Zarządzanie zespołem wirtualnym

4 zasady efektywnego zarządzania zespołem wirtualnym – Wielki sekret ujawniony

15/11/2016

Dzień Dobry, ekipo! A może raczej Dobry Wieczór? Praca z zespołem rozlokowanym w kilku strefach czasowych staje się coraz bardziej powszechna. Twój programista może pracować na Węgrzech, ekspert od marketingu w Londynie, a księgowa pochodzić z Monachium: zespoły międzynarodowe – a zatem w głównej mierze wirtualne – przestały być już rzadkością. W przyszłości mogą stać się normą. Lecz efektywne zarządzanie zespołem wirtualnym nie zawsze jest łatwe. Znacznie różni się ono od zarządzania bardziej tradycyjnym zespołem – z jednym wyjątkiem…

Coworking czy praca zespołowa?

Co to jest zespół? Czym jest praca zespołowa? Widzę, że unosisz brwi ze zdziwieniem. Co za pytanie! Przecież każdy wie, na czym polega praca zespołowa! Może Cię to zaskoczyć (a może nie), że niektórzy ludzie wpisują w Google zapytanie „co to jest praca zespołowa”. Proszę odpręż mięśnie twarzy i zastanów się jeszcze raz. Naprawdę głęboko. Co definiuje zespół? Praca zespołowa zazwyczaj oznacza wspólną pracę nad tym samym projektem. Bez względu na to, w jakim stopniu jest ona skuteczna i udana, zespół to zespół, a praca zespołowa oznacza pracę razem.

Szukasz narzędzia do efektywnego zarządzania zespołem? Wypróbuj MoneyPenny. Przez 30 dni ZA DARMO!

Jeszcze do niedawna pracowanie w zespole automatycznie oznaczało wspólną pracę „w tym samym pomieszczeniu”: w tej samej geograficznie przestrzeni, gdzie można było porozmawiać, wymienić się pomysłami, wspólnie planować. Obecnie „wspólna praca” oznacza coś innego. Coś dużo głębszego. Pozwól, że ujmę to tak: pewnie słyszałeś już o centrach coworkingowych, gdzie freelancerzy i start-upy spotykają się, aby pracować w tym samym pomieszczeniu, oszczędzając w ten sposób na czynszu za wynajem biura. Coworkerzy pracują na tej samej przestrzeni, często bardzo blisko siebie. Lecz zazwyczaj wcale ze sobą nie współpracują. Dlatego taki system nazywa się coworkingiem, nie pracą zespołową. A teraz powiedz mi: czy coworkerzy pracują razem? Jako zespół? Zazwyczaj nie. Dlaczego? Ponieważ nie mają wspólnego celu. A to właśnie cel sprawia, że zespół jest zespołem.

Efektywna praca wirtualnego zespołu

Pracować razem jako zespół to jedno. Pracować razem jako zespół wirtualny to coś innego. Natomiast skutecznie pracować razem jako zespół wirtualny to jeszcze inna sprawa. Nieefektywna praca zespołowa przypomina coworking: pracowanie obok siebie, lecz bez wspólnego celu. Co samo w sobie nie jest złe, lecz zazwyczaj nie tego wymagasz od swojego zespołu. A już NA PEWNO NIE od swojego wirtualnego zespołu. Ponieważ członkowie zespołu wirtualnego już w samym swoim założeniu nie pracują obok siebie, o ile nie mają wspólnego celu.

Zasada nr 1 skutecznego zarządzania zespołem wirtualnym: Stworzenie wspólnego celu.

Członkowie Twojego wirtualnego zespołu nie mają wspólnego biurka ani automatu do kawy, wokół którego mogliby poplotkować. Nie mają ze sobą żadnego kontaktu, nic wspólnego – z wyjątkiem jednej rzeczy: pracują dla Ciebie. Przez większość czasu każdy z nich pracuje nad własnym zadaniem, często nie mając najmniejszego pojęcia o tym, czym zajmują się pozostałe osoby w ekipie. Więc proszę: przekazuj im swoje cele jasno. Ustalaj przejrzyste projekty i zadania. I zawsze upewnij się, że każdy w zespole wie, nad czym pracują jako ekipa. Wspólnie. (Na przykład może Ci w tym pomóc nasz inteligentny podgląd pracy zespołu. No co, tylko mówię… )

Jak zarządzać wirtualnym zespołem

Zarządzanie wirtualnym zespołem wydaje się proste: przypisujesz zadania odpowiednim osobom, osoby te wykonują zadania i dają Ci znać, gdy je ukończą. Bez przedłużających się spotkań, bez ukrytych (lub nawet jawnych) zatargów pomiędzy członkami ekipy, bez wszelkich osobistych problemów, z którymi często trzeba się borykać pracując z ludźmi. Lecz chwileczkę! Mimo że Twoja ekipa jest „wirtualna”, składa się ona przecież z prawdziwych osób. Prawdziwych ludzi ze wszelkimi problemami, które są nieodłączną częścią ludzkiego życia. Każdy z nich może się rozchorować, mieć czasem kiepski humor lub nawet czuć się urażony, kiedy zadanie, nad którym chciał pracować zostało przydzielone komuś innemu.

Zasada nr 2 skutecznego zarządzania zespołem wirtualnym: Nie zapominaj, że pracujesz z prawdziwymi ludźmi!

Jako prawdziwi ludzie, wnoszą oni także do Twojego zespołu wiele dobrego: współczucie, empatię, poczucie humoru. Jeśli chcesz stworzyć dla swojej ekipy efektywną przestrzeń do pracy, musisz im zapewnić miejsce, gdzie będą mogli to wszystko wyrazić. Miejsce, gdzie będą mogli odbyć pełną humoru dyskusję przez Skype, która niekoniecznie musi w całości dotyczyć pracy. Miejsce, gdzie będą mogli porozmawiać z Tobą osobiście o sprawach prywatnych, bez udziału osób trzecich w rozmowie. A nawet, gdzie będą mogli na kogoś lub na coś ponarzekać – aby potem wspólnie móc znaleźć rozwiązanie problemu.

Ekipy międzynarodowe

Praca z ekipą międzynarodową ma pewne wady, a najbardziej oczywistą z nich są strefy czasowe. Praca w godzinach od 9 do 17 zdecydowanie przechodzi już do lamusa, a przy zespole międzynarodowym jest ona wprost niewykonalna. Niemożliwa jest także rozmowa twarzą w twarz ze współpracownikami. Nawet ustalenie odpowiedniej godziny na konferencję Skype może nastręczać wiele problemów. Co więc robić?

Zasada nr 3 skutecznego zarządzania zespołem wirtualnym: Korzystanie z jednego (wyłącznie jednego!) narzędzia komunikacji.

Na początek, zorganizuj sposób komunikowania się w zespole. Zdecyduj się na jeden –  wyłącznie jeden – kanał komunikacji, ten sam dla całego zespołu. Lecz nie, nie mamy tu na myśli e-maili. Prawda jest taka, że wiele ekip międzynarodowych całkowicie przestało korzystać z poczty elektronicznej. Zamiast tego wykorzystują bardziej inteligentne narzędzia (np. Slack), które pozwalają na archiwizowanie i organizowanie dyskusji oraz rozpoczynania i zakończania ich wtedy, kiedy jest to dogodne dla członków zespołu. Ten wybrany jeden kanał komunikacji będzie pełnił funkcję wirtualnego biura, którego Twój zespół potrzebuje.

Dlaczego zespołom wirtualnym potrzebna jest chmura

Praca wirtualnego zespołu byłaby dosłownie niemożliwa bez tzw. chmury obliczeniowej, czyli po prostu chmury. Chmura pozwala stworzyć wspólną przestrzeń, na podobieństwo wirtualnego biura: znajduje się w niej wszystko, co potrzebne jest do funkcjonowania zespołu. Komunikacja, zarządzanie projektem, finanse, budżet, a nawet rejestracja czasu pracy i inteligencja biznesu: to wszystko znajduje się w chmurze, a każdy członek zespołu ma do niej w dogodnym dla siebie czasie.

Zasada nr 4 skutecznego zarządzania zespołem wirtualnym: Korzystanie z inteligentnej chmury.

Załóżmy, że Twój grafik komputerowy z Amsterdamu potrzebuje pewnych danych od księgowej z Honolulu, gdyż chce utworzyć imponujący wykres do prezentacji dla Twojego (bardzo drobiazgowego) guru od marketingu z Londynu. Gdyby nie chmura, rozmowy za pomocą poczty elektronicznej zajęłyby im mnóstwo czasu. Dzięki inteligentnym rozwiązaniom, jakich dostarcza chmura, każda z zainteresowanych osób ma dostęp do wszystkich potrzebnych plików w dowolnym momencie, wraz ze wszelkimi aktualizacjami i zmianami.

Zespoły wirtualne to przyszłość

Jeśli wierzyć ekspertom, przyszłość należy do ekip wirtualnych. Jako takie, wymagają one nowych metod zarządzania. Lecz jedno się nigdy nie zmieni: jest to fakt, że – tak jak każdy zespół – wirtualny zespół to prawdziwi ludzie pracujący razem.

Wielki sekret skutecznego zarządzania wirtualnym zespołem: Efektywna praca wirtualna jest możliwa pod warunkiem prawdziwej pracy zespołowej

To prawda, że ekipa wirtualna pracuje w wirtualnej przestrzeni, lecz wciąż jest ona jednak prawdziwym zespołem. Oto wielka tajemnica skutecznego zarządzania wirtualnym zespołem: wirtualna współpraca to prawdziwa współpraca! Tylko jeśli będziesz traktował swoich wirtualnych pracowników jak prawdziwych ludzi, którymi rzeczywiście są, możesz liczyć na to, że zadziała magia wspólnej pracy dla realizacji wspólnego celu, czyli praca zespołowa.

Życzymy powodzenia wszystkim prawdziwym zespołom!

Jeżeli szukasz narzędzia do efektywnego zarządzania zespołem, wypróbuj MoneyPenny. Przez 30 dni ZA DARMO!


Również interesujące:


PCI DSS Merchant Compliance Certificate