Рахунок-проформа: визначення та приклади використання

29/06/2016

Що таке рахунок-проформа? Коли і для чого потрібен цей документ? Як він повинен виглядати? Ми зібрали відповіді на найбільш поширені запитання про рахунки-проформи, щоб ви могли стати справжнім фахівцем у галузі виставляння рахунків такого виду.

Що таке рахунок-проформа?

“Проформа” буквально означає “заради форми”. Таким чином, проформа — це формально виставлений рахунок-фактура, мета якого — оголосити вартість товару чи послуги. На відміну від реального, комерційного рахунку-фактури, одержувач рахунку-проформи не зобов’язаний оплачувати зазначену в ньому суму, відповідно — і той, хто надсилає, нічого не отримує. Рахунок-проформа підтверджує замовлення, й обидві сторони документують умови майбутньої угоди або вартість/деталі продукту та погоджуються з ними. Тим не менше, договір, викладений у рахунку-проформі, є обов’язковим для виконання, хоча ціна або кількість одиниць товару можуть відрізнятись в початковому та остаточному варіантах угоди.

Колеги обговорюють отримані рахунки-проформи

Коли необхідний рахунок-проформа?

Скажімо, ви перевозите товар через міжнародний кордон, але з певних причин комерційний рахунок-фактура відсутній. Або товар для одержувача є безкоштовним, наприклад, у разі його заміни. Або ж ви просто хочете зробити щасливим свого закордонного бізнес-партнера, надіславши у подарунок безкоштовні зразки продукції. На митниці може знадобитись рахунок-проформа для визначення ціни товарів, незважаючи на те, що на більшості митниць необхідно додатково заповнювати спеціальну форму, у якій вказується вартість тих самих товарів. У деяких випадках рахунок-проформа може використовуватись замість комерційної пропозиції, але про це трохи згодом.

Рахунок-проформа у міжнародній торгівлі

Якщо вам потрібен зразок рахунку-проформи, цілком ймовірно, що ви працюєте із зарубіжними клієнтами чи партнерами. І це чудово! Але митниці, документи і податки, перевезення вантажів та спілкування іноземною мовою можуть стати суцільним кошмаром. Повірте мені, я знаю. І тому ми розробили MoneyPenny, щоб максимально спростити ведення міжнародного бізнесу. Ви знали, що MoneyPenny вміє конвертувати всі відомі валюти і говорить багатьма мовами? Просто виберіть необхідну мову і валюту: євро, долар США або рубль, — і ваш рахунок-проформа буде надрукований на бездоганній польській, англійській чи російській, і з урахуванням обмінного курсу встановленої валюти. Хочете дізнатись більше? Читайте, як із допомогою MoneyPenny вивести свій бізнес на міжнародний рівень.

Ви знали, що MoneyPenny вміє конвертувати всі відомі валюти і говорить багатьма мовами? Click To Tweet

Рахунок-проформа як комерційна пропозиція

У деяких випадках кошториси або оцінки вартості створюються у вигляді рахунків-проформ. Такий формат ідеально підходить для ведення переговорів щодо цінової пропозиції між покупцем і продавцем.
Загалом, формальні вимоги до комерційної пропозиції і до рахунку-проформи однакові: необхідно вказати контактні дані, суми і правильні дати. MoneyPenny уміє створювати кошториси та оцінки вартості протягом декількох секунд. Визначення вартості продукту є найскладнішою частиною будь-якої комерційної пропозиції. Вам цікаво, скільки коштує ваша робота, і як указана вами ціна співвідноситься із цінами конкурентів? Переходьте за посиланням, щоб дізнатися більше про створення ідеальної цінової пропозиції.

Найкращі зразки і шаблони рахунків-проформ

Отож, як повинен виглядати рахунок-проформа? Загалом, вимоги до такого документу ті самі, що і до звичайного рахунку-фактури. Вам необхідно вказати своє ім’я, адресу, контактні дані клієнта, детальний перелік товарів чи послуг та їх вартість, а також дату доставки/реалізації. Рахунки-проформи повинні мати унікальний ідентифікаційний номер, і, що більш важливо, необхідно вказувати дату рахунку-проформи. Зазначте кінцеву суму, яку треба оплатити, суму заборгованості, ПДВ, якщо можливо, або інші податки. Ось і все. Хоча ні, ще одне: зверху, великими напівжирними літерами, треба чітко вказати, що це — РАХУНОК-ПРОФОРМА.

Рахунки-проформи повинні мати унікальний ідентифікаційний номер і дату. Click To Tweet

Виставляння рахунків-проформ за допомогою програми MoneyPenny

Ми отимізували роботу з документами, щоб максимально спростити для вас процес надсилання рахунку-проформи. Вам потрібно лише створити рахунок-фактуру та відправити його як чернетку. Ось таким магічним чином ви зможете виставляти професійні рахунки-проформи. Жодного клопоту, ніякого головного болю. Як це працює? Будь-якому рахунку спочатку присвоюється статус “Чернетка”. Якщо ви надішлете чернетку, рахунок буде автоматично виставлений як рахунок-проформа, який одним кліком можна перетворити на рахунок-фактуру. А тепер готуйтесь до швидкого отримання платежів!

Ведення бухгалтерії за допомогою рахунків-проформ

Ведення бухгалтерського обліку за допомогою рахунків-проформ — зручний інструмент для самозайнятих спеціалістів та власників малого бізнесу, що дає можливість планувати заздалегідь. І насправді це дуже просто. Завдяки обліку рахунків-проформ ви зможете розраховувати свої доходи і витрати у межах певного період часу. Для прикладу візьмемо орієнтовний дохід за місяць шляхом створення чернеток рахунків,а потім вирахуємо з них заплановані витрати — ось і готовий ваш бюджет на наступний місяць. Як бачите, прогнозувати майбутнє тепер справді легко!

Сподіваюся, отримавши всю необхідну інформацію про створення рахунків-проформ, тепер ви із задоволенням будете працювати з документами такого виду. Зверніть увагу, що необхідність глибоких знань у цій сфері — лише формальність, адже з MoneyPenny все, що вам треба вміти робити — це натискати кнопку.

Успіхів і нехай щастить!

З найкращими побажаннями,
Маніпенні


Також цікаво:


PCI DSS Merchant Compliance Certificate