Efektywność pracy bez maili: 5 powodów, dla których warto pozbyć się skrzynki odbiorczej

23/08/2016

Jak wiele maili trafia do twojej skrzynki odbiorczej każdego dnia? Z pewnością zbyt wiele. Najnowsze badania wykazują, że średnio spędzamy 3,1 godzin dziennie na korespondencję firmową, a kolejne 3,2 godziny na korespondencję prywatną. Dlatego coraz częściej właściciele start-upów oraz małych firm rezygnują po prostu z tego typu komunikacji. Przeczytaj artykuł, a dowiesz się, na czym polega polityka „bez maili” i dlaczego warto ją rozważyć.

Pełna skrzynka? Nigdy więcej!

Czy twoja skrzynka odbiorcza przypomina kosz przeładowany papierami? Jeśli tak, to jesteś w doborowym towarzystwie. Wielu z nas – długo po godzinach pracy, a często nawet w trakcie urlopu – toczy bezskuteczną walkę z uparcie przepełnioną skrzynką odbiorczą. Codzienne sprawdzanie i sprzątanie poczty nie jest zatem rozwiązaniem na dłuższą metę. Wszyscy przecież potrzebujemy czasem kilka dni wolnego, aby zachować motywację i kreatywność. Czy można więc coś z tym zrobić?

Polityka „bez maili”

Dokładnie to samo pytanie zadali sobie ludzie w firmie informatycznej Atos. Odpowiedź była prosta: należy pozbyć się maili. W roku 2011 rozpoczęli projekt Zero Email, który miał za zadanie zlikwidowanie bałaganu związanego z korespondencją mailową i zastąpienie jej dokładną i zorientowaną na cel komunikacją. Celu, jakim był zupełny brak maili nigdy nie udało im się w pełni osiągnąć, szczególnie w komunikacji z klientami. Lecz zgodnie z raportami firmy, liczba maili wysyłanych każdego dnia drastycznie zmalała, podczas gdy jednocześnie komunikacja uległa znacznej poprawie. Kilka innych firm próbowało pójść w ślady Atos i pozbyć się maili, z zadowalającym skutkiem. Zamiast korespondencji mailowej, firmy te korzystają teraz z takich programów jak Skype, Trello, Dropbox lub Slack, oraz – o czym nie należy zapominać – starej dobrej komunikacji ustnej. Kontynuuj czytanie, by dowiedzieć się, jakie pięć korzyści przynosi polityka „bez maili”.

1.Lepsza koncentracja

Przeciętny pracownik spędza sporą ilość czasu pracy na włączanie i wyłączanie skrzynki odbiorczej, czasami robiąc to dosłownie co kilka minut. Jest to oczywiście świetny sposób na rozpraszanie uwagi. Za każdym razem, gdy przenosimy uwagę z pracy na skrzynkę odbiorczą, powrót do przerwanego zadania zajmuje nam co najmniej kilka sekund. Praktycznie za każdym razem, gdy sprawdzamy maile, tracimy podwójną ilość czasu, który moglibyśmy spędzić na konkretnej pracy: po pierwsze faktycznie czytając maila, a po drugie – próbując skoncentrować się na nowo. Każda osoba, która chce pozbyć się kłopotu z mailami, musi dokładnie przeanalizować swoje zwyczaje związane z pracą. Wyobraź sobie, że mógłbyś sprawdzać swoją pocztę tylko dwa razy dziennie, a jednocześnie mieć pewność, że gdy zajdzie coś pilnego, informacja dotrze do ciebie za pomocą innego kanału. Wyobraź sobie tylko, ile konkretnej pracy byłbyś w stanie wykonać w tym czasie! Brak maili oznacza, że informacje przekazywane są w sposób precyzyjny – pod warunkiem, że zmiany zostaną wprowadzone rozważnie.

2. Komunikacja wielokanałowa

Pozbycie się komunikacji mailowej daje szansę na przemyślenie innych sposobów komunikacji. Na przykład aplikacja Slack umożliwia rozmowy w zorganizowanych grupach, co oznacza, że informacje przekazywane są błyskawicznie i docierają jednocześnie do wszystkich zainteresowanych osób. Koniec z przeciągającymi się w nieskończoność wymianami maili: CC, BCC oraz Re:RE:Re:Re:RE. Koniec ze sprzątaniem tego całego bałaganu zawalającego twoją skrzynkę. Zamiast tego masz konkretną rozmowę podczas spotkania online wszystkich zainteresowanych osób. Rozmowa skupia się na wybranym temacie, ekipa komunikuje się bezpośrednio, błyskawicznie i w pełnym skupieniu. Bez względu na to, gdzie znajdują się jej poszczególni uczestnicy – globalnie.

3.Korzystanie ze skutecznych narzędzi współpracy

Systemy szybkiego przesyłania wiadomości to nie tylko komunikacja, to także współpraca. Jeśli w nagłówku grupy online podasz temat, ty i twój zespól naprawdę zaczniecie ze sobą współpracować. Jak to niedawno ujął jeden z dziennikarzy New York Times: „Mam takie fajne uczucie intymności ze współpracownikami z drugiego końca kraju, to niemal zabawne”. A czuje się on tak dlatego, że dzięki zastąpieniu korespondencji mailowej aplikacją Slack, może teraz czytać, a nawet słuchać dyskusji, które nigdy nie byłyby dla niego dostępne, gdyby wciąż korzystał z maili. Krótko mówiąc: brak maili to więcej czasu, lepsza koncentracja oraz skuteczna współpraca. Co z kolei oznacza lepszą motywację i samopoczucie całego zespołu.

4.Zawsze na bieżąco

Dzięki temu, że indywidualne skrzynki mailowe zastąpione zostają konwersacją grupową, każdy jest o wszystkim informowany na bieżąco. Każdy uczestnik grupy ma wgląd we wszystkie wcześniejsze rozmowy, bez względu na porę dnia i lokalizację. Jeden z członków zespołu wyjechał na tygodniowy urlop, dłuższe wakacje lub jest nieobecny z innego powodu? To teraz żaden problem. W zespole pojawił się nowy pracownik? Wystarczy, że przeczyta wcześniejszą dyskusję, by zorientować się w temacie. Nikt o nikim nie zapomina przekazując maila kolejnym osobom, nikt nikogo złośliwie nie pomija. Koniec ze zgadywaniem, która informacja trafiła do kogo. A co najlepsze, koniec z kilkakrotnym przesyłaniem tego samego maila w postaci coraz dłuższego łańcuszka z danymi. Co daje nam kolejną korzyść.

5.Oszczędność miejsca

Nawet w cyfrowym świecie przestrzeń jest ograniczona. To prawda, że dodatkowe miejsce na dysku można teraz kupić taniej niż kiedyś, lecz mimo wszystko są to przecież pieniądze. Szczególnie jeśli zależy ci na oszczędności kosztów i bezpieczeństwie danych. A każda wiadomość to dane. Dane, których ciągłego przesyłania można uniknąć. Ten sam mail wysłany dziesięciu członkom zespołu musi zostać zapisany dziesięć razy, a nawet jedenaście, jeśli doliczyć mail w folderze „Wysłane”. Miejsce na dysku wiąże się z kosztami: zbędne dane zajmują miejsce, a to oznacza wydatki, których można uniknąć. Można je ograniczyć korzystając z systemu przekazywania wiadomości w chmurze: wszystkie wiadomości w obrębie grupy zapisywane są w centrali i dostępne w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca. Zminimalizowanie potrzeby przechowywania ogromnej ilości danych daje więc większą swobodę finansową. Kto nie chciałby z tego skorzystać?

Brak maili = totalna efektywność

Być może nadszedł już czas, aby pożegnać się z mailami. W przyszłości, skuteczna organizacja pracy prawdopodobnie nie będzie się opierała na korespondencji mailowej. Dlatego program MoneyPenny został tak zaprogramowany, by zapewniał bezpośredni dostęp do Slack & Co. Abyś mógł się skupić na konkretnej pracy. Nie na sprzątaniu bałaganu w skrzynce mailowej.


Również interesujące:


PCI DSS Merchant Compliance Certificate