Drodzy właściciele firm, porzućcie papierowe faktury!

21/02/2017

…a nie pożałujecie.

 

Jeżeli Twoja firma jest podobna do innych, na pewno wciąż marnujesz swój czas, pieniądze oraz zasoby naturalne na faktury papierowe. I to pomimo faktu, że korzyści płynące z e-fakturowania są niezliczone i stają się coraz bardziej oczywiste – a Ty dobrze o tym wiesz! Nadszedł już czas, by porzucić papierowe faktury. Czytaj dalej, a dowiesz się, jak dzięki fakturom elektronicznym możesz zaoszczędzić sporo pieniędzy. Lecz będzie tak tylko wówczas, gdy zabierzesz się za to w odpowiedni sposób.

Prawdziwy koszt faktury papierowej

Czy wiesz, ile tak naprawdę kosztują Cię tradycyjne faktury w formie papierowej? Pewnie nie wiesz – i nie ma w tym nic dziwnego. Nawet eksperci nie są zgodni co do rzeczywistych kosztów faktur papierowych, ich szacunki wahają się od 12 do 30 dolarów (Sterling Commerce) za fakturę. Nie jest łatwo obliczyć, ile tak naprawdę kosztuje faktura papierowa, ponieważ składają się na nią różne rodzaje kosztów: nie tylko koszty bezpośrednie, lecz także te ukryte… dobrze ukryte. Koszty, które Ty sam ponosisz jako właściciel firmy.

1. Koszty bezpośrednie

Zdjęcie biznesmena przy biurku

Koszty bezpośrednie związane z tradycyjnym fakturowaniem są dość oczywiste: papier, tusz, znaczki pocztowe. Wysyłając fakturę elektroniczną oszczędzasz na każdym z nich: nie potrzebujesz papieru, nie ponosisz żadnych kosztów związanych z drukowaniem i doręczaniem faktur. Elektroniczne faktury nie wymagają też nakładu prac ręcznych, takich jak na przykład wkładanie dokumentu do koperty – co może gdy się wydawać błahą czynnością, gdy robisz to jeden raz, lecz przy kilkudziesięciu fakturach okazuje się bezproduktywnym pochłaniaczem cennego czasu. Czasu, za który musisz zapłacić, bezpośrednio i pośrednio.

2. Koszty pośrednie

Koszty pośrednie to wszelkie wydatki przeznaczane na wykonanie zadania, takie jak na przykład płacenie pracownikowi za czas spędzony na wkładaniu dokumentów do kopert. Lub wprowadzanie danych niezbędnych do wystawienia faktury. Te pośrednie koszty są bardzo istotne. Faktura jest zawsze częścią procesu – dłuższego procesu, który obejmuje liczne etapy: od notowania danych klienta (nazwisko, adres), po wprowadzanie należnych kwot. Proces ten może być czasem bardzo skomplikowany. Jeżeli sprzedajesz towary, wszystko jest dość proste, lecz jeśli działasz w zakresie usług kreatywnych, staje się dużo trudniejsze. Lecz o tym za chwilę.

3. Koszty ukryte

Najciekawsze są koszty ukryte tradycyjnego fakturowania. Porównajmy na przykład czas, jaki Twoja faktura spędza na poczcie (zazwyczaj 2-3 dni) do czasu jej doręczenia droga elektroniczną (zazwyczaj 2-3 sekundy). Teraz wyobraź sobie, że w fakturze wystąpił jakiś błąd, klient ma zastrzeżenia i musisz ją wysłać ponownie. Korzystając z poczty elektronicznej, problem ten można rozwiązać w ciągu kilku minut. Tradycyjny sposób może zająć kilka tygodni. To samo dotyczy opóźnień w płatnościach: wysyłanie ponagleń na papierze jest nie tylko dużo droższe niż w wersji elektronicznej, lecz dodatkowo niepotrzebnie blokuje przepływ Twojej gotówki. Co w efekcie może prowadzić do kolejnych kosztów.

Korzyści e-fakturowania

Nie ma dwóch zdań: wystawianie i wysyłanie faktur w formie elektronicznej za pomocą inteligentnego narzędzia księgowego pozwala zaoszczędzić czas, pieniądze i ograniczyć liczne problemy. Faktury papierowe wiążą się z licznymi kosztami, a faktury elektroniczne z prawdziwymi oszczędnościami.

Oczywiste jest, że e-fakturowanie pozwala ograniczyć wydatki na papier, znaczki pocztowe i tusz. Lecz jest jeszcze jeden aspekt: brak konieczności użycia papieru przyczynia się do ochrony drzew, wody i energii, dzięki czemu Twoja firma staje się bardziej ekologiczna. Jest to coś, z czego należy być dumnym.

Jak już powiedzieliśmy, korzystanie z faktur elektronicznych oszczędza Twój czas (i czas Twoich pracowników) – można się z tego tylko cieszyć. Lecz prawdziwe korzyści z e-faktur często pozostają ukryte.

Fakturowanie elektroniczne to nie tylko dołączanie pliku PDF do maila. To znacznie więcej. Wypisanie faktury to tylko czubek góry lodowej – wszystko to, co dzieje się pod powierzchnią, jest niewidoczne. Cala praca potrzebna do wykonania produktu lub dostarczenia usługi, ewidencja kosztów i czasu pracy, przetwarzanie danych klientów, i – co nie mniej ważne – księgowanie wszystkich operacji: inteligencja biznesowa, podatki, przechowywanie danych.

Inteligentne fakturowanie elektroniczne daje Ci unikalną szansę, aby zautomatyzować cały proces kryjacy się za fakturowaniem – i na dostrzeżenie całej góry lodowej, od dołu do góry.

Nadszedł czas na inteligentne fakturowanie elektroniczne

Inteligentne fakturowanie elektroniczne to świadomość, że faktura nie jest ani początkiem, ani końcem procesu biznesowego.

Przyjrzyjmy się na przykład przepływowi pracy w MoneyPenny: najpierw tworzysz ofertę elektroniczną, następnie zostaje ona zatwierdzona przez klienta, po czym staje się projektem, nad którym możesz zacząć pracować. Rejestrujesz dokładnie czas, jaki Twoi pracownicy poświęcają na określone zadania w projekcie, na bieżąco ewidencjonujesz wydatki i od razu przypisujesz je do faktury powiązanej z danym projektem. A potem tylko klikasz odpowiedni guzik, a system wysyła fakturę do klienta – elektronicznie. Wszystkie płatności, nawet częściowe są automatycznie rejestrowane. W razie potrzeby wysyłane są grzeczne przypomnienia o opóźnieniach w płatności, a po otrzymaniu należnej kwoty faktury, zostajesz o tym natychmiast powiadomiony.

A co najlepsze: Nie musisz trzymać w szafie papierowych kopii dokumentów i martwić się o bezpieczeństwo swoich dokumentów księgowych. Wszystko jest w jednym miejscu, bezpiecznie przechowywane w chmurze. Wszystkie dane masz zawsze pod ręką, bez względu na to, kiedy ich potrzebujesz i są one zawsze aktualne: to prawdziwa korzyść płynąca z mądrego fakturowania elektronicznego.

A więc, drodzy właściciele firm: nadszedł czas, by porzucić faktury papierowe. Już teraz.


Również interesujące:


PCI DSS Merchant Compliance Certificate