rsz_invoice

Идеальный счет

08/03/2016

Создание идеальных счетов — один из факторов, который поможет вашей компании выделиться из множества других. Если вы хотите, чтобы ваша компания отличалась профессионализмом, вам придется приложить немало усилий. И все будет зависеть не только от качественного и своевременного выполнения работы, но и от того, как вашу компанию воспринимают со стороны.

Создали ли вы тысячи счетов или работаете над созданием первого — примите наши поздравления! Вы заслуживаете вознаграждения за свою работу. Но знаете ли вы, как создать идеальный счет? Правильный счет, соответствующий требованиям законодательства?

Давайте начнем с основ. Все кажется очевидным, но поверьте, мне приходилось видеть такое… Прежде всего, у счета, как и у любого профессионального документа, должна быть профессиональная шапка, содержащая ваше имя (или название вашей компании), ваш адрес и, если возможно, логотип. Вот только следует воздержаться от причудливых творений в неоновых цветах, созданных при помощи панели WordArt. Если это единственный возможный способ добавления логотипа, лучше обойтись без него. Но об этом мы поговорим в другой раз, а сейчас не будем отклоняться от темы. Итак, в счете должна быть указана следующая информация:

  • ваш адрес;
  • адрес вашего клиента;
  • дата счета;
  • уникальный номер счета (обеспечивающий непрерывную нумерацию счетов);
  • суммы к оплате с отдельным указанием всех предоставленных товаров и (или) оказанных услуг;
  • ваши платежные реквизиты, например, счет PayPal, банковский счет и т. д.;
  • срок оплаты.

Вот основные моменты. Но что еще нужно для того, чтобы счет был юридически правильным? Ответ зависит от того, в какой стране вы работаете.

США

В США немного законодательных требований к счетам фрилансеров. Следует лишь знать, что вашему клиенту придется подать информацию об осуществленных в течение года платежах в вашу пользу в Налоговое управление США, которое затем свяжется с вами для заполнения определенной формы. Мой совет: не указывайте в счетах свой номер социального страхования, ведь вы не знаете, где в конечном итоге окажется ваш счет и кто его увидит. Тем не менее, возможно, вам однажды придется сообщить своему клиенту свой номер социального страхования, чтобы он смог подать необходимую информации о своих платежах.

Соединенное Королевство

В Соединенном Королевстве в счете непременно должно быть четко указано название документа — слово «счет» (invoice). Также должна присутствовать следующая информация:

  • уникальный идентификационный номер;
  • ваше имя (название вашей компании), адрес и контактная информация;
  • название компании и адрес вашего клиента;
  • подробная информация о товарах и (или) услугах, в отношении которых выставляется счет;
  • дата поставки товаров и (или) предоставления услуг;
  • дата счета;
  • сумма(-ы) к оплате;
  • сумма НДС (если применимо);
  • общая сумма задолженности.

Индивидуальные предприниматели должны указывать:

  • свое имя или используемое коммерческое обозначение;
  • адрес, по которому им могут быть доставлены юридические документы (в случае использования коммерческого обозначения).

Швейцария, Австрия, Германия

В немецкоязычных странах — Швейцарии, Австрии и Германии — схожие требования, за исключением того, что в этих странах нет правового основания для требования указания слова «счет» в документе. Если выставляющая счет сторона освобождается от уплаты НДС (а большинство фрилансеров освобождается), это должно быть прямо указано в счете (может, например, использоваться фраза Kein Ausweis von USt gem. § 19 Abs. 1 UStG в Германии или Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung в Австрии).

Электронный счет

Уже сегодня довольно широко используются электронные счета, которые заменяют собой бумажные. В действительности большинство из нас отсылает свои счета по электронной почте в виде PDF-документов. На протяжении некоторого времени (по крайней мере в Европе) такие документы должны были заверяться электронной цифровой подписью для гарантии того, что они не будут изменены после даты оформления. Теперь это не требуется. Тем не менее и сегодня можно распечатать счет, скрепить его печатью и хранить его в аналоговом архиве — хорошая и рекомендуемая практика для всех скептиков.

Неписаное правило

Не существует законодательных требований в отношении дизайна счета, но я даже не могу выразить словами, насколько важен привлекательный дизайн. А несколько теплых слов благодарности клиенту делают процесс выставления счетов интереснее, а мир — лучше.
Если вы позволите мне создавать для вас счета, я позволю вам выбирать дизайн. При этом, конечно же, вы сможете загрузить свой логотип и у вас будет возможность лично обратиться к своему клиенту.

Надеюсь, данный пост был вам полезен. Благодарю за внимание!

С уважением,
Манипенни


Также интересно: