6 функций продуманного приложения для учета рабочего времени

03/10/2017

Продуманное приложение для учета рабочего времени не просто регистрирует отработанные часы. Оно помогает вам и вашей команде работать более эффективно. Помогает использовать рабочее время наилучшим образом и сохранять баланс между работой и личной жизнью. Продуманное приложение для учета рабочего времени позволяет с легкостью составлять необходимые отчеты и значительно упрощает процессы управления проектами. В связи с этим прошу вас честно ответить на нижеследующий вопрос.

Достаточно ли хорошо ваше приложение для учета рабочего времени?

Данный пост не о важности учета рабочего времени. Уверена, вы прочли уже достаточно много информации по этому вопросу. Если я не права, приношу свои извинения и предлагаю ознакомиться с основными моментами здесь. Или здесь. Или, если хотите, вот здесь. Как только закончите, возвращайтесь к данному посту и узнайте, правильно ли вы ведете учет рабочего времени. А вернее, есть ли у вашего приложения для учета рабочего времени нижеуказанные 6 функций.

Функция 1. Напоминания о сдаче табелей учета рабочего времени

Члены вашей команды не ведут учет рабочего времени? Постоянно забывают сдавать еженедельные табели? У вас есть два варианта. Вы можете освободить свою команду от ведения учета рабочего времени и полагаться на старое доброе доверие. Правда, заодно вам придется распрощаться с возможностями бизнес-интеллекта. А также с решениями для автоматического выставления счетов и умного управления проектами. Второй вариант более привлекательный. Вы можете начать использовать приложение для учета рабочего времени с автоматическими напоминаниями. Такое приложение вежливо напомнит вашим сотрудникам сдать табели учета рабочего времени, если они не сделают это вовремя. Напоминания, конечно, отправляются автоматически, вам и пальцем не придется шевелить.

А что если кто-то из сотрудников не сдает табель потому, что не вел учет рабочего времени? Не волнуйтесь. Вторая функция призвана предотвратить возможность возникновения такой ситуации.

Функция 2. Напоминания о необходимости включения тайм-трекера

Если кто-то забыл сдать табель учета рабочего времени для утверждения — это одно; если кто-то не вел учет рабочего времени в течение какого-то времени — это совсем другое и может привести к ряду неприятностей. Как же сделать так, чтобы сотрудники не забывали вести учет рабочего времени? Просто! Использовать напоминания о необходимости включения тайм-трекера.

Создание автоматических напоминаний (скриншот приложения MoneyPenny)

Кажется, что сегодня / на этой неделе Анна отработала невероятно малое количество времени? Выберите необходимые настройки, и ваш тайм-трекер напомнит Анне о необходимости учета всего рабочего времени. Руководитель команды работает 18 часов подряд? Может, он уснул на рабочем месте. В такой ситуации руководитель команды получит автоматическое напоминание с предложением внести в табель учета рабочего времени необходимые изменения. Или сделать перерыв в работе. Современный тайм-трекер позволит вам создать различные правила отправки напоминаний для каждого члена команды. Это позволит вам проявлять индивидуальный подход к каждому сотруднику.

Функция 3. Еженедельный табель учета рабочего времени

Сегодня большинство приложений для учета рабочего времени создают еженедельные табели учета рабочего времени. И это кажется совершенно естественным. Но это далеко не все, на что способно хорошо продуманное приложение для учета рабочего времени. При выборе правильного приложения у вас под рукой всегда также будет подробная информация о проектах и присутствии членов вашей команды на рабочих местах; приложение подскажет, включается ли интересующее вас время в счет для клиента. Если включается, то соответствующая информация автоматически указывается в счете. И конечно, вы можете вносить изменения в табели учета рабочего времени и добавлять время, которое забыли (или не смогли сразу) отследить. Подробный табель такого рода поможет вам определить, когда (и для кого из клиентов) работа выполняется эффективно, а когда нет. Возможно, после 16:00 Иван справляется с определенным заданием быстрее, чем когда приступает к нему в 14:00. Сообщите Ивану об этом, и, возможно, вам удастся повысить производительность его труда, просто изменив последовательность выполняемых им задач или его режим рабочего времени.

Функция 4. Учет рабочего времени в режиме онлайн

Все еще работаете со старомодными карточками учета рабочего времени? Используете для этих целей Excel? В обоих случаях вы упускаете множество возможностей, обеспечиваемых ведением учета рабочего времени в режиме онлайн. Вы упускаете, например, возможность использовать продуманное приложение, позволяющее вести учет рабочего времени в любом месте и в любое время. Даже на Багамах. Если Иван позвонит вам и радостно расскажет, что производительность его труда значительно повысилась после вашей с ним последней беседы, а вы заходите убедиться в этом лично, проверив его табели учета рабочего времени за последний месяц, просто войдите в приложение, включите тайм-трекер и приступите к работе.

Приложение для учета рабочего времени с тайм-трекером, работающим онлайн

Мобильное приложение для учета времени работает везде. Даже на Багамах.

Функция 5. Округление времени

Иногда важна каждая секунда. Иногда важнее представить удобные для расчета цифры, ведь бывают проекты, когда считать секунды просто нет смысла. Именно поэтому возможность округления времени — очень важная функция для продуманных тайм-трекеров. Любой хороший инструмент для учета рабочего времени позволит вам создавать различные правила округления времени для различных проектов. Возможно, вам нужно округлять время до следующих 5 минут; возможно, вам нужно отмерять получасовые интервалы. Какими бы ни были ваши потребности, вам нужно приложение для учета рабочего времени, которое сможет эти потребности удовлетворить. Более того, ваше приложение должно быть достаточно адаптивным, чтобы вы с легкостью могли изменить необходимые настройки в случае изменения ваших потребностей.

Функция 6. Табель учета рабочего времени команды

Табель учета рабочего времени команды — это моя любимая функция. Она позволяет представлять в одной простой таблице информацию о том, кто, когда, где и над чем работает. Эта функция позволяет группировать данные по членам команды, клиентам, проектам или задачам. Начните пользоваться продуманным приложением для учета рабочего времени, и ваш бизнес достигнет новых высот.

Приложение для учета времени с табелем учета рабочего времени команды

На продуманном табеле учета рабочего времени команды представлена подробная информация о вашем самом ценном ресурсе (скриншот приложения MoneyPenny)

Помните: продуманный учет рабочего времени — это не просто регистрация времени. Это возможность видеть, на что расходуется ваш самый ценный и незаменимый ресурс — время. Используйте его с умом.

А какая функция приложения для учета рабочего времени является вашей любимой?


Также интересно:


PCI DSS Merchant Compliance Certificate