Two colleagues wearing hardhats and yellow vests while discussing a project.

Faktura proforma – definicja i przykłady

18/07/2016

Faktura Proforma czy Faktura Pro Forma? Bez względu na to, jak zapiszemy jej nazwę, pytanie zawsze pozostaje to samo: czym jest faktura proforma? Kiedy i dlaczego jest stosowana? Jak powinna wyglądać? W poniższym artykule zebraliśmy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, by pomóc ci stać się profesjonalistą od faktur proforma.

Co to jest faktura proforma?

„Pro forma” dosłownie oznacza „dla formy”. Oznacza to, że faktura pro forma to faktura, która została wystawiona wyłączenie dla celów formalnych, jako poświadczenie wartości transakcji. W przeciwieństwie do prawdziwej faktury handlowej, odbiorca faktury pro forma nie jest zobowiązany do jej zapłaty, a osoba wystawiająca taką fakturę nie oczekuje płatności. Faktura proforma jest więc formą potwierdzenia zamówienia, za pomocą którego obydwie strony rejestrują i uzgadniają cenę oraz inne szczegóły dotyczące produktu. Należy jednak pamiętać: faktura pro forma to obowiązująca umowa, choć jej kwota może jeszcze ulec zmianie w finałowej transakcji sprzedaży.

Kiedy stosowana jest faktura pro forma?

Powiedzmy, że wysyłasz towary za granicę, lecz z pewnych powodów faktura handlowa nie jest jeszcze gotowa. Lub wysyłane towary będą dla odbiorcy darmowe, co może mieć miejsce, jeśli są one częścią procesu wymiany. Lub może chcesz po prostu dać swojemu zagranicznemu partnerowi biznesowemu prezent lub darmowe próbki swoich produktów. Faktura pro forma może być konieczna dla poświadczenia wartości tych produktów w urzędzie celnym, choć w większości z nich, oprócz faktury pro forma konieczne będzie także wypełnienie odpowiedniego formularza. W niektórych przypadkach faktura pro forma może również zastąpić wycenę towaru, lecz o tym później.

Faktura pro forma w handlu międzynarodowym

Jeśli potrzebujesz przykładowej faktury pro forma, to prawdopodobnie działasz na rynku międzynarodowym. To wspaniale! Lecz wszelkie opłaty celne, formularze i podatki, wysyłka i komunikacja często okazują się koszmarem. Możesz mi wierzyć, ja to wiem. Dlatego właśnie MoneyPenny została tak zaprojektowana, aby jak najbardziej uprościć międzynarodowy biznes. Czy wiesz, że MoneyPenny przelicza wszystkie znane waluty świata i mówi w wielu językach? Euro, dolar amerykański lub rubel: wybierz język i walutę, którą chcesz się posłużyć, a twoja faktura pro forma zostanie wystawiona w perfekcyjnym rosyjskim, polskim lub niemieckim, po wybranym przez ciebie kursie wymiany walut. Chcesz się dowiedzieć więcej? Poczytaj o biznesie międzynarodowym z MoneyPenny.

Prosta wycena sprzedaży dzięki fakturze pro forma

W niektórych przypadkach wycena sprzedaży lub kosztorys może zostać wystawiony w formie faktury pro forma. Choć wycena najczęściej przesyłana jest w formie listu biznesowego, to faktura pro forma także może służyć jako podstawa do negocjacji pomiędzy nabywcą a sprzedawcą.

Jeśli chodzi o wymagania formalne, to są one podobne do zwykłej faktury: należy podać dane kontaktowe, kwotę i wymagane daty. Dzięki MoneyPenny, możesz stworzyć wycenę sprzedaży w ciągu kilku sekund. Jednak, jak to już bywa z wszelkimi wycenami i kosztorysami, najtrudniejszym zadaniem będzie ustalenie odpowiedniej ceny produktu. Ile jest warta twoja praca? Jak wygląda to na tle twojej konkurencji? Aby przeczytać więcej na temat idealnego kosztorysu, kliknij tutaj.

Najlepsze przykłady i szablony faktur pro forma

Jak więc powinna wyglądać faktura pro forma? Generalnie musi ona spełniać podobne wymagania, jak zwykła faktura handlowa. Powinieneś podać nazwę i adres swojej firmy, a także dane nabywcy, szczegółową listę towarów lub usług, ich koszt oraz datę dostawy. Oprócz tego faktura pro forma powinna zostać opatrzona unikalnym numerem i – co bardzo ważne – należy podać datę jej wystawienia. Pełna kwota transakcji, VAT (jeśli obowiązuje) lub inne podatki, a także należna kwota – i gotowe. Nie, zaczekaj: musisz oczywiście wyraźnie zaznaczyć, że jest to „faktura pro forma”. Dużym tłustym drukiem na górze dokumentu.

Faktura pro forma z MoneyPenny

Aby jak najbardziej ułatwić ci wysyłanie faktur pro forma, stworzyliśmy uproszczoną organizację pracy. Musisz jedynie utworzyć fakturę, a następnie wysłać ją jako „Szkic”, aby jak za dotknięciem magicznej różdżki wyczarować piękną fakturę pro forma. Bez zamieszania, bez bólu głowy. To proste: każda faktura, jaką tworzysz ma najpierw status „szkicu”. Jeśli wyślesz ją jako szkic, automatycznie stanie się fakturą pro forma. Jeśli będziesz chciał ją zamienić na właściwą fakturę i otrzymać płatność, możesz to zrobić za pomocą jednego kliknięcia.

Ewidencja faktur pro forma

Prowadzenie skrupulatnej rejestracji faktur pro forma to bardzo skuteczne narzędzie planowania dla osób prowadzących własną działalność. To bardzo proste: ewidencjonując faktury pro forma, planujesz swoje dochody i wydatki na pewien okres czasu. Zaplanuj na przykład swoje przybliżone zarobki na przyszły miesiąc, tworząc faktury-szkice, a następnie oszacuj swoje wydatki. Ta-ram! Budżet na przyszły miesiąc gotowy: nawet przepowiadanie przyszłości to bułka z masłem!

Teraz, kiedy jesteś już ekspertem do faktur pro forma, mam nadzieję, że staną się one dla ciebie czystą zabawą. Tylko małe ostrzeżenie: twoja nowa specjalizacja jest faktycznie pro forma. Ponieważ z MoneyPenny jedyne, co musisz zrobić, to nacisnąć odpowiedni przycisk. To wszystko.

Trzymaj się i powodzenia w sprawnym odbieraniu płatności!

Pozdrawiam,

MoneyPenny


Również interesujące: