26 секретов составления сметы проекта

Коммерческое предложение и смета проекта: 26 секретов составления

18/10/2017

Коммерческое предложение и смета проекта — какая между ними разница? Насколько обязывающей является смета проекта? Что означает временное сохранение права собственности? Узнайте все о составлении идеальных коммерческих предложений и смет проектов.

1. Цена предложения

Клиент хочет узнать вашу цену. Отлично! Вам нужно выслать ему смету проекта или коммерческое предложение. Нет ничего проще: все, что нужно, — взять подходящий шаблон и указать необходимые данные. Правильно? Нет. Ваша смета проекта или коммерческое предложение является фактором, определяющим, получите вы проект или нет, появится у вас новый клиент или нет. И дело не только в цене предложения. Профессиональное коммерческое предложение и профессиональная смета проекта отражают реалистичную цену и объем необходимых работ, написаны в дружелюбном тоне и не содержат юридических ошибок. Составить такой документ не всегда легко. Но не волнуйтесь: немного времени и сил — и вы научитесь составлять идеальные сметы проектов и коммерческие предложения. Пришла пора приобрести необходимые теоретические знания!

26 секретов составления коммерческого предложения

Профессиональное коммерческое предложение отражает реалистичную цену и объем необходимых работ, написано в дружелюбном тоне…
(Автор фотографии juefraphoto / stock.adobe.com)

2. Брендинг

Предоставление сметы проекта или коммерческого предложения часто является первым контактом с клиентом. Не упускайте возможность предстать в наилучшем свете! Логотип, дизайн, стиль текста — корпоративная идентичность начинается с мелочей. Сделайте свои сметы проектов / коммерческие предложения неповторимыми. Используйте для их составления инструмент, позволяющий включать элементы фирменного стиля. При первом же контакте показывайте своим клиентам, насколько сильно вы их цените!

3. Составные элементы сметы проекта

Чтобы смета проекта имела законную силу, в ней обязательно должны быть указаны идентификационные данные (имена и адреса) сторон сделки. Кроме того, необходимо включить следующие элементы (если, конечно, они не указаны в условиях использования вашего сайта):

  • подробное описание товаров и услуг;
  • количество и цена, скидки и привилегии;
  • стоимость доставки и упаковки, налоги;
  • время доставки;
  • условия оплаты;
  • меры, принимаемые в случае задержки доставки или приемки, ненадлежащей доставки или нарушений при оплате;
  • дата окончания срока действия (см. пункт «5. Дата окончания срока действия»);
  • место предоставления услуг / осуществления работ; компетентный суд; если необходимо, временное сохранение права собственности (см. пункт «18. Временное сохранение права собственности»).

 

4. Дисклеймер

В отличие от коммерческого предложения смета проекта не носит юридически обязывающего характера (см. пункт «17. Коммерческое предложение vs смета проекта»). Во избежание сложностей вы можете использовать в смете проекта дисклеймер или фразу типа «указанная в смете проекта цена подлежит уточнению». И если цену необходимо изменить, лучше связаться с клиентом заранее и уведомить его о необходимом изменении.

5. Дата окончания срока действия

В смете проекта / коммерческом предложении должен быть четко обозначен период действия. Если такой период не указан, смета проекта / коммерческое предложение действительно в течение по крайней мере 12 месяцев. Это значит, что клиент может ссылаться на информацию, указанную в смете проекта / коммерческом предложении, спустя год или более, несмотря на изменения в вашей ценовой политике, условиях доставки или даже изменение самого продукта.

6. Дружелюбность

Для большинства покупателей качество обслуживания не менее важно, чем привлекательная цена. Удачная смета проекта / коммерческое предложение должно быть профессиональным, выдержанным в вежливом тоне. Добавление нескольких дружелюбных, личных слов способно творить чудеса. И не забывайте проверять правописание: слова должны быть такими же правильными, как и цифры.

7. Генерация автоматизированных документов

Создание идеальных смет проектов / коммерческих предложений, безусловно, требует времени. Сэкономить немного времени вам поможет использование правильных инструментов. Если ваше предложение является частью единого бизнес-решения (см. пункт «9. Интеграция смет проектов»), например, соответствующие инструменты позволят вам увидеть, насколько точными были ваши сметы проектов в прошлом и что стоит исправить. Если у вас под рукой есть все необходимые данные, вы даже сможете генерировать автоматизированные документы. Главное, не забывайте добавлять к каждому из них несколько личных слов (см. пункт «6. Дружелюбность»).

8. Насколько обязывающей является ваша смета проекта?

По сути, смета проекта является ничем иным, как обоснованным предположением. Именно поэтому она не носит юридически обязывающего характера, в отличие от коммерческого предложения (см. пункт «17. Коммерческое предложение vs смета проекта»). Тем не менее как только клиент соглашается принять смету проекта, она становится договором. Во избежание конфликтов и проблем старайтесь делать сметы проектов настолько точными, насколько это возможно. А если необходимо вносить какие-либо изменения, связывайтесь с клиентами заранее.

9. Интеграция смет проектов

Как только смета проекта утверждена, вам нужно приступать к работе. Управление проектами, контроль рабочего времени команды, ведение учета и составление отчетов… Используя продуманный инструмент, позволяющий интегрировать сметы проектов во все ваши бизнес-процессы, вы сэкономите достаточно много времени и сил. Вы сможете превращать сметы в проекты, указывать задачи и определять цели, вести учет времени и выставлять счета при помощи одного приложения. Работать с продуманным приложением — одно удовольствие!

10. Оценка объема работ

26 секретов составления коммерческого предложения

(Фотография Кэрин и Уве Аннас (Karin & Uwe Annas) / adobe.stocks.com)

Чтобы смета проекта была максимально точной, необходимо оценить объем работ, который вам предстоит выполнить. Что для этого нужно? Какие фиксированные (например, стоимость материала, который вам понадобится) и переменные затраты вы понесете? Представьте себе все этапы выполнения работы и запишите их. И не забудьте учесть фактор Х (см. пункт «24. Фактор Х»).

11. Политика установления низких цен

Каков лучший способ получения работы? Предложение самой низкой цены? Конечно, нет. Стратегия установления низких цен практически никогда не является хорошей идеей, зато оказывает длительное негативное влияние на бизнес. Намного лучше включить в смету проекта несколько вариантов услуг и цен и позволить клиенту самому решить, сколько денег он хочет потратить (см. пункт «22. Варианты»).

12. Юридические заявления в коммерческом предложении

Юридические заявления в коммерческом предложении могут помочь вам избежать ряда непониманий и споров. Убедитесь в том, что в вашем предложении оговорены все существенные моменты, такие как время и способы доставки, срок действия предложения и условия платежа (см. пункт «3. Составные элементы сметы проекта»). Хорошей идеей также является ограничение собственной ответственности, к примеру, суммой заказа.

13. Коммуникация

Как только вы высылаете клиенту смету проекта, у него могут возникнуть вопросы или требования о внесении изменений. В идеале стоит сохранять переписку с клиентом для обеспечения возможности ее последующего использования. Продуманные инструменты для составления смет проектов автоматически сохраняют комментарии клиентов. Это упрощает коммуникацию, обеспечивает скорость и эффективность общения, а также избавляет вас от необходимости сохранения и систематизации тысяч электронных писем и сообщений из чата.

14. Необязывающий характер сметы проекта

Хотя смета проекта и не носит юридически обязывающего характера (см. пункт «17. Коммерческое предложение vs смета проекта»), вы можете взять на себя обязательства, используя фразы типа «гарантированная цена» или «итоговая цена в пределах х% от указанной в смете проекта». Коммерческое предложение, с другой стороны, практически всегда носит юридически обязывающий характер независимо от дисклеймеров.

15. Подтверждение заказа

Если клиент утверждает смету проекта, вы получаете заказ. Высылать подтверждение заказа необязательно, но настоятельно рекомендуется. Это способ подтверждения того, что все вовлеченные стороны готовы к началу работы. Для вас это также отличная возможность еще раз продемонстрировать клиенту свой профессионализм.

16. Определение цены

26 секретов составления сметы проекта

(Автор фотографии ehrenberg-bilder/stock.adobe.com)

Определение цены, безусловно, — главный аспект составления сметы проекта / коммерческого предложения. Не следует завышать цену, чтобы не отпугнуть клиента. С другой стороны, цена должна по меньшей мере превышать издержки (см. пункт «11. Политика установления низких цен»). Определить верную цену непросто. Если вы не обладаете необходимым опытом, вам понадобится провести исследование рынка. Выясните, что предлагают ваши конкуренты, оцените свои навыки и качество своего продукта, прежде чем устанавливать цену.

17. Коммерческое предложение vs смета проекта

Коммерческое предложение — это предложение с фиксированной ценой, которая не подлежит изменению после принятия предложения клиентом, даже если на выполнение работы у вас уйдет больше времени, чем вы рассчитывали. Смета проекта, с другой стороны, — это предположение (хотелось бы надеяться, что точное) в отношении затрат и необходимого на работу времени. Поэтому смета проекта не носит юридически обязывающего характера и может быть изменена. Тем не менее если необходимо внести в смету проекта изменения, обязательно обсуждайте их с заказчиком. Это поможет завоевать его доверие и избежать споров.

18. Временное сохранение права собственности

Целью временного сохранения права собственности является гарантия того, что продаваемые вами товары останутся в вашей собственности до того, как покупатель выполнит указанные в коммерческом предложении или счете обязательства (обычно произведет оплату). Временное сохранение права собственности довольно распространено во многих странах. Внесите соответствующий пункт в коммерческое предложение или смету проекта, если хотите воспользоваться таким правом.

19. Образцы и шаблоны

В Интернете можно найти немало шаблонов коммерческих предложений и смет проектов. Но помните: ваше предложение — это визитная карточка вашего бизнеса, только играет намного более важную роль. Создайте для себя уникальные шаблоны смет проектов и коммерческих предложений с элементами фирменного стиля. А лучше используйте инструмент, который позволяет интегрировать сметы проектов во все ваши бизнес-процессы (см. пункт «9. Интеграция смет проектов»).

20. Налоги

Как составить удачную смету проекта

(Автор фотографии Aycatcher / adobe.stocks.com)

Налоги — часть любого предложения. Убедитесь в правильности указываемого НДС, чтобы клиенты знали чего ожидать. А если вы будете использовать продуманное решение для бизнеса, когда придет время подачи налоговой декларации, все необходимые данные будут у вас под рукой.

21. Непредвиденные расходы

Никто не идеален, и порой невозможно заранее оценить все расходы. Обсуждайте с клиентами все изменения цены в случае возникновения непредвиденных ситуаций. Ставьте клиентов в известность о необходимости и сути изменений; если нужно, высылайте им новые сметы проектов. Не забывайте про фактор Х (см. пункт «24. Фактор Х»).

22. Варианты

Включение нескольких вариантов в смету проекта или коммерческое предложение обусловливает гибкость и является отличным инструментом увеличения продаж. Подумайте о различных сценариях осуществления проекта и включите в смету дополнительные варианты с разными ценами.

23. Составление счета

Сначала составляется смета проекта, а затем счет. Продуманный инструмент позволит вам превратить смету проекта в счет за считанные секунды (см. пункт «9. Интеграция смет проектов»). Использование такого инструмента позволит вам не только экономить время, но и анализировать качество прошлых предложений. Насколько точными были ваши предложения? Что можно улучшить в следующий раз? Продуманные отчеты помогут вам быстрее создавать более качественные сметы проектов.

24. Фактор X

Жизнь непредсказуема, равно как и ход выполнения проектов. Защитите себя и своих клиентов от неприятных сюрпризов. Увеличьте цену на 5—10%, обозначив пункт как «дополнительные расходы». В идеале вы сможете приятно удивить клиента, выставив счет на меньшую сумму, чем предполагалось. В действительности же фактор Х скоро получит более определенное название, которое вы сможете указывать в сметах проектов.

25. Иены и юани

Вряд ли вы сможете выставлять счета иностранным клиентам в валюте своей страны. Если возникает необходимость работы с иностранными валютами, некоторые предпочитают отступить. Но теперь в этом нет необходимости: продуманные инструменты для создания смет проектов позволяют переключаться между различными валютами, конвертировать их согласно курсам дня и выставлять клиентам счета в иностранной валюте.

26. Дзэн

Дзэн — это состояние абсолютного блаженства. Это состояние, которого вы достигаете, когда полностью погружаетесь в проект, когда работаете с энтузиазмом. Составление удачной сметы проекта — ваша отправная точка. Интеграция смет проектов во все ваши бизнес-процессы даст вам время и силы не только своевременно выполнять работу, но и делать это с удовольствием.

 


Также интересно:


PCI DSS Merchant Compliance Certificate