Program do liczenia godzin pracy

Program do liczenia godzin pracy: 6 najważniejszych funkcji

21/05/2017

Inteligentna ewidencja czasu pracy to coś więcej niż zapisywanie przepracowanych godzin. Program do liczenia godzin pracy ma pomóc Tobie i Twojemu zespołowi pracować bardziej efektywnie. Wykorzystywać przepracowany czas w najbardziej optymalny sposób i umożliwić balans pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym. Aplikacja do rejestracji godzin pracy może być świetnym narzędziem do tworzenia sprawozdań, które w dużym stopniu ułatwią Ci zarządzanie firmą. Ale…

Czy na pewno korzystasz z odpowiedniej aplikacji do liczenia godzin pracy?

Artykuł ten nie będzie kolejnym wpisem o tym, jak ważna jest rejestracja czasu pracy: z pewnością wiesz już na ten temat wystarczająco dużo. Nieprawda? Oj, w takim razie możesz szybko nadrobić zaległości! Tutaj masz jeden artykuł… a tutaj kolejny… i jeszcze jeden… A kiedy skończysz, wróć tutaj i sprawdź, czy rejestrujesz swój czas pracy we właściwy sposób oraz to, czy Twoja aplikacja posiada 6 najistotniejszych funkcji.

Funkcja 1 – Przypomnienia o zatwierdzaniu arkuszy czasu

Twoi pracownicy nie rejestrują czasu pracy? Zapominają o przedkładaniu tygodniowych raportów do zatwierdzenia? Masz w tej sytuacji dwie opcje. Jedną z nich jest całkowite zrezygnowanie z rejestracji czasu i poleganie na starym dobrym wzajemnym zaufaniu. Lecz to oznacza pożegnanie się z inteligencją biznesową. A także z automatycznymi rozliczeniami i inteligentnym zarządzaniem firmą. Lepiej skorzystaj z drugiej opcji: zacznij korzystać z programu do liczenia godzin pacy. Wybierz aplikację, która wysyła automatyczne przypomnienia o przesłaniu arkusza czasu pracy do zatwierdzenia. Taktowne przypomnienia zmobilizują członków Twojego zespołu do wysyłania arkuszy czasu pracy do zatwierdzenia, jeżeli jeszcze tego nie uczynili. Oczywiście wszystko to odbywa się automatycznie, a Ty nie musisz nawet kiwnąć palcem.

Co w sytuacji, gdy arkusze nie zostały przedłożone na czas ponieważ czas pracy w ogóle nie został zarejestrowany? To żaden problem. Tutaj właśnie przychodzi z pomocą funkcja nr 2.

Funkcja 2 – Przypomnienia o rejestracji czasu pracy

Nieoddanie arkusza pracy do zatwierdzenia to jedno, brak zarejestrowanego czasu to inny problem. Jak nakłonić pracowników, aby zawsze rejestrowali przepracowane godziny? To proste: wykorzystując automatyczne przypomnienia.

Tworzenie automatycznych przypomnień (zrzut ekranu MoneyPenny.me)

Anna nie przepracowała wymaganej liczby godzin? Spraw, by aplikacja przypomniała jej o rejestrowaniu wszystkich godzin pracy. Kierownik ekipy pracował przez 18 godzin bez przerwy? Musiał chyba zasnąć przy biurku! Automatyczne przypomnienie pozwoli mu poprawić błąd w arkuszu, a wysłane na w odpowiednim czasie przypomni o tym, żeby zrobił sobie przerwę. Najbardziej nowoczesne czasomierze pozwalają na ustalanie różnych zasad dla poszczególnych członków zespołu. Tak, aby mogli być traktowani jak istoty ludzkie, którymi są.

Funkcja 3 – Raporty tygodniowe

Okay, ta funkcja wydaje się banalna: przecież każda aplikacja powinna utworzyć tygodniowy arkusz czasu pracy, prawda? I tak rzeczywiście jest, większość z nich to potrafi. Lecz inteligentna ewidencja czasu na tym się nie kończy: powinna dać Ci ona wgląd w szczegółowe dane na temat projektów, obecności pracowników w pracy oraz tego, czy ich godziny będą rozliczane z klientem czy też nie. Jeżeli będą, to powinny one zostać automatycznie dodane do faktury powiązanej z danym projektem. Oczywiście, powinieneś także być w stanie wprowadzać zmiany lub dodawać czas ręcznie, jeśli o tym wcześniej zapomniano lub ewidencja była z jakiegokolwiek powodu niemożliwa. Takie szczegółowe raporty pomogą Ci zauważyć kto i kiedy pracuje efektywnie, a kto nie. Być może Samowi ukończenie tego samego zadania zajmuje więcej czasu o godzinie 14 niż o godzinie 16? Powiedz mu o tym, a być może wystarczy dopasować godziny pracy do jego rytmu dnia, aby stał się bardziej efektywny.

Funkcja 4 – Rejestracja godzin pracy w czasie rzeczywistym online

Czy Twoja firma wciąż jeszcze korzysta z arkuszy Excel lub przestarzałych kart pracy? Wielka szkoda: omija Cię tak wiele korzyści płynących z ewidencji czasu pracy online.

Wypróbuj Rejestrator Pracy Online za Darmo. Zarejestruj się już dziś! 

Na przykład tych, jakie może zaoferować inteligentny czasomierz rejestrujący przepracowane godziny i minuty z dowolnego miejsca i w dowolnym momencie. Nawet kiedy jesteś na Bahamach, a dzwoni Sam, aby pochwalić się, jak wiele zdołał zdziałać w ciągu ostatniego miesiąca. Chciałbyś zweryfikować, jak to się ma do jego arkuszy czasu. Wystarczy, że po waszej rozmowie zalogujesz się do aplikacji, rozpoczniesz rejestrację swojego czasu pracy i już możesz zacząć pracować.

Aplikacja mobilne działa wszędzie, nawet na Bahamach.

Funkcja 5 – Zaokrąglanie czasu

Czasem liczy się każda sekunda. A czasem lepiej jest, gdy zarejestrowane godziny pracy są przedstawione jako pełne liczby, z którymi łatwej jest dokonywać wszelkich obliczeń. Są projekty, przy których liczenie każdej sekundy po prostu nie ma sensu. Dlatego właśnie możliwość zaokrąglania przepracowanego czasu jest tak istotna. Dobre narzędzie do ewidencji czasu pracy powinno umożliwiać tworzenie odrębnych zasad zaokrąglania czasu dla wybranego projektu. Czasem wygodniej będzie zaokrąglić czas do 5 minut, a innym razem do pół godziny. Potrzebna jest Ci taka aplikacja, która sprosta Twoim potrzebom w danym momencie. A kiedy potrzeby te zmienią się, dostosuje się do nich. A nie na odwrót.

Funkcja 6 – Zespołowe Arkusze Czasu Pracy

Osobiście, najbardziej podoba mi się ostatnia funkcja aplikacji do pomiaru czasu pracy: arkusze zespołowe. Pozwalająca na podgląd tego kto, gdzie, kiedy i nad którym projektem pracuje i przedstawiająca to wszystko w formie jednego prostego arkusza. Umożliwiająca grupowanie danych według pracownika, klienta, projektu lub zadania. Funkcja, dzięki której efektywność Twojej firmy osiągnie wyższy poziom.

Raport zespołowy pozwala na szczegółowy podgląd Twego najcenniejszego kapitału (utworzony przez MoneyPenny.me)

Pamiętaj: Inteligentna rejestracja czasu to coś więcej, niż proste zapisywanie przepracowanych godzin. To możliwość kontroli nad tym, gdzie wydatkowane jest Twoje najcenniejsze i niezastąpione dobro: czas. Korzystaj z niego mądrze.

Co o tym sądzisz? Jaka jest Twoja ulubiona funkcja aplikacji do pomiaru czasu pracy?


Również interesujące:


PCI DSS Merchant Compliance Certificate