expense_tracking

Prosta ewidencja wydatków

16/02/2016

Czy notujesz skrzętnie wszystkie wydatki swojej firmy? Pozwól, że zgadnę: masz taki zamiar. Jeśli będziesz miał na to czas. Na razie, trzymasz wszystkie rachunki w pudełku po butach. Albo w szufladzie. A może tkwią ciągle w twoim portfelu?

Bez względu na to, jaki jest twój system przechowywania rachunków, pożegnaj się z nim. Mając możliwość ewidencjonowania wydatków w MoneyPenny, nie potrzebujesz już niczego więcej. Cykasz fotkę, pobierasz plik i gotowe: witamy w nowym świecie ewidencjonowania wydatków przez Internet.

Masz nowego klienta. Robisz zakupy niezbędne, aby wykonać dla niego projekt. Co się później dzieje z tymi rachunkami? Bądźmy szczerzy. Jestem pewna, że twoje intencje są jak najlepsze. Lecz leży mi na sercu twoje dobro. Oboje wiemy, że intencje zawsze będą tylko tym, czym są: dobrymi chęciami, a nie rzeczywistością.

Ewidencja wydatków bez papieru

Po co mi to? Ponieważ bierzesz udział w codziennym wyścigu szczurów, aby utrzymać swoją firmę. I czasem umykają ci ważne sprawy – jak na przykład ewidencjonowanie i rozliczanie wydatków. Dlatego pozwoliłam swojej cudownej ekipie na stworzenie jak najprostszego narzędzia do śledzenia wydatków: robisz zdjęcie, pobierasz plik i gotowe. Następnie możesz przypisać rachunek do odpowiedniego klienta, projektu czy zadania. Bez wysiłku, a co najważniejsze – bez papierkowej roboty.

Oszczędzaj czas i pieniądze

Czas to pieniądz. Dzięki ewidencjonowaniu wydatków z MoneyPenny, oszczędzasz obydwa. W ciągu kilku sekund możesz zarchiwizować każdy wydatek – od razu, na miejscu. Teraz możesz śledzić swoje wydatki o każdej porze, bez względu na to, gdzie się znajdujesz. A kiedy przyjdzie czas, aby rozliczyć się z klientem – jesteś gotowy: dołączasz rachunki do faktury klienta, oszczędzając sobie tym samym wiele czasu i męczących dyskusji na temat finansów.

Oszczędzaj na podatkach

Kiedy nadejdzie czas rozliczenia się z podatku, zaoszczędzisz wówczas jak nigdy dotąd. Odpowiednie odliczenia od podatku mogą sprawić sporą różnicę w twoim budżecie – nawet nie potrzebujesz konsultanta, aby być tego świadomym. Lecz z pewnością będzie on pod ogromnym wrażeniem, gdy zobaczy, jak doskonale zorganizowana jest twoja ewidencja wydatków. Jestem pewna, że on również z radością pożegna cały chaos papierowych rachunków, jaki panuje w twoim pudełku po butach. Zaproś po prostu swojego konsultanta (lub konsultantkę) na swoje konto MoneyPenny, aby miał szybki dostęp do twoich danych. A wszyscy wiemy, że zadowolony konsultant podatkowy to wielka korzyść dla twojej firmy.

Śledzenie wydatków związanych z podróżą

Jeśli już rozmawiamy o zadowoleniu: członkowie twojego zespołu będą z pewnością szczęśliwi, gdy szybko otrzymają zwrot kosztów związanych z podróżami służbowymi. Twój informatyk brał udział w zjeździe po drugiej stronie Atlantyku? Ludzie od marketingu pracują nad wielką kampanią promocyjną? A wszystko to, gdy ty jesteś na spotkaniu za granicą? Nie ma się czym martwić: MoneyPenny to asystentka, która zawsze jest pod opuszkami twoich palców. Przez cały czas. Wszyscy członkowie zespołu mogą rejestrować swoje wydatki online, przypisywać je do odpowiednich kategorii i klientów – zawsze i wszędzie. A w ostatecznym rozrachunku, każdy otrzyma swoje pieniądze znacznie szybciej.

Kalkulacja wydatków

A teraz najlepsze: masz pełną kontrolę nad kosztami. Zawsze i bez względu na to, gdzie jesteś. Nie musisz czekać do końca miesiąca, aż ludzie wszystko wyliczą. Zamiast tego, widzisz wszystkie koszty i wydatki na bieżąco, kiedy tylko chcesz je zobaczyć. Masz do nich natychmiastowy dostęp i od razu widzisz, jak opłacalne są wykonywane projekty. W razie potrzeby możesz od razu wprowadzić niezbędne cięcia kosztów – jeśli okaże się to niezbędne. Oczywiście takie ograniczenia w budżecie nie są przyjemne. Lecz czasami są konieczne, aby zapobiec najgorszemu. A dla firmy nie ma nic gorszego, niż przekroczenie budżetu.

Śledź swoje wydatki i oszczędzaj na budżecie

Lecz co zrobić w sytuacji, gdy nagle zdajesz sobie sprawę, że projekt zużywa więcej środków niż ich generuje? Pierwsza rzecz, którą możesz zrobić to zacisnąć zęby i wpisać projekt w koszty, być może jego wykonanie przynosi ci coś więcej niż tylko pieniądze. Jeśli możesz sobie na to pozwolić, to świetnie. Lecz najczęściej tak nie jest. Zamiast tego, często się zdarza, że praca nad projektem musi być kontynuowana, lecz albo kosztem jakości, albo wyższego rachunku dla klienta. Dla żadnej ze stron nie jest to przyjemne czy satysfakcjonujące rozwiązanie. Teraz, dzięki funkcji śledzenia wydatków w MoneyPenny, masz na to złoty środek: możesz od razu skontaktować się z klientem i wspólnie zastanowić się nad rozwiązaniem korzystnym dla was obu. Dzięki MoneyPenny nie musisz się obawiać takiej rozmowy – ponieważ wszystkie wyliczenia i rachunki masz przygotowane, bez wysiłku i od razu. Zobaczysz: warto będzie przeprowadzić taką rozmowę. Każdy na tym skorzysta.

Prosta ewidencja wydatków

Osobiście wierzę, że rozmowa w cztery oczy jest warta o wiele więcej, niż tylko przesłanie konkretnych obliczeń i danych. A dzięki wirtualnej Moneypenny, będziesz miał czas i energię potrzebne, aby skoncentrować się na sprawach najważniejszych. Takich jak lunch ze swoim ulubionym klientem, na który będziesz się mógł udać zupełnie zrelaksowany – ponieważ uważnie śledzisz wszystkie wydatki. Smacznego deseru!

Pozdrawiam,

Moneypenny


Również interesujące: