отказ-от-электронной-почты

5 причин отказаться от электронной почты

26/09/2016

Сколько электронных сообщений вы получаете каждый день? Думаю, довольно много. Согласно проведенному недавно исследованию, мы ежедневно тратим 3,1 часа на деловые письма и еще 3,2 часа на письма, посвященные личным вопросам. Именно поэтому многие предприниматели и владельцы стартапов сегодня отказываются от электронной почты. Читайте дальше, и вы узнаете, как можно обходиться без электронной почты и в чем преимущества такой политики.

Слишком много входящих писем? Пора это остановить!

Вам кажется, что вы получаете слишком много электронных писем? Вы не одиноки. Многим из нас приходится возиться с электронными ящиками после окончания рабочего дня и даже во время отпуска, чтобы хоть как-то сдерживать поток входящих писем. А ведь это совсем не рационально. Нам всем нужно отдыхать, чтобы хорошо работать, быть креативными и целеустремленными. Что же делать в такой ситуации?

Отказ от электронной почты

Этот же вопрос задали себе сотрудники компании Atos — и решили отказаться от электронной почты. В 2011 году компания запустила проект Zero Email («Ноль электронных писем»), чтобы заменить неконтролируемый поток электронных сообщений целенаправленным общением. Цель проекта — полный отказ от электронных писем — так и не была достигнута. Особенно часто электронная почта использовалась для осуществления внешней коммуникации — для общения с клиентами. Тем не менее, согласно отчетам компании Atos, количество ежедневно отправляемых электронных писем значительно сократилось, а коммуникация в целом стала более эффективной. Некоторые другие компании также попробовали избавиться от электронной почты, и большинство из них остались довольны результатами. Вместо электронной почты сотрудники таких компаний теперь пользуются корпоративными мессенджерами, например, SkypeTrelloDropbox или Slack, и, конечно же, не забывают о старом добром личном общении. Читайте дальше, и вы узнаете, каковы 5 основных преимуществ отказа от электронной почты.

1. Большая концентрация внимания

Среднестатистический работник практически весь рабочий день периодически проверяет свою рабочую почту, порой заглядывая в папку с входящими письмами каждые несколько минут. А значит, у такого сотрудника просто нет возможности сконцентрироваться на выполняемых задачах. После проверки (пусть даже очень быстрой) папки с входящими письмами нам требуется несколько секунд, чтобы вернуться к начатой ранее работе. Иными словами, каждый раз, когда мы отвлекаемся на проверку электронной почты, мы тратим время не только на саму проверку, но и на то, чтобы вновь сконцентрироваться на выполняемой задаче. Все, кто избавится от электронной почты, смогут больше времени посвящать непосредственно работе. Только представьте, что сможете проверять входящую почту всего два раза в день (зная, что по-настоящему важные вопросы будут направлены вам по другим каналам)! Только представьте, насколько больше задач вы сможете выполнить! При правильном выборе альтернативных каналов передачи информации отказ от электронной почты приводит к повышению эффективности.

2. Использование различных каналов коммуникации

Отказ от электронной почты позволяет по-новому взглянуть на используемые каналы коммуникации. Такие приложения, как Slack, позволяют отправлять сообщения целым группам людей, а значит, обеспечивают одновременно быструю и направленную передачу информацию. Больше никаких копий писем, скрытых копий писем, раздражающе длинных цепочек писем. Больше не нужно чистить почтовый ящик от ненужных писем после окончания группового обсуждения какого-либо вопроса. Все вопросы можно обсуждать на онлайн-встречах с участием лиц, занимающихся рассматриваемыми вопросами. При таком подходе рассмотрение вопросов будет занимать у вашей команды гораздо меньше времени. И, что не маловажно, вы сможете проводить онлайн-встречи в любое время и в любом месте.

3. Использование инструментов эффективного сотрудничества

Системы обмена сообщениями позволяют не только обмениваться информацией, но и повышать эффективность сотрудничества. Откройте для себя возможности групповых обсуждений в режиме онлайн, и тогда вы и члены вашей команды начнете сотрудничать в полном смысле этого слова. Вот какое мнение недавно высказал об этом работающий удаленно колумнист газеты The New York Times: «Меня связывают тесные дружеские отношения с коллегами, работающими в другой части страны, и меня это радует». Использование мессенджера Slack вместо электронной почты позволяет ему следить за ходом обсуждения вопросов и участвовать в них в режиме реального времени, что было бы невозможно в случае использование электронной почты. Иными словами, отказ от электронной почты ведет к экономии времени, большей концентрации внимания и более эффективному сотрудничеству. А все это — залог мотивированности и успеха в работе.

4. Всегда актуальная информация

Если отдельные ящики сотрудников с входящими письмами заменить групповыми обсуждениями в облаке, каждый будет в курсе всего происходящего. Каждый приглашенный к обсуждению участник сможет прочесть все предыдущие сообщения независимо от места и времени их отправления. Кто-то из сотрудников был в отпуске или отсутствовал на работе по другим причинам? Не беда! Вы новичок в данной команде? Ничего страшного! Вам понадобится совсем немного времени, чтобы ознакомиться с прошлыми сообщениями в группе и втянуться в работу. Не возникнет ситуации, когда кто-либо забудет отправить вам копию важного письма (или, что хуже, специально этого не сделает). Не придется гадать, какая информация кому отправлялась. И, что радует еще больше, вам не придется отправлять одно и то же сообщение несколько раз и хранить его копию.

5. Экономия на хранении данных

Даже в цифровом мире пространство ограничено. Хранить данные теперь дешевле, чем когда-либо раньше, но все равно это стоит денег. Особенно если вы заботитесь о безопасности своих данных и для вас немаловажна возможность резервного копирования. Каждое сообщение — это данные. Использование электронной почты подразумевает хранение дублирующихся данных. Сообщение, отправленное десяти членам команды, будет сохранено десять, вернее, одиннадцать раз (с учетом копии в папке «Отправленные»). Хранение данных подразумевает издержки. Хранение дублирующихся данных подразумевает ненужные издержки. Таких издержек можно избежать, если использовать облачную систему обмена сообщениями, при которой все данные и сообщения группы будут храниться в централизованном хранилище. Доступ к таким данным можно будет получить в любое время и в любом месте. Меньше данных для хранения — больше сэкономленных средств. Кто же от такого откажется?

Отказ от электронной почты = максимальная эффективность

Возможно, настало время попрощаться с электронной почтой. В будущем для работы она, скорее всего, будет не нужна. Именно поэтому мы разработали приложение MoneyPenny с непосредственным доступом к мессенджеру Slack. Это позволит вам сосредоточиться на безупречном выполнении работы и избавит вас от необходимости постоянной проверки и очистки электронной почты.


Также интересно:


PCI DSS Merchant Compliance Certificate