5 причин відмовитись від електронної пошти для збільшення ефективності

12/08/2016

Скільки листів ви отримуєте кожного дня? Підозрюю, що достатньо. Згідно із нещодавніми дослідженнями ми витрачаємо близько 3.1 години на ділове листування та ще 3.2 — на приватне. Саме тому все більше підприємців та розробників стартапів взагалі відмовляються від електронної пошти. Читайте далі, щоб дізнатися про переваги безімейлової політики.

Надто багато вхідних листів? Досить!

У вас постійно переповнена поштова скринька? Якщо так, то ви не самотні. Багатьом із нас доводиться працювати із вхідною поштою після роботи, і навіть під час відпусток, щоб згодом не потонути у цілому морі листів. Це не зовсім раціональний підхід. Адже нам потрібний час на відпочинок, щоб виконувати свою роботу добре, бути творчими і мотивованими. Але що ж тоді робити?

 

Безімейлова політика

Що робити запитували себе і працівники Atos. Відповідь була очевидна: позбутися електронної пошти. У 2011 році вони запустили проект “Нуль електронних листів” (Zero Email project), щоб замінити безлад у поштовій скриньці на цілеспрямоване спілкування. На жаль, мети проекту не було досягнуто, особливо у плані комунікації з клієнтами. Але згідно зі звітами компанії кількість щоденних листів різко скоротилася, та і загалом спілкування стало більш ефективним. Багато й інших компаній також спробували відмовитись від електронної пошти і, схоже, залишилися дуже задоволеними. Замість поштової скриньки все частіше використовують такі програми, як Skype, Trello, Dropbox, Cloudwards або Slack і, звичайно, не менш ефективне традиційне усне спілкування. Читайте далі про п’ять суттєвих переваг безімейлової політики.

1. Велика концентрація уваги

Оновлюючи вкладку із вхідними листами кожні кілька хвилин, середньостатистичний працівник витрачає на перевірку поштової скриньки велику частину свого робочого дня. Навряд чи в таких умовах взагалі можливо зосередитись. Щоразу після переключення нашої уваги на електронну пошту, навіть на кілька секунд, необхідний деякий час, щоб знову повернутися до виконання завдання. А тому час, який міг би використовуватись на роботу, витрачається на оновлення пошти двічі: один раз власне на перевірку, і другий — на відновлення нашої уваги. Однак відмова від електронної пошти вимагає переосмислення стратегій роботи. Тільки уявіть, що у вас є можливість перевірити свою скриньку тільки два рази на день, а справді важливий матеріал знайде свій шлях до вас через інший канал. Уявіть, скільки фактичних завдань ви могли б завершити! І якщо правильно налаштувати канали надходження інформації, то відмова від електронної пошти суттєво підвищить ефективність.

2. Багатоканальне спілкування

Відмова від листування електронною поштою дасть можливість переосмислити способи комунікації у вашому бізнесі. Такі програми, як Slack, дозволяють спілкуватися в організованих групах, забезпечуючи швидкі та цілеспрямовані переговори. Автоматично зникає необхідність як у зберіганні копій листів та довгих ланцюгів повідомлень, так і в очищенні поштової скриньки від всього зайвого. Натомість засідання груп можна проводити онлайн, і це навіть краще. Якщо електронну пошту замінити спеціалізованими груповими обговореннями, акцентованими на певних темах, ваша команда матиме можливість спілкуватися швидше та більш цілеспрямовано у будь-який час та у будь-якому місці.

3. Використання засобів для ефективної співпраці

Системи обміну повідомленнями дозволяють не просто спілкуватись, але й співпрацювати. Групові обговорення в режимі реального часу відкривають вам і вашій команді справді широкі можливості співпраці. Один колумніст “New York Times”, який працює віддалено, якось сказав: “У мене тісні дружні взаємини з колегами в іншій частині країни, і мене це тішить”. Завдяки заміні електронної пошти Slack-ом тепер можна читати і водночас бути віртуальним учасником дискусій. Іншими словами, відмова від електронної пошти звільняє більше часу та дає можливість зосередитись, щоб співпрацювати ефективніше. А це передбачає більше мотивації та успіху на робочому місці майбутнього.

Завдяки заміні електронної пошти Slack-ом тепер можна бути віртуальним учасником дискусій. Click To Tweet

4. Завжди актуальна інформація

Для отримання найактуальнішої інформації достатньо замінити індивідуальні поштові скриньки на групові переговори у хмарному середовищі. Всі запрошені учасники зможуть читати останні повідомлення у будь-який зручний час та з будь-якого місця. Співробітник знаходився на іншій півкулі протягом тривалої відпустки чи був відсутнім на робочому місці з іншої поважної причини? Жодних проблем! Навіть якщо ви новенький учасник команди, просто перечитайте відповідні архіви та швидко входьте в курс справ і поринайте у робочий процес. А ще — ніколи не виникне ситуації, коли вам забудуть надіслати чи навмисне не відправлять копію важливого листа. І не потрібно буде перевіряти, чи всі все вчасно отримали. Та найбільшою перевагою відмови від ланцюгів електронних листів є вирішення проблеми багаторазового пересилання одних і тих самих повідомлень, а також їх подальшого упорядкованого зберігання. Це підводить нас до наступного аргументу “За” безімейлову політику.

5. Економія на зберіганні даних

Навіть у світі цифрових технологій простір не безмежний. І хоч пам’ять для зберігання даних дуже дешева, та все ж коштує грошей. Особливо, якщо вам необхідні ще й безпека, надійність і резервне копіювання. Кожне повідомлення має свою інформаційну вагу. У випадку з електронною поштою велика кількість даних є надлишковою. Лист, що відправлений десятьом членам команди буде збережений десять разів, а точніше — одинадцять, враховуючи вкладку “Надіслані”. Пам’ять для зберігання даних не безкоштовна, тому непотрібна інформація — це даремне використання місця. Але зайвих витрат можна уникнути, чи хоча б зменшити їх за допомогою хмарних систем обміну повідомленнями. Всі дані і повідомлення у межах групи будуть збережені в центральному сховищі, доступному в будь-який час та з будь-якого місця. Менше місця для зберігання інформації та більше заощаджень — хто зможе від такого відмовитись?

І хоч пам'ять для зберігання даних дуже дешева, та все ж коштує грошей. Click To Tweet

Відмова від електронної пошти = максимальна ефективність Click To Tweet

Можливо, просто вже час попрощатися з електронною поштою. Цілком ймовірно, що у недалекому майбутньому для роботи вона буде не потрібна. Саме тому ми розробили MoneyPenny із безпосереднім доступом до Slack-у, щоб ви могли зосередитися на якісному виконанні своїх прямих обов’язків, а не на очищенні поштової скриньки від тотального безладу.

 

Успіхів у роботі,
Маніпенні


Також цікаво:


PCI DSS Merchant Compliance Certificate