iStock_000053584724_small

Doskonały kosztorys

11/02/2016

Otrzymałeś od klienta prośbę o wycenę – dowiedz się, jak utworzyć doskonały kosztorys i mieć pewność, że właściwie oceniłeś  ilość czasu potrzebnego na wykonanie projektu lub usługi.

Często nam się to zdarza: Klient ma dla nas ciekawe zlecenie – i chce, żebyśmy podali koszt jego wykonania. To wspaniała sytuacja, na ogół jesteśmy z tego bardzo zadowoleni (choć takie oferty najczęściej nadchodzą w nieodpowiednim czasie, czyli wszystkie w tym samym czasie – lecz to już całkiem inna historia). No dobrze. Klient ma dla nas zlecenie. Oczywiście, że chcemy się podjąć jego wykonania. I oczywiście, za jak najlepszą cenę. Lecz jednocześnie zdajemy sobie sprawę z tego, że najprawdopodobniej nasz szanowny klient rozmawiał już na ten temat z konkurencją. Oni również chcą dostać zlecenie. I oczywiście za jak najlepszą cenę. Co teraz? Być może twoja praca jest perfekcyjna – lecz to, czy otrzymasz zlecenie zależy od twojej wyceny. A stworzenie dobrego kosztorysu nie jest tak łatwe, jak się na pozór wydaje. Należy tutaj wziąć pod uwagę wiele czynników i odpowiedzieć sobie na kilka pytań.

Forma

Zacznijmy od najprostszego pytania: Jakie są wymagania formalne dla kosztorysu? Kosztorys jest właściwie bardzo podobny do faktury. To taka potencjalna faktura. Wymagania dotyczące doskonałej faktury obowiązują więc także podczas tworzenia kosztorysu: obydwa dokumenty powinny zawierać profesjonalnie wyglądający nagłówek z nazwą i adresem twojej firmy oraz nazwiskiem i adresem klienta lub danymi jego firmy. Przydatne jest także skrupulatne opatrzenie kosztorysu kolejnym numerem oraz datą przedstawienia oferty cenowej klientowi. Nie należy także zapominać o przyjacielskim powitaniu i słowach uznania, aby okazać szacunek dla klienta oraz dobre maniery. Jak dotąd, wszystko wygląda dość łatwo. Kolejna sprawa jest już kluczowa dla kosztorysu: szczegółowa lista usług i/lub produktów oraz ich szacunkowy koszt. Nie brzmi to bardzo skomplikowanie, prawda? Lecz wcale proste nie jest. Problem zaczyna się już zwykle przy szacowaniu ceny usług, których dotyczy zlecenie.

Usługi

Wycena usługi nie jest łatwa, gdyż przede wszystkim będziesz musiał podzielić każdą czynność wykonywaną dla klienta na małe jednostki, podlegające kalkulacji. Jednostkami tymi mogą być godziny, słowa lub zdjęcia – w zależności od tego, czym się zajmujesz. Być może powiesz: „Oh, nie przesadzajmy, to wcale nie takie trudne”. No dobrze. Wyobraź więc sobie, że jesteś tłumaczem. Idealny klient tak by opisał pracę, którą ci zleca: „Potrzebuję przetłumaczyć 500 słów na naszą stronę internetową, odbiorcami będą osoby koło trzydziestki, a tutaj jest załącznik z oryginalnym tekstem”. W tym przypadku utworzenie kosztorysu rzeczywiście nie przysporzy ci większych problemów. Lecz o wiele częściej klient powie tak: „Witam, chcemy przetłumaczyć naszą stronę internetową. Ile to będzie kosztować? Pozdrawiam, Klient Z Życia Wzięty”. Jedyna odpowiedź jaka przyjdzie ci do głowy to: „Skąd do diabła mam to wiedzieć?” Bo rzeczywiście, skąd możesz widzieć, ile słów zawiera strona klienta? Masz teraz dwie możliwości. Albo poprosisz klienta o bardziej szczegółowy opis zadania – co osobiście polecam, albo, z jakiegoś dziwnego powodu, być może nie chcąc zniechęcić klienta, sam zaczniesz liczyć słowa na jego stronie. W każdej zakładce, jaka się tam znajduje. Oczywiście nie liczysz ich dosłownie, są przecież programy lub dodatki przeznaczone do tego celu. Lecz mimo to może ci to zająć sporo czasu. Czasu, za który otrzymasz lub nie otrzymasz zapłaty, w zależności od tego, czy klient zaakceptuje kosztorys. Więc proszę cię o jedno: kiedy to tylko możliwe, proś klienta o jak najdokładniejszy opis zlecenia. Jeśli to naprawdę niemożliwe, szczerze polecam pracę za stawkę godzinową. Co prowadzi nas do kolejnego punktu, a mianowicie zarządzania czasem.

Zarządzanie czasem

Czas to pieniądz. Jeśli pracujesz w oparciu o stawkę godzinową, musisz sprecyzować, jak wiele godzin pracy poświęcasz danemu klientowi. Moja przyjaciółka udzieliła mi kiedyś świetnej porady: zawsze dodawaj 20% do szacunkowej oferty. Pamiętam, jak się oburzyłam! „To zwykłe oszustwo” – wykrzyknęłam. „W życiu bym tego nie zrobiła.” Ależ byłam wtedy młoda i głupia. Ponieważ po latach pracy w końcu zdałam sobie sprawę, że miała rację: wszystko zabiera o wiele więcej czasu, niż nam się wydaje. Wszystko. Zawsze. A więc w interesie twoim i twojego klienta jest realistyczne oszacowanie czasu przeznaczonego na zlecenie.

To samo dotyczy ogólnie zarządzania czasem. Jestem raczej ostrożna z podawaniem dnia dostawy – dzięki temu najgorsze, co może mi się przydarzyć, to to, że wykonam zlecenie za wcześnie. Za wcześnie! Tylko sobie wyobraź, jakie wrażenie zrobisz na kliencie. Dodatkowy czas możesz przeznaczyć na kontrolę jakości – to wcale nie takie złe, zwłaszcza z punktu widzenia klienta, zapewniam cię. Mimo to większość klientów chce, aby zlecenie było wykonane jak najszybciej, już teraz, a jeszcze lepiej na wczoraj. Jednak dobrzy klienci doceniają jakość i raczej wolą poczekać, aż zlecenie zostanie wykonane porządnie. Więc jeśli się zdarzy, że rzeczywiście nie będziesz mieć czasu, by wziąć zlecenie, bądź uczciwy i pozwól, aby wykonał je jeden z twoich kolegów po fachu. Większość klientów doceni także i to. A kto wie – może następnym razem to ty otrzymasz zlecenie, którego twój kolega nie mógł się podjąć.

Wycena

Teraz, kiedy już oszacowałeś, ile czasu i wysiłku będzie wymagało wykonanie zlecenia, przejdźmy to sedna sprawy. Wielki finał każdego kosztorysu: wycena. Jeśli nie masz wystarczająco doświadczenia, aby zaproponować własną cenę, poszukaj informacji w tym zakresie. Popytaj znajomych, sam poproś o kosztorys u konkurencji, sprawdź w zrzeszeniach profesjonalistów, poczytaj statystyki. Ludzie nie lubią mówić o swoich stawkach, lecz z pewnością uda ci się przynajmniej znaleźć zakres cenowy swoich usług. Nie zapomnij dostosować stawki do kraju, w którym prowadzisz działalność. Na przykład stawki w Szwajcarii są znacznie wyższe, niż w innych krajach Europy, lecz wynika to z kosztów utrzymania w Szwajcarii, które także są wyższe niż gdzie indziej. Weź pod uwagę podatki, koszty wynajmu, utrzymanie firmy i nie zapomnij uwzględnić ryzyka finansowego związanego z pracą freelancera. Może się zdarzyć, że z pełnym szacunkiem dla wolności i swobody, twój klient postanowi zwolnić się od finansowego obowiązku wobec ciebie, myśląc o swoim własnym długoterminowym bezpieczeństwie. Obowiązek zadbania o własne bezpieczeństwo spoczywa teraz na tobie. Pamiętaj o tym i zawsze bierz to pod uwagę.

A więc nie opuszczaj ceny za bardzo. Nie sprzedawaj tanio swojego talentu – jakość i profesjonalizm coś przecież znaczą. Większość z nas nie docenia wystarczająco własnej klienteli: zazwyczaj nie chcą oni kupować produktów wątpliwej jakości. Cena jest kluczowym czynnikiem, lecz nie jedynym.

Oczywiście, nie powinieneś się także cenić zbyt wysoko. Znajdź poziom cen odpowiadający twoim umiejętnościom i doświadczeniu. Nie zapominaj również o stałym dostosowywaniu ceny do zmieniających się okoliczności. Zdobywając z biegiem czasu doświadczenie, oferujesz pracę o wyższej jakości – twoi klienci na tym korzystają.

I ostatnia już sprawa, lecz nie mniej ważna: podczas tworzenia każdego kosztorysu wykazuj się jak  największą skrupulatnością. Tylko wtedy będą one doskonałe.

Pozdrawiam,

Moneypenny


Również interesujące: