A cropped shot of a handsome businessman with colleagues requesting various things from himhttp://195.154.178.81/DATA/istock_collage/0/shoots/783044.jpg

Jak ustalać priorytety za pomocą 5 prostych pytań

19/07/2016

Jako przedsiębiorca często musisz podejmować błyskawiczne decyzje. Czasem masz wręcz wrażenie, jakby sytuacje awaryjne następowały jedna po drugiej, bez chwili przerwy. Od kogo więc najlepiej uczyć się postępowania w nagłych przypadkach, jak nie od pracowników pogotowia ratunkowego? Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak stanąć mocno na ziemi i odzyskać wolny czas dzięki wykorzystaniu biznesowego systemu oceny pilności sytuacji.

Prawidłowe ustalanie priorytetów

Życie przedsiębiorcy z pewnością może być fajne i satysfakcjonujące. Lecz częściej bywa po prostu wyczerpujące. Zdarzają się chwile, kiedy możesz mieć tego wszystkiego serdecznie dość: ciągłe wymagania, zadania, niekończące się pytania. Wiem, dobrze to znam – z autopsji. Lecz w takich chwilach przywołuję na myśl pogotowie i to, jak ocaliło mi ono życie. I wcale nie w sposób, jaki myślisz!

To co się działo w ubiegłym roku, tuż przed wprowadzeniem MoneyPenny na rynek, to było kompletne szaleństwo. I wtedy jeden ze znajomych opowiedział mi o systemie oceny ciężkości wypadków (ESI), którego używają lekarze i pielęgniarki pogotowia, aby zupełnie nie oszaleć w swojej pracy. Ponieważ – co oczywiste – muszą się oni mierzyć z nagłymi wypadkami każdego dnia. A jak to już bywa z wypadkami – są one niespodziewane i nieprzewidywalne. I na dodatek wszystkie z nich są oczywiście bardzo pilne. Więc jak należy postępować, gdy zdarzy się nagły wypadek? Lekarze i pielęgniarki muszą sobie radzić ze stresującym nawałem pracy każdego dnia – pomaga im w tym 5-stopniowa skala.

Triage w medycynie ratunkowej

Natychmiast po przybyciu na miejsce wypadku, zespół ratunkowy musi ocenić, jak pilnie każdy z poszkodowanych wymaga interwencji medycznej. Oceniane są pewne symptomy, a następnie ustalane priorytety. Zgodnie z procedurą ratunkową (ESI) wyróżnia się pięć grup poszkodowanych.

Grupa 1: Pomoc natychmiastowa – konieczna jest bezzwłoczna interwencja medyczna.
Grupa 2: Bardzo pilna – wysokie ryzyko pogorszenia się stanu zdrowia w przypadku braku interwencji.
Grupa 3: Pilna – stan poszkodowanego jest stabilny, wymaga on jednak kilku rodzajów interwencji.
Grupa 4: Mniej pilna – stan poszkodowanego jest stabilny, wymaga jednego rodzaju pomocy medycznej.
Grupa 5: Niepilna – stan poszkodowanego stabilny, nie wymaga interwencji medycznej.

Na podstawie medycznego systemu Triage, obmyśliłam swój własny system Triage dla biznesu, który nazwałam biznesowym systemem oceny pilności sytuacji. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej!

Biznesowy system oceny pilności sytuacji

Kiedy tylko pojawi się nowe zadanie do wykonania, nowe wymaganie lub pytanie, stosuję swoją własną wersję oceny ciężkości przypadku, zadając sobie pięć następujących pytań:

1.Czy jest to sprawa życia lub śmierci?

Czy moja firma poważnie ucierpi, jeśli natychmiast nie zareaguję na otrzymanego maila? Zazwyczaj odpowiedź brzmi nie. Lepiej więc nie odrywać się od zadania, nad którym pracuję obecnie. Wiadomość w skrzynce odbiorczej może poczekać na bardziej odpowiedni moment.

2.Czy stan mojej firmy pogorszy się, jeśli szybko się tym nie zajmę?

Lub inaczej: jakie jest ryzyko związane z odłożeniem sprawy na później? Czy ktoś z moich pracowników lub klientów będzie poszkodowany, jeśli nie zajmę się sprawą w ciągu najbliższej pół godziny? Bez względu na odpowiedź na to pytanie, przyjdź do pytania nr 3.

3.Kogo trzeba będzie zaangażować w załatwienie sprawy?

Jakie osoby i jakie środki będzie trzeba zaangażować, aby zbadać problem lub wykonać zadanie? To niezmiernie ważne pytanie, gdyż tutaj właśnie większość przedsiębiorców popełnia błąd: nie zlecają zadań innym. Albo wydaje im się, że nikt nie załatwi sprawy lepiej niż oni sami, albo ponieważ wszyscy inni członkowie zespołu są bardzo zajęci. Bez względu na motyw, prawdopodobnie nie jest to wcale prawdą.

Wróćmy na chwilę do zespołu pogotowia: chirurgowi od serca nawet przez myśl by nie przyszło, aby podjąć się zadania, które należy do anestezjologa lub nawet aby zrobić pacjentowi prześwietlenie. A teraz wróćmy do twojej firmy: kto jest odpowiedniejszą osobą, której należy powierzyć zajęcie się sprawą? Jeśli nie jest to jedna, lecz kilka osób, będziesz musiał pomyśleć o odpowiedniej organizacji pracy. Im więcej osób zamierzasz zaangażować, tym szybciej powinieneś ich o tym poinformować. Jeśli natomiast postanowiłeś zająć się sprawą osobiście, przejdź do pytania nr 4.

4.Ile czasu zajmie wykonanie zadania?

Czas jest twoim najcenniejszym zasobem, powinieneś go więc szanować. Spróbuj ocenić ramy czasowe dla każdego zadania. Zawsze pamiętając, że proste z pozoru zadania zajmują na ogół więcej czasu, niż nam się wcześniej wydawało. Bądź więc hojny – nie pożałujesz tego.

5.Jaki jest nieprzekraczalny termin dla nowego zadania?

Kiedy wykonanie zadania stanie się sprawą życia lub śmierci? Proszę, nie pozwól, aby sprawy zaszły aż tak daleko. Nie twórz niepotrzebnie przypadków o pierwszym stopniu pilności. Ważne jest, abyś miał pełną świadomość, kiedy jest ostateczny termin zajęcia się sprawą. Lepiej przesunąć go na nieco wcześniejszą datę i dać sobie pewien zapas czasu. Ponieważ, jak już dobrze wiesz, wszystko zawsze zajmuje więcej czasu, niż przypuszczasz. Naprawdę.

Następnie: przekaż innym swoje priorytety!

Na miejscu wypadku lub na pogotowiu, nikt nie lubi być zakwalifikowany jako pacjent 3 stopnia pilności – oznacza to czekanie, a to może być niezwykle męczące. Oczywiście, nikt nie chce również być pacjentem 1 stopnia. Długi czas oczekiwania, na jaki często są skazani pacjenci pogotowia, to z pewnością nie jest coś, co chciałbyś zaoferować swoim klientom lub pracownikom. Jako przedsiębiorca, będziesz musiał być bardziej wyrozumiały – ponieważ w przeciwieństwie do pacjentów na pogotowiu, twoi klienci wcale nie muszą czekać. Mogą po prostu pójść poszukać pomocy gdzie indziej. Tak więc pierwszą rzeczą, jaką robię po oszacowaniu stopnia pilności sprawy jest poinformowanie klientów i pracowników, czego mogą oczekiwać. Kogo muszę zaangażować w sprawę, ile czasu może to zająć oraz jaki termin został wyznaczony dla danego zadania.

Dzięki wykorzystaniu własnego systemu oceny pilności sytuacji, nie czuję się już jak pracownik pogotowia ratunkowego. Zamiast codziennie mierzyć się ze sprawami o najwyższym stopniu pilności, oddzielam sprawy rzeczywiście pilne od tych, które wcale takie nie są. Ustalam rozsądne terminy, dzięki czemu mogę się zrelaksować i zachować zdrowe zmysły. Tak właśnie się dzieje, kiedy zaczynasz pracować mądrzej.

Pozdrawiam

MoneyPenny


Również interesujące: