Научитесь расставлять приоритеты, отвечая на 5 простых вопросов

Научитесь расставлять приоритеты, отвечая на 5 простых вопросов

30/08/2016

Вам как предпринимателю наверняка иногда приходится принимать множество решений в течение очень короткого промежутка времени. Возможно, вам порой кажется, что чрезвычайные ситуации следуют одна за другой. Дочитав данный пост, вы узнаете, как в таком случае не сойти с ума и вернуть свою жизнь в нормальное русло при помощи разработанного мной показателя экстренности, способствующего сохранению предпринимательской эффективности.

Правильная расстановка приоритетов

Жизнь предпринимателя полна веселых и запоминающихся моментов. Но порой она может быть истощающей. Бывают ситуации, когда всё начинает раздражать: кажется что новые задачи и вопросы сыпятся как из рога изобилия. Мне это знакомо. Я не раз бывала в таких ситуациях. Спасение я нашла в отделении скорой медицинской помощи (СМП), но помогло мне вовсе не лечение!

В прошлом году, как раз перед запуском приложения Moneypenny.me, когда жизнь совершенно вышла из колеи, один мой друг рассказал мне о показателе потребности в оказании неотложной помощи, который используют врачи и медсестры, работающие в отделениях СМП. Работники отделений СМП ежедневно справляются со множеством чрезвычайных ситуаций. Каждый случай в таких отделениях неожиданный и непредвиденный. И кажется, что все они требуют неотложного внимания. Чтобы ежедневно справляться с рабочей нагрузкой такой высокой интенсивности врачи и медсестры разделяют все случаи на 5 категорий.

Категоризация случаев в отделениях СМП

При поступлении больного врачи оценивают экстренность ситуации на основании имеющихся у пациента симптомов и расставляют приоритеты. Согласно показателю потребности в оказании неотложной помощи выделяют 5 уровней экстренности.

  • Уровень 1. Немедленно. Необходимо немедленное вмешательство для спасения жизни.
  • Уровень 2. Остро необходимо. Высокий риск ухудшения состояния или признаки прогрессирующих со временем проблем.
  • Уровень 3. Срочно. Состояние стабильное, для установления диагноза и лечения необходимо проведение нескольких исследований/процедур.
  • Уровень 4. Менее срочно. Состояние стабильное, понадобится предположительно одно исследование / одна процедура.
  • Уровень 5. Не срочно. Состояние стабильное, никакие исследования/процедуры не требуются.

На основании медицинской модели категоризации случаев в отделениях СМП я разработала собственный алгоритм категоризации чрезвычайных ситуаций, в основе которого показатель, который я назвала показателем экстренности, способствующим сохранению предпринимательской эффективности. Читайте дальше, чтобы узнать больше!

Показатель экстренности, способствующий сохранению предпринимательской эффективности

Когда на горизонте появляется новая задача или вопрос, я использую собственную систему оценки неотложности задачи или вопроса и задаю себе 5 приведенных ниже вопросов.

1. Это вопрос жизни и смерти?

Сильно ли пострадает мой бизнес, если я не отреагирую на сообщение сразу же? Обычно ответ на этот вопрос отрицательный. И в таком случае лучше продолжать работать над уже начатой задачей, а рассмотрением нового сообщения заняться тогда, когда вы будете к этому готовы.

2. Если я не отреагирую в кратчайшие сроки, скажется ли это негативным образом на моем бизнесе?

Иными словами, какие риски сопряжены с отсрочкой выполнения задачи / решения вопроса? Пострадают ли члены моей команды или мои клиенты, если я не приступлю к выполнению задачи / решению вопроса в ближайшие полчаса? Каким бы ни был ответ, необходимо также сразу ответить на вопрос номер 3.

3. Кого необходимо будет привлечь к выполнению задачи / решению вопроса?

Кто мне нужен, что мне нужно для изучения проблемы / выполнения задачи? Это решающий вопрос, ведь основная ошибка предпринимателей — отсутствие делегирование полномочий. Возможно, вы не делегируете полномочия потому, что не верите, что кто-то еще справится с выполнением стоящих перед вами задач; или потому, что у всех и так слишком много работы… Какова бы ни была причина, вы, скорее всего, ошибаетесь.
Вспомним отделение СМП: кардиохирург никогда даже не подумает о выполнении работы анестезиолога, никогда не пойдет делать рентген… А теперь вернемся к вашему бизнесу: кому на самом деле следует заняться решением возникшей проблемы? Если понадобится привлечь не одного, а нескольких человек, вам следует приступить к решению вопроса как можно скорее: чем больше людей нужно будет привлечь, тем раньше стоит начать с ними разговаривать. Если же вы все будете делать сами — переходите к вопросу 4.

4. Сколько времени понадобится для выполнения задачи / решения вопроса?

Время — ваш самый ценный ресурс, и вам следует относиться к нему с уважением. Старайтесь оценивать, сколько времени понадобится для решения каждой задачи. И всегда помните: обычно на выполнение задач уходит больше времени, чем планировалось. Отводите для решения задач немного больше времени, чем, как вам кажется, вам понадобится. Вы об этом не пожалеете!

5. Каков последний срок выполнения задачи / решения вопроса?

Когда возникший вопрос станет вопросом жизни и смерти? Не позволяйте ситуации заходить слишком далеко. Не создавайте чрезвычайные ситуации, требующие немедленного решения. Трезво оценивайте, каков последний срок выполнения задачи / решения вопроса. И смещайте срок выполнения задачи / решения вопроса на более раннее время. Не забывайте, что всё обычно занимает больше времени, чем планировалось.

Информирование о результатах расстановки приоритетов

В случае попадания в отделение СМП вы вряд ли захотели бы, чтобы ваш случай отнесли к третьему уровню экстренности: ожидание в такой ситуации чудовищно. Хотя, кончено же, попадание в категорию первого уровня экстренности вряд ли чем-то лучше. Однозначно одно: ожидание удручает не только людей, попадающих в отделения СМП, но и ваших клиентов / членов команды, особенно в условиях чрезвычайной ситуации. Будучи предпринимателем, вы не должны заставлять клиентов ждать, ведь в отличие от пациентов отделений СМП, клиенты могут уйти и обратиться за помощью к кому-нибудь другому. Именно поэтому после оценки задачи с использованием показателя экстренности, способствующего сохранению предпринимательской эффективности, я сообщаю клиентам и членам своей команды, чего им следует ожидать: кто будет привлечен к выполнению задачи, сколько времени может понадобиться и каков крайний срок выполнения задачи.

Благодаря показателю экстренности, способствующему сохранению предпринимательской эффективности, моя жизнь больше не похожа на жизнь сотрудников отделения СМП. Я теперь с легкостью отличаю действительно чрезвычайные ситуации от кажущихся таковыми. Я определяю крайний срок для выполнения каждой задачи, разумно распределяю свое время и живу без стресса. Это и называется работать с умом.

С уважением,
Манипенни


Также интересно:


PCI DSS Merchant Compliance Certificate