Бумажный счет vs электронный счет

Уважаемые бизнесмены, откажитесь от бумажных счетов!

08/08/2017

Вы не пожалеете.

Большинство предприятий выставляет бумажные счета, понапрасну тратя время, деньги и природные ресурсы. А ведь у электронного выставления счетов множество преимуществ, его возможности постоянно расширяются. И все это знают! Пришло время распрощаться с бумажными счетами! Читайте дальше, и вы узнаете, как электронное выставление счетов поможет вам сократить расходы. Главное, всё делать правильно.

Реальная стоимость бумажного счета

Знаете ли вы, во сколько вам обходится старый добрый бумажный счет? Наверняка, нет. И это не удивительно. Даже специалисты не могут определить точную стоимость бумажного счета и называют различные цифры в пределах от 12 до 30 долл. США (по данным компании Sterling Commerce). Рассчитать количество денег, которое вы тратите на счет, довольно сложно. Это связано в первую очередь с необходимостью учета нескольких видов затрат: прямых, косвенных и скрытых.

1. Прямые затраты

Paper Invoice vs electronic invoice

Статьи прямых затрат на выставление бумажных счетов вполне очевидны: бумага, чернила и почтовые расходы. Выставление электронных счетов избавит вас от всех статей вышеуказанных расходов: вам не нужна будет бумага, вы сможете забыть о расходах на печать и почтовых расходах. Выставление электронных счетов также избавит вас от определенного количества ручного труда (вкладывание одного счета в конверт, конечно, занимает совсем немного времени, но задумайтесь, сколько времени тратится впустую на вкладывание, скажем, сотни счетов). Времени, за которое вы платите, будь то прямые или косвенные затраты.

2. Косвенные затраты

Косвенные затраты — все затраты, сопряженные с выполнением задачи, такие, например, как плата сотруднику за вложение бумажных счетов в конверты. Или ввод всех данных, необходимых для составления счета. Косвенные затраты имеют большое значение. Выставление счета — часть процесса, включающего множество шагов от сбора данных клиента (имя, адрес) до указания подлежащих уплате сумм. Если вы продаете товары, указанный процесс может быть довольно простым; если вы предоставляете творческие услуги — всё может быть сложнее.

3. Скрытые затраты

Скрытые затраты — самый интересный аспект выставления бумажных счетов. Задумайтесь о том, сколько времени занимает доставка бумажного счета почтой (обычно 2—3 дня) и сколько времени необходимо для доставки электронного счета (обычно 2—3 секунды). А теперь представьте, что что-то пошло не так, клиент стал оспаривать счет и вам необходимо выслать новый. В случае электронного выставления счетов, ситуация может быть разрешена в течение нескольких минут. В случае использования бумажных счетов вам может понадобиться несколько недель. То же касается и просрочки платежей: отправка бумажных напоминаний об оплате не только более затратна, но также может приводить к нежелательному ограничению движения ваших денежных средств. А это, в свою очередь, может стать причиной дополнительных расходов.

Преимущества электронного выставления счетов

Всё очевидно: выставление электронных счетов с помощью продуманного инструмента для ведения учета позволяет экономить значительное количество времени и денег. А также избегать множества проблем. Выставление бумажных счетов сопряжено со значительными издержками, выставление электронных счетов — с реальной экономией.

E-invoicing made easy

Электронное выставление счетов позволяет сокращать расходы на бумагу, почтовые марки и чернила. Более того, отказываясь от использования бумаги, вы сохраняете деревья, воду и энергию, что приводит к уменьшению углеродного следа вашего бизнеса. И этим можно гордиться!

Электронное выставление счета — это не только прикрепление pdf-документа к электронному письму. Это нечто большее. Указание необходимых данных в счете — лишь вершина айсберга. Подводная же, невидимая часть айсберга — в получении таких данных. Учет задач и проектов, выполняемых для создания продукта или оказания услуги; учет расходов и рабочего времени, обработка данных клиентов; ведение бухгалтерского учета (включающее использование бизнес-интеллекта, работу с налогами, обеспечение хранения данных — все эти процессы можно автоматизировать, если использовать продуманный инструмент для электронного выставления счетов.

Использование продуманного инструмента для электронного выставления счетов

Если вы используете продуманный инструмент для электронного выставления счетов, вы знаете, что выставление счета не является ни началом, ни окончанием бизнес-процесса.

 

Create an Invoice with MoneyPenny

 

Посмотрим, к примеру, как выглядит рабочий процесс с приложением MoneyPenny. Первым делом вы создаете электронное предложение. После утверждения вы превращаете предложение в проект и приступаете к работе. Вы отслеживаете рабочее время команды и ведете учет расходов, которые автоматически включаются в счет по проекту. А потом вы просто нажимаете кнопку — и система отправляет электронный счет клиенту. Все платежи, в том числе частичные, автоматически регистрируются. При необходимости клиентам отправляются напоминания о платежах, а вы получаете уведомления о поступлении подлежащих уплате сумм.

Только подумайте: вам не придется хранить в папках бумажные копии или волноваться о сохранности счетов. Вся информация будет надежно храниться в облаке. Все ваши данные всегда будут у вас под рукой, вся информация всегда будет актуальной. В этом-то и заключается настоящее преимущество продуманного инструмента для электронного выставления счетов.

В общем, пришло время распрощаться с бумажными счетами. И вы можете сделать это прямо сейчас!

 


Также интересно:


PCI DSS Merchant Compliance Certificate