Раціональне управління проектом

Місія: вдосконалити досвід управління проектом

13/10/2015

Я хочу вам сьогодні розповісти про шляхи вдосконалення управління проектами малого бізнесу чи фрілансовими проектами, подати загальний огляд, що таке управління проектом і як ви можете використовувати методології менеджменту проекту для розвитку своїх здібностей у ролі менеджера проектів.

Отже, управління проектами. Це словосполучення, хай йому грець, є одним із тих новомодних ключових понять сучасної бізнес-культури, як і “фріланс”. Чи були ви коли-небудь залучені до розробки проекту і чи вам доводилось обговорювати на організаційній нараді про Scrum або гнучке управління проектами? Якщо так – вам пощастило, і ви знаєте, що раціональне управління проектом – завдання далеко не з простих. Якщо ж ні, і ви ніколи не мали справи з методологіями менеджменту проектів, то вам пощастило ще більше. Але, можливо, прийшов час розібратися із цим процесом.

Етапи управління проектом

Не хвилюйтесь, щоб бути хорошим менеджером проекту, вам не обов’язково знати всі модні слівця. В основному, раціональне планування проекту – не що інше, як здоровий глузд і здатність інтегрувати майбутні цілі та вихідну реальність, при цьому застосовувати методи ефективного управління часом. І саме в цьому я хочу вам допомогти, адже успішно керувала проектами у той далекий час, коли вони ще навіть “проектами” не називались. Як думаєте, чому агент-007 завершив всі свої місії? Будьте певні – це я йому допомогла!

Не має значення, місію ви виконуєте чи проект розробляєте – відчуття ті ж самі. Уявіть собі ентузіазм на початку, складні часи і кризи протягом всього процесу та ейфорію на фініші. І все – місію виконано. Але найбільше у проектах я люблю колективні зусилля та злагоджену роботу команди. Кожен член команди працює над тим, що вміє найкраще, але таким чином всі разом досягають спільного результату, ключовими факторами отримання якого є раціональна організація і комунікація. І ось тут саме час запропонувати вам свої послуги, особливо це стосується фрілансерів, власників малаго бізнесу і розробників стартапів. MoneyPenny – досконалий інструмент для управління проектом, який максимально можливо спрощує його планування і запуск. Просто автоматично створюйте плани проектів, і їх кількість немає значення, бо ви зможете легко керувати усіма одночасно.

Розумна комунікація

MoneyPenny дозволяє спілкуватися про що завгодно, де завгодно і коли завгодно з будь-якого пристрою. Займаєтесь вітрильним спортом на узбережжі Атлантики? То вам справді дуже пощастило! Та як тільки ви підключитесь до інтернету, відразу ж зможете надолужити згаяне та приєднатися до будь-якої необхідної розмови. А якщо хочете трохи релаксації і спокою, пориньте в офлайн і насолоджуйтесь. Ви завжди встигнете повернутися до всієї потрібної інформації, коли будете до цього готові. Зазвичай середньостатистичний проект не робиться за день, і я буду зберігати всі ваші переговори у потрібних місцях. Таким чином, вам не доведеться знову повертатися до одних і тих же проблемних питань ще й у наступному місяці.

Цілі та етапи проекту

У всього є свої цілі, і проекти не є винятком. Але для успішного виконання місії однієї мети не достатньо. Вам потрібно визначити критичні завдання та віхи, щоб полегшити спілкування і підвищити мотивацію всіх учасників. З таких міркувань MoneyPenny дозволяє поділити ваші проекти на окремі завдання, за якими закріплюються люди, цілі і терміни, а після цього з чистим сумлінням можна починати працювати. Оскільки проекти гнучкі, то у вас за кожної необхідності буде можливість додавати і змінювати ці завдання. Таким чином автоматично відпадає потреба у щотижневих скрам-мітингах, адже завдяки інформаційній панелі від Moneypenny ви постійно будете в курсі, які завдання викликають проблеми або які були виконані без зайвих зусиль. І все це у режимі реального часу! Тепер ви і ваша команда завжди будете приймати тільки правильні рішення.

Облік часу = Менеджмент часу

Раціональний облік часу має вирішальне значення для успішного виконання вашої місії. MoneyPenny не лише складатиме точний розклад для кожного з усіх завдань і проектів, а й завжди буде тримати вас в курсі, хто, коли, над чим працює і скільки часу на це витрачає. Завдяки автоматичному таймеру кожен член вашої команди може увійти у свій обліковий запис, закріпити свій час за певним завданням та почати його виконувати. Коли завгодно і де завгодно! Також ці дані у будь-який момент можуть бути доповнені або змінені вручну, бо інакше ви не змогли б враховувати тривалість кожного телефонного дзвінка. Тепер у режимі реального часу ви зможете стежити за всіма витратами на особовий склад своєї команди.

Поради та хитрощі формування команди

MoneyPenny – cистема для обліку робочого часу, яка надає докладну інформацію про кожну секунду, витрачену членами вашої команди. Тепер ви зможете визначити трудомісткість завдань і таким чином з’ясувати, де саме кожен працівник насправді витрачає час. Можливо, ваш копірайтер занадто зосереджений на SEO замість того, щоб писати ефективний з точки зору підвищення конверсії контент. Або ж у вас є дизайнер, який може працювати з текстами, а інші спеціалісти могли б допомогти йому з логотипом. Раптом справді є сенс реорганізувати свою команду, призначити нового менеджера завдань або кардинально перерозподілити завдання. Якість проекту прямо пропорційно залежить від ефективності організації робочого процесу. А хороші комунікативні зв’язки і раціональне керівництво мають вирішальне значення для створення сильної команди. MoneyPenny враховує і дозволяє застосувати обидва цих фактори.

Бюджетне регулювання

Я переконана, що ви опинялися в такій ситуації, коли ваша команда добре мотивована виконувати нове завдання, але у найневідповідніший момент закінчуються гроші, і це відразу вбиває всю ейфорію. Дуже часто провал проектів зумовлено передчасним закінченням виділених на їх розробку коштів. З цієї причини закривають цілий проект або, і це я вважаю більшим гріхом, називають незавершену місію виконаною. Дуже прикро і вам, і клієнту, і команді, якщо проект провалюється через нікудишнє планування бюджету. Але вам не варто хвилюватись, бо я ніколи такого не дозволю. MoneyPenny в режимі реального часу забезпечує повний контроль над вашим бюджетом. У вас перед очима завжди будуть всі (і на персонал в тому числі) ваші витрати, розподілені відповідно до кожного проекту, кожного завдання і кожного клієнта. Лише одним кліком зазвітований час перетворюватиметься на рахунки-фактури, які надсилатимуться клієнту, і ви продовжуватимете отримувати свої чесно зароблені гроші.

Рахунки-фактури та оцінки вартості

Завдяки тому, що MoneyPenny закріплює завдання за певним проектом, а проект за – клієнтом, ви відразу можете виставляти рахунок за кожну зазвітовану секунду, включно зі всіма іншими витратами у зручний для вас час і з будь-якого місця з доступом до інтернету. Будьте в курсі, які рахунки вже оплачено, а які прострочено. Швидко і професійно ви зможете перетворювати вашу оцінку вартості на рахунок-фактуру, а також переглядати, наскільки точною була ця оцінка, щоб відразу змінювати відповідним чином і рахунок. Наша команда передбачила можливість повідомляти клієнта про будь-які внесені вами зміни, а історія ваших переговорів буде зберігатися разом із виставленим рахунком. Тепер всі суперечливі питання будуть вирішуватись швидко і без зайвого клопоту, щоб ваші стосунки з клієнтами з часом тільки зміцнювались.

Місію виконано?

Всі етапи проекту завершено, ви залишилися в рамках бюджету, і можна сміливо сказати, що місію виконано.Саме час для святкування! Ви і ваша команда це справді заслужили! Але будьте обережні: завершення одного проекту – це початок наступного. І я завжди напоготові допомогти, навіть якщо у вас є кілька паралельних проектів. Скористайтеся інформаційною панеллю від MoneyPenny, щоб отримати повний контроль над цілями проекту, його фінансовою частиною і командою. MoneyPenny зробить все можливе, що ви і ваш екіпаж були повністю готові до зльоту. Завжди, скрізь і разом!

Просто отримуйте задоволення і насолоджуйтесь!

З найкращими побажаннями,
Маніпенні


Також цікаво: