Формування бездоганного рахунку-фактури

Бездоганний рахунок-фактура

08/09/2015

Бездоганно сформований рахунок-фатура беззаперечно вирізнятиме вашу компанію серед конкурентів. Адже підтримання бізнес-організації на високому професійному рівні вимагає багато зусиль як у плані ефективного і якісного виконання поставлених завдань, так і в напрямку створення привабливого іміджу для сприйняття зі сторони.

Якщо ви працюєте над своїм першим рахунком-фактурою або вже створили їх тисячі — прийміть мої щирі вітання. Ваша робота заслуговує винагороди. Але чи знаєте ви, що необхідно для створення бездоганного рахунку-фактури, який ще й до того сформований відповідно до закону?

Давайте розпочнемо з основного. Хоча всі ці речі і здаються очевидними, але ви не повірите, що мені тільки не траплялось на очі, хай йому грець! У цьому плані рахунок-фактура, як і будь-яке ділове листування, у першу чергу вимагає відомостей про фізичну особу, підприємство чи установу, від імені яких складено документ. Тобто потрібно вказувати своє прізвище, ім’я, по батькові або ж назву вашої фірми, адресу і, якщо можливо, логотип. Даруйте, але краще вже повна відсутність логотипу, аніж таврування своєї діяльності химерними WordArt-творіннями неонових кольорів… Та про це ми ще поговоримо згодом, а зараз не відходитиму від теми.

Отже рахунок-фактура повинен містити наступне:

  • вашу адресу;
  • адресу клієнта;
  • дату рахунку-фактури;
  • унікальний номер рахунку-фактури у безперервній послідовній нумерації списку накладних;
  • наклад, детальний перелік всіх продуктів або послуг;
  • ваші платіжні реквізити, тобто PayPal, банківський рахунок і т. п.;
  • термін оплати.

Це фундамент. Але у зв’язку із необхідністю надання рахунку-фактурі юридичної сили виникають різні нюанси, і всі вони зумовлені законодавством країни, у якій ви працюєте.

Україна

Нещодавно українському фрілансеру було спрощено процедуру отримання оплати від іноземних клієнтів. НБУ опублікував рекомендацію для банків, згідно з якою достатньо пред’явити замовнику лише рахунок-фактуру, а проведений ним платіж і буде свідченням підписання договору. Законодавство, що регулюватиме міжнародні комерційні угоди, знаходиться на стадії розробки, а тому є ризик що банки та податкові органи не будуть прислухатись до висловлених у листі НБУ рекомендацій. У найближчому майбутньому планується також розробка загального шаблону рахунку-фактури. Наразі його нема.

США

США не мають багато юридичних вимог до рахунків-фактур фрілансерів. Потрібно враховувати лише той факт, що ваш клієнт повинен буде подати звіт про щорічні виплати вам до Служби внутрішніх доходів США, а вже звідти з вами зв’яжуться для складання необхідної форми. Моя порада: не використовуйте номер соціального страхування на своїх рахунках-фактурах, адже ви ніколи не знатимете, де він врешті-решт опиниться і хто зможе його побачити. І все ж вашому клієнту, можливо, він буде потрібний один раз, щоб правильно оформити переказ коштів.

Великобританія

У Великобританії слово «рахунок-фактура» повинно бути чітко вказане у документі, який також має включати наступну інформацію:

  • унікальний ідентифікаційний номер;
  • ваше ім’я або назву компанії, адресу та контактну інформацію;
  • назву компанії та адресу вашого клієнта;
  • докладний перелік витрат;
  • дату надання послуг або виготовлення товарів (дату постачання);
  • дату рахунку-фактури;
  • суму(и) до сплати;
  • суму ПДВ (якщо є);
  • загальну суму заборгованості.

Фізичні особи-підприємці на рахунках-фактурах повинні вказувати ім’я фізичної особи-підприємця або поточне бізнес-ім’я та адресу, на яку будуть надходити будь-які правові документи.

Швейцарія, Австрія, Німеччина

У таких німецькомовних країнах, як Швейцарія, Австрія і Німеччина, вимоги дуже схожі, тут відсутні правові підстави вживати у документах словосполучення «рахунок-фактура». Нюанс полягає в тому, що потрібно чітко зазначати, якщо товари чи надані послуги, вказані у рахунку-фактурі, звільняються від ПДВ, а для більшості фрілансерів саме так і є (наприклад, “Kein Ausweis von USt gem. § 19 Abs. 1 UStG” у Німеччині або “Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung” в Австрії).

Електронний рахунок-фактура

Майбутнє, а швидше навіть теперішнє – за електронними рахунками-фактурами. З кожним днем електронні рахунки-фактури та інші форми електронного білінгу витісняють паперовий документообіг. Фактично, переважна більшість сучасних підприємців чи фрілансерів уже надсилаюсть електронною поштою свої рахунки-фактури, прикріпленими у форматі PDF. Певний час, принаймні, у Європі ті документи вимагали цифрового підпису для засвідчення вступу договору в силу. Цей процес більше не є обов’язковим з юридичної точки зору. Тим не менше, як і раніше, можна роздрукувати рахунок-фактуру, поставити печатку і тримати його в аналоговому архіві – хороша і рекомендована практика для всіх скептиків.

Неписані правила

Такого закону, який вимагає бездоганного зовнішнього вигляду рахунку-фактури, звичайно, немає, але я не можу не наголосити, наскільки важливим є привабливий дизайн. Повірте, клієнт оцінить ваші старання, коли отримає гарно оформлений рахунок. Адже це ваша форма дружнього і ділового звертання. Навіть білінговий процес може бути приємним, адже саме дрібні деталі вдосконалюють цей світ.

Якщо ви вирішили доручити мені біллінг або виставляти рахунки, я можу запропонувати вам кілька варіантів дизайну. Також я передбачила можливість завантаження вашого власного логотипу. І звичайно, я гарантую вам широке поле для діяльності над втіленням індивідуального вигляду рахунку-фактури спеціально для потреб ваших найпримхливіших клієнтів.

Сподіваюся, що ця стаття була для Вас корисною, і щиро дякую за увагу!

З найкращими побажаннями,
Маніпенні


Також цікаво: