Облік витрат

Фокус на витратах: Expensify, Shoeboxed і компанія.

12/01/2016

Такі мобільні додатки для сканування квитанцій, як Xpenditure, Shoeboxed чи Expensify, не лише спрощують наше життя, а й допомагають заощаджувати. Ще ніколи не було так легко сфокусуватися на витратах, фотографуючи та додаючи до архіву свої квитанції. Але який із величезної кількості запропонованих сучасним ринком додатків обрати для власної зручності? Я провела невелике дослідження у цьому напрямку, щоб зекономити вам час. І насправді неважливо, який саме додаток оберете ви, адже всі вони повністю інтегруються з MoneyPenny.

Ласкаво просимо у 2016-й!

Перші два тижні нового року вже й пролетіли. Напевне, ви вже встигли порушити свої новорічні обіцянки у рутинному потоці повсякденності. Та все ж дещо точно змінилося, і ви можете сміливо попрощатися зі старими фрілансерськими звичками. Адже завдяки MoneyPenny усі ваші фінанси та рахунки тепер під надійним контролем, а робочий час чітко відстежується відповідно до клієнтів і завдань. Життя покращується!

Витрати і мобільні додатки для сканування квитанцій

З MoneyPenny ви будете економити гроші, навіть витрачаючи їх. Це не жарт, адже MoneyPenny скурпульозно веде облік витрат. І якщо ви будете знати, на що витрачаєте найбільше, з часом це допоможе вам суттєво зменшити витрати – цю теорію вже давно доведено наукою, досвідом і здоровим глуздом. А мої талановиті айтішники створили повну інтеграцію з Xpenditure, Shoeboxed і Expensify, щоб зробити процес обліку витрат ще простішим. Ці три дивовижні додатки автоматично сканують, зчитують й архівують ваші квитанції. Наче фокусники, вони перетворюють зіжмакані старі квитанції у цифри і дані, з якими може працювати будь-який бухгалтер, а в ідеалі — такий цифровий бухгалтер, як MoneyPenny.

Аналіз зображень і розпізнавання образів

Звичайно, це не магія і не фокуси. Всі ми знаємо, що аналіз зображень і розпізнавання образів є ядром будь-яких, і далеко не найновіших, програм для сканування квитанцій. Тим не менше – я у захваті від них. Переконана, що ви також будете. Тільки подумати, що колись у мене була звичка набирати цифру за цифрою на своїй друкарській машинці… А тепер я можу просто прикріпити картинку і – алле-оп – якесь розумне програмне забезпечення зможе її прочитати. Чудовий новий світ! Даруйте, але я знову відволіклася.

Повернемося до теми: вищезгадані додатки справді можуть із дуже високою точністю зчитувати і розпізнавати цифри та букви зі сфотографованого зображення квитанції. Потім отримані числа перетворюються на інформацію, з якою може працювати будь-яка система: від чудотворця Excel-я і, звичайно, аж до моєї улюбленої MoneyPenny. Що ж, все це дуже добре. Але яку програму обрати? Я дослідила їх усі, щоб хоч трохи заощадити вам час.

Xpenditure

Xpenditure оперує бізнес-витратами від зберігання квитанцій аж до бухгалтерського обліку. У велике плавання додаток запустили у 2013-му році, і з того часу він вражаюче розрісся. Процес простий: користувачі сканують свої чеки за допомогою веб-камери чи мобільного додатка, потім Xpenditure витягує всі необхідні дані, упорядковує й архівує їх. Додаток відмінно підходить для фірм і стартапів, які мають справу із великою кількістю чеків та квитанцій, а також шукають швидке і просте рішення, щоб з ними працювати. А ще – я переконана, зараз зрадіють всі, хто постійно перебуває у мандрівках! Адже Xpenditure розпізнає багато валют і автоматично конвертує їх відповідно до поточних обмінних курсів. Додаток локалізується у Німеччині і підтримує багато мов, а це – величезний плюс у порівнянні із конкурентами зі США.

Shoeboxed

Shoeboxed дуже успішно витягує інформацію із квитанцій, починаючи з 2007-го року. Ви можете, образно кажучи, надіслати на адресу офісу Shoeboxed будь-яку стару коробку з-під взуття, наповнену зіжмаканими квитанціями, а якщо без жартів — скористатися так званою послугою “магічних конвертів” (Magic Envelopes) та відправити свої чеки звичайною поштою, до речі, доставка — безкоштовна. Квитанції будуть відскановані, розпізнані та перетворені у зручний для роботи інформаційний формат, а зображення можуть бути використані для подачі податкових декларацій відповідно до вимог Служби внутрішніх доходів США. Звичайно ж, ви можете пропустити всі ці кроки і надіслати власні цифрові фотографії чи заскановані квитанції. Сервіс Shoeboxed підтримує більшість валют та ідеально підходить як для туристів, так і для тих, хто працює на міжнародному рівні, особливо для фрілансерів, розробників стартапів і власників малого бізнесу, які оперують переважно невеликим або середнім об’ємом чеків та квитанцій.

Expensify

Перевага Expensify у порівнянні з Shoeboxed та Xpenditure полягає у спрощенні процесу систематизації витрат за рахунок створення і оптимізації форми обліку витрат для працівників та їх адмінів. Сервіс підтримує багато валют та міжнародних податкових особливостей. Загалом Expensify надає якісні послуги за адекватну ціну. Але йому не вистачає багатомовного потенціалу, який є у Xpenditure, а також послуг надсилання квитанцій, як у Shoeboxed.

Сфокусуйтесь на витратах, щоб заощадити власні гроші!

Який би шлях ви не обрали для перетворення інформації зі своїх квитанцій, MoneyPenny підтримає будь-який із трьох описаних вище варіантів. Очевидно, не потрібно зайвий раз пояснювати, як ці програми допоможуть вам заощадити час. А час – це гроші, особливо для нас, самозайнятих спеціалістів. Щодо інформації – це найпотужніша валюта сьогодення. І подібні додатки автоматично роблять нас багатими. Неймовірно багатими!

Завдяки MoneyPenny ви зможете перетворювати отриману інформацію у звіти чи статистичні дані, які дозволять поглянути на свій бізнес глибше, ніж будь-коли раніше. З нашою практичною візуалізацією даних навіть цифрофоби опанують контроль над своїми фінансами, порівнюючи доходи і витрати без зайвих зусиль. Адже лише кілька простих кліків миші покажуть, які витрати були справді корисними, а яких слід уникати.

Ми завжди напоготові допомогти вам побудувати тривалий і стійкий бізнес, позбавивши вас зайвого адміністративного клопоту та заощадивши час для ефективної роботи. І для життя, звичайно ж.

Щасливого 2016-го!

З найкращими побажаннями,
Маніпенні


Також цікаво: