.
  3. Come on… mamy rok 2017. Czy ktokolwiek jeszcze ewidencjonuje czas pracy? Mam pełne zaufanie do moich ludzi… Poza tym płacę im za efekty, nie za ich czas.
  4. Zainwestowaliśmy ostatnio w specjalny system ewidencji czasu, który naprawdę dobrze się sprawdza. Choć był niestety bardzo drogi… I oczywiście wszystkie pliki Excel mam w swoim laptopie.

Odpowiedź: nie trać z oka danych ewidencji czasu.

Bez względu na to czy jesteś samodzielnie działającym freelancerem, właścicielem małego start-upa czy dużej firmy, rejestruj czas pracy. Świadomość tego, nad jakimi zadaniami Ty i Twoi pracownicy spędzacie czas zwiększy waszą wydajność i zaoszczędzi Ci kosztów. Lecz co zrobić z danymi ewidencji czasu?

Dobra kontrola czasu nie polega na monitorowaniu swoich pracowników w stylu Wielkiego Brata, ani nie kończy się na sporządzeniu miesięcznego arkusza czasu pracy. Inteligentna ewidencja czasu pracy to w takim samym stopniu dbanie o zdrowie pracowników (i o swoje własne), jak i dbanie o lepszą wydajność.

Jeżeli jesteś świadomy tego, ile czasu zajęło dane zadanie, a tym samym tego, ile czasu poświęciłeś danemu klientowi, w oparciu o te dane będziesz w stanie podejmować lepsze decyzje biznesowe w przyszłości. Lecz pamiętaj, żeby zawsze zachować prywatność danych zebranych podczas rejestracji czasu.

Pytanie: kto ma dostęp do danych Twojej firmy?

  1. No wiesz, to ja jestem szefem, więc wiem, co się dzieje w mojej firmie. Kto jeszcze oprócz mnie? Hmm… Zwróćmy się z tym pytaniem do mojej asystentki.
  2. Dobre pytanie. Działam samodzielnie, więc chyba tylko ja mam dostęp do swoich danych. No i może jeszcze Marek – ten znajomy, który robił dla mnie stronę. Może też Renata, która kiedyś prowadziła dla mnie księgowość. Nie wiem czym się teraz zajmują…
  3. Ja i moi pracownicy używamy super bezpiecznej aplikacji w smartfonie. Życie w XXI wieku jest takie fascynujące…! Nie wyobrażam sobie, jak ludzie kiedyś żyli bez aplikacji.
  4. Jestem naprawdę dumny z naszego systemu zmiany haseł. Jest tak przemyślny, że sam czasem nie pamiętam aktualnego hasła. Lecz bez obaw, mam je wszystkie w notatniku! Więc moi pracownicy też mogą tam zajrzeć w razie potrzeby.

Odpowiedź: kontroluj, kto ma dostęp do Twoich danych.

Dostęp do danych firmy

Zdjęcie: tashatuvango / stocks.adobe.com

Wiedza to potęga, więc bardzo ważne jest, aby kontrolować komu dajemy dostęp do danych naszej firmy. Po pierwsze, nigdy nie wyjawiaj nikomu swoich haseł i nie zapisuj ich. Dobrze przemyśl, jakie aplikacje instalujesz na swoim smartfonie i na dostęp do których danych zezwalasz tym aplikacjom.

Określ, które dane Twojej firmy są najbardziej poufne i którzy ludzie mogą mieć do nich dostęp. A co najważniejsze, używaj rozwiązań firmowych, które mają różne opcje dostępu do danych. Pracownikom tymczasowym zakładaj konta tymczasowe, a tylko najbardziej zaufanym ludziom dawaj pełny dostęp do danych. Nie zapominaj także, aby zamykać te konta, gdy któryś z pracowników odchodzi z Twojej firmy.

Ostatnie pytanie, lecz równie ważne, jak pozostałe: jak często aktualizujesz swój system?

  1. O jaki system chodzi? Poczekaj chwilę, napiszę maila do Martyny z działu informatyki. Ona powinna wiedzieć.
  2. P***yć aktualizacje. Nienawidzę, gdy robię coś na komputerze, a on nagle pyta, czy się może zamknąć. Prawie nigdy go nie aktualizuję.
  3. Dlatego tak kocham swojego smartfona! Nic nie muszę z nim robić. On sam o wszystkim decyduje. Choć nie mam pojęcia, jak często się aktualizuje…
  4. Nie możemy w tym momencie przeprowadzić aktualizacji, gdyż zainstalowaliśmy nowy system ewidencji czasu pracy. Powiedziano mi, że nie będzie on działał z nową wersją.

Odpowiedź: przeprowadzaj aktualizacje regularnie!

Proszę Cię. ZAWSZE instaluj aktualizacje. Upewnij się, że używasz najnowszej wersji programów i aplikacji. Pozwól, że tak to ujmę: czy wymieniłbyś zamek w samochodzie, gdybyś  wiedział, że nie działa prawidłowo? Tak, na pewno byś to zrobił. W przypadku komputerów, ich aktualizacje najczęściej obejmują usuwanie błędów w funkcjonowaniu, a nawet luk bezpieczeństwa. Lecz pamiętaj, żeby na wszelki wypadek zrobić kopie zapasowe danych, zanim przeprowadzisz aktualizację. A jeśli chcesz uniknąć związanych z tym problemów, skorzystaj z profesjonalnego rozwiązania w chmurze, które zatroszczy się i o aktualizację i o kopie zapasowe. Takiego jak na przykład MoneyPenny.

Prywatność danych biznesowych

Zdjęcie: vege / stocks.adobe.com

Bezpieczeństwo Twoich danych firmowych to także nasza sprawa.

Aby ułatwić Ci życie, wszystkie procesy zintegrowaliśmy w jednej aplikacji – od fakturowania, po rejestrację czasu i przetwarzanie płatności. A wszystko to z pełną kontrolą dostępu, inteligencją biznesową i systemem kopii zapasowych.

Dzięki naszym rozwiązaniom opartym na chmurze, wszystkie dane Twojej firmy są przechowywane w jednym miejscu: na wysoce chronionych serwerach w Szwajcarii, z wykorzystaniem standardów bezpieczeństwa szwajcarskiej bankowości.

Czy brzmi to zbyt pięknie, aby było prawdziwe? Sam spróbuj! Zupełnie za darmo, bez żadnych zobowiązań.


Również interesujące:


PCI DSS Merchant Compliance Certificate